投标及合同管理制度

投标及合同管理制度第一章总则为规范投标及合同管理工作，确保公司在投标、合同签署及履行过程中的合规性和有效性，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》及相关法规，结合公司实际情况，明确投标及合同管理的目标、适用范围、管理规范、操作流程及监督机制。第二章目标1.确保公司在投标及合同管理过程中遵循法律法规，维护公司合法权益。2.提高投标及合同管理的效率，减少合同纠纷，降低经营风险。3.明确各部门在投标及合同管理中的职责，优化内部协作机制。4.建立健全合同履行及变更的管理流程，确保合同的有效实施。第三章适用范围本制度适用于公司所有与外部单位签订的合同及参与投标的活动，包括但不限于：-采购合同-销售合同-工程合同-服务合同-招标文件及投标文件第四章管理规范4.1投标管理1.投标资格审核在参与投标前，各相关部门需对投标资格进行审核，确保符合招标方的要求。审核内容包括：公司资质、业绩、财务状况等。2.投标文件准备投标文件应由项目负责人组织编写，确保内容完整、真实、有效。文件应包括：投标函、报价单、技术方案、业绩证明、资质证书等。3.投标方案评审投标文件完成后，应组织相关部门进行评审，确保方案的合理性和竞争力。评审意见应记录在案。4.投标费用控制投标过程中涉及的各项费用应提前预算，控制在合理范围内，确保经济效益。4.2合同管理1.合同文本规范合同文本应使用公司统一印制的标准格式，内容应包括：合同编号、当事人信息、合同标的、价款及支付方式、权利义务、违约责任、争议解决等。2.合同审核流程合同签署前，应由法务部门进行审核，确保合同条款合法合规，并对合同风险进行评估。审核意见应在合同上签字确认。3.合同签署合同签署应由授权代表进行，所有合同签署后应及时归档并登记备案，确保合同的有效性。4.合同履行管理各部门应按照合同约定履行义务，并定期对合同履行情况进行自查，确保合同的顺利实施。4.3合同变更及解除1.合同变更合同履行过程中，如需变更合同，应由相关部门提出书面申请，并经法务部门审核，所有变更应以书面形式确认，确保变更的合法性。2.合同解除合同解除应遵循合同约定的解除条款，相关部门需及时向法务部门报告，确保解除程序合法合规。第五章操作流程5.1投标流程1.投标立项项目负责人提交投标立项申请，经部门经理审批后，由综合管理部备案。2.资格审核各相关部门进行资格审核，确保符合投标要求。3.编写投标文件项目负责人组织编写投标文件，确保内容真实、准确。4.内部评审组织部门内部评审，提出修改意见并进行完善。5.递交投标准备齐全的投标文件后，由项目负责人按时递交投标文件，并保留送达凭证。5.2合同管理流程1.合同起草各部门根据交易情况起草合同，合同应满足公司和法律要求。2.合同审核合同草案应提交法务部门审核，确保条款合理合法。3.合同签署审核通过后，由授权代表进行合同签署，并进行登记备案。4.合同履行各部门按照合同执行，定期对履行情况进行检查，并记录在案。5.合同变更及解除如需变更或解除合同，相关部门需按规定流程提交申请并获得批准。第六章监督机制1.监督责任综合管理部负责对投标及合同管理的监督，确保各项规定的实施。法务部门对合同的合法性和合规性进行定期检查。2.记录与反馈各部门需对投标及合同管理过程中的问题进行记录，定期向综合管理部反馈，并提出改进意见。3.评估与改进每年对投标及合同管理进行评估，分析存在的问题，并提出改进措施，确保制度的有效性和可持续性。第七章附则1.解释权本制度由综合管理部负责解释。2.实施日期本制度自发布之日起实施。3.修订流程本制度如需修订，应由综合管理部提出修订方案，经过公司管理层审