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文档简介

公司文档档案管理制度1.目的和适用范围本规章制度针对我公司全部的文档和档案的管理，旨在确保公司文档档案的安全、完整、有序和便捷管理。本制度适用于全体员工，包含全职员工、兼职人员、实习生等。2.定义2.1文档：指公司内部所产生的各类文字、表格、图表、报告、合同、文件等形式的文件。2.2档案：指公司历史记录、合同、协议、知识产权等紧要文件的集合体。3.文档档案管理责任部门公司文档档案管理工作由公司的行政部门负责，行政部门将指定负责人负责具体的文档档案管理工作。4.文档档案管理流程4.1文档档案的归档4.1.1全部的文档必需依照规定的格式和模板进行编制，并由相关负责人进行审批。4.1.2审批通过的文档必需及时归档，并依照归档编号进行分类和存放。4.1.3归档编号由文档档案管理负责人进行统一管理和分发，确保每份文档都有唯一的编号。4.1.4归档的文档必需进行电子备份，并将备份文件存放在公司统一的文件服务器中，确保文档的安全和可追溯性。4.2文档档案的查阅和使用4.2.1公司内部员工可依据需要向文档档案管理负责人提出查阅和使用申请。4.2.2文档档案管理负责人会依据申请人的需要进行审核，并在规定的时间内供应所需文档。4.2.3查阅过的文档应及时归还，并在归还时填写查阅记录。4.3文档档案的借阅和归还4.3.1公司内部员工可向文档档案管理负责人提出借阅申请，并注明借阅的目的和时间。4.3.2文档档案管理负责人会审核借阅申请，并在规定的时间内供应所需文档。4.3.3借阅的文档必需妥当保管，并在借阅期满后及时归还。4.3.4借阅的文档不能私自复制、外借或泄漏给他人，如有需要，应依照正常流程提出申请。4.3.5借阅归还时应进行检查，确保文档的完整性和数量无误。4.4文档档案的销毁4.4.1不再需要保存的文档档案，经过审批后可以进行销毁。4.4.2销毁文档档案前，需进行备份存档，并填写销毁记录。4.4.3文档档案的销毁必需严格依照相关法律法规和公司规定的程序进行，并由相关负责人监督和执行。5.应急措施5.1在紧急情况下，需要妥当处理和保护公司文档档案的安全。5.2在发生火灾、水灾等祸害情况时，应及时将紧要的文档档案转移到安全地方存放。5.3公司文档档案备份文件需要定期进行检查和更新，以确保备份数据的完整性和可用性。6.保密条款6.1公司全部的文档档案都属于公司的商业秘密，员工必需严守保密义务，不得泄露给其他人。6.2员工在查阅、借阅、使用文档档案时必需确保安全，防止泄露、遗失等情况发生。6.3对于因个人原因或疏忽导致的文档档案泄密、损坏等问题，公司将追究相关人员的责任。7.惩罚措施对于违反本规章制度的行为，依据情节轻重，公司将采取相应的处理措施，包含但不限于口头警告、书面警告、酌情扣减绩效、奖金等。对于严重违反公司规定的行为，公司保存追究法律责任的权利。8.修改和解释8.1本制度由公司行政部门负责解释和管理。8.2对于本制度的任何修改和增补，必需经过公司行政部门负责人审批，并在全体员工

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