应用文写作（第2版） 课件 项目十一 函

徐鸿张隽主编应用文写作（第2版）【情景导入】

小李是黄河地产公司办公室新招聘来的文员。某日，办公室主任老李给她布置了一项写作任务，主题是向区国土资源局申请购买位于南山脚下的一块土地。小李不知用什么文种：用请示？用报告？没有上下级关系！用申请？又过于民间化，不正式！经咨询办公室“老前辈”得知，应该用函。

那么，函适用哪些范围呢？项目十一

函【布置任务】

根据下述材料，写一封报价函和一封还价函。要求具备标题、函号、称谓、正文、信尾五项格式。（1）乐家家食品有限公司收悉大有客联营商场希望订购“乐家家”儿童食品350箱的询价函。（2）乐家家食品有限公司报出“乐家家”儿童食品的商品名称、质量等级、包装规格、单价（每箱80元）及总金额、结算方式、交货日期、交货方式。（3）大有客联营商场要求降价10%，提出还价后的单价及总金额。【任务要求】（1）了解函的特点和类型。（2）掌握函的基本格式和内容要素。（3）能正确写作和使用不同类型的函。【必备知识】

函，就是信，公函即指公务信件。这里的函，即指公函，一般是用来处理公务的，与一般个人的信函是不同的。一般公函有文件头、文件名称、发文字号、公章等。

函是适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。它是平行公文，使用起来简洁、灵活、具体、方便，使用范围十分广泛，有时上下级机关也可以使用函。任务一公函

函是一种较为特殊的公文，具有行文的多样性、功能的多样性、表述的灵活性等特点。依据不同的标准，可以将其划分为不同的类别。

从函的形式上看，它可以分为公函和便函两类。尽管二者都可以用于处理公务，但公函属于正式公文，要用文头，写编号，严格按公文格式行文，还要立卷、存档；便函只是普通件，不用文头，也不编号，无需存档，使用较为方便。

从函的行文关系上看，它可分为来函与复函两类。来函又叫发函，是主动给其他机关去的函，用以交流信息、协商工作。复函，是被动地答复相应商请的函件。

从函的作用上看，函可分为五种：商洽函，用于互不隶属或平级机关之间商洽工作；询问函，向有关机关询问情况，提出问题，要求对方答复；答复函，针对询问答复问题；知照函，把需要知照的情况告知对方；请批函，一般是就某一方面的业务向没有隶属关系的“主管”部门的行文，请求批准。

函一般由标题、发文字号、主送机关、正文、签署等部分组成。（1）标题。正式公函的标题与其他公文文种标题格式相同，由制发机关、事由、文种三部分组成，如《国家税务局关于人民银行委托加工饰品征税问题的函》。（2）发文字号。为完全式，即由发文机关代字、年号、顺序号组成。但函的发文字号机关代字要加一个“函”字，如粤府函〔2012〕23号。（3）主送机关。因为需要商洽工作，询问情况或答复问题的有关单位一般应写全称。最后一个单位名称之后应加上冒号。（4）正文。一般书信在内容上没有限制，函原则上应当一事一函。函的正文包括缘由、事项和结语三部分。

缘由，发函要说明原因与目的，而复函一般是引叙来函：“你单位××××年×月×日的来函收悉。”

事项，无论是发函还是复函，都要写清楚有关事情。发函要将本单位想要商洽或询问或请求批准的问题具体、明确地写出来。而复函也要将本单位对来函的意见说明白。

结语，函的结束语是一些习惯用语，发函用‘特此函告”“即请函复”等；复函用“特此函复”“此复”等。（5）签署。在信笺的右下角写上发（复）函单位的名称、主要负责人的签名，有的还要写上联系人。如果是几个单位联合发函，发函单位的名称应当并列。在签名之下写明成文日期。要在签署和日期上加盖公章。【写作模板】框

图

模

式去函文字模板标题↓主送机关↓正文↓落款

关于××××××（事由）的函××××：××××××××××××××××。（依据、缘由、背景）为了××××××××××，（行文目的）现函商（现函请、现函洽、现函告）如下：（文种承启语）××××××××××××××××××××××××。（事项）××××××××××××。（事项）是否同意（是否慨允、是否可行），请函复（请函批、请函告）。（要求、希望、祈盼）×××××公司

××××年×月×日框

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式复函文字模板标题↓主送机关↓正文↓落款

××××（复函方）关于×××××（事由）的复函××××：贵公司（贵方）《关于×××××的函》（××××〔×××〕20号）已收悉。（依据、缘由、背景）经研究，现函复（现函批，现函告）如下：（文种承启语）×××××××××××××××。（事项）×××××××××××××××××××××。（事项）专此函复。（特此函复、特此函批）×××××集团公司××××年×月×日【必备知识】

商务信函简称商函，是一种主要通过邮政系统递送的有关经贸事务的书信。一、商务信函的作用、特点和类型1．商务信函的作用（1）处理经贸业务。商函的基本用途是处理各种经贸业务。并且，它所涉及的业务范围极其广泛，任何工商企业都可利用商函的这一主要作用来实现一定的经营目的。任务二商函（2）交流经贸信息。商务信函是生产企业和供应厂商同销售商和用户保持密切联系的重要途径之一，也是工商企业相互沟通信息，获取经济效益的一种重要手段。2．商务信函的特点（1）业务性强。商务信函具有纯粹的业务性，一般不涉及当事人之外的任何事情。业务性是商函区别于其他信函的最突出特点。（2）凭证效用。商务信函一经签署发出，便具有司法凭证的性质，可以作为办理商务的凭据，也可备日后查考。（3）内容单一。商务信函写作要求一函一事，内容集中单一，行文叙述具体。商函内容的单一性决定了它在结构上的简明性和语言上的简洁性、明确性。（4）讲究礼节。商函往来主体之间地位平等，互惠互利，由此决定了商函写作虽然不说过分客套的话，但却比较讲究礼节性用语。3．商务信函的类型

从商函形态看，可分为公函式商函和普通商函。公函式商函仿效行政公文函的形式，普通商函就是便函在商务交往中的运用。公函式商函和普通商函的格式有繁简之别。从行文关系看，可分为致函和复函，致函是主动发出的商函，复函是答复来函的回函。从发函缘由看，可分为建立关系函、推荐聘用函、商务邀请函、商务确认函、询价报价函、推销订购函、信用调查函、发货催货函、付款索款函、索赔理赔函等。二、商务信函的基本格式

商务信函的信文格式包括信头、标题、函号、称谓、正文、信尾、附件标注、附言等项。

公函式商函的格式如下。（1）信头

信头出现于信文首页的上部，在左上方写收件人地址、单位、职称、职衔、姓名等；右上方写发信人地址、法定名称、姓名、电话、传真、电报挂号、E-mail、邮政编码、寄信日期等。信头并非中文商函的必有格式，国内商函往来多无信头。（2）标题（事由）

标题位置在信文首页上方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题一目了然地明白信文的主要内容。

商函标题常见有两种形式：一是由事由加文种名称“函”构成，类似于行政公文函的两项式标题，如《关于要求承付打印机货款的函》；二是先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信件的内容，如“事由：机动车索赔”。（3）函号（编号）

函号即发函字号或发函编号。中文商函编号常见有两种形式：一是仿效行政公文发文字号，形成“×函〔20××〕×号”或“〔20××〕×函第×号”的形式，如“琼纺财函〔20××〕99号”或“〔20××〕琼纺财函第99号”，不过，商函的发函字号不像行政公文发文字号那样有严格的要求。二是采用直接编号，如“第23号”。

设置函号是为了便于收发函双方对商函的处理、归档、备查，是否需要编制函号或采用何种形式编排函号是发函者的自由行为。函号的标注位置也没有固定、统一的要求，通常出现在标题右下方或信头的左上方。（4）称谓

称谓是对收信人或收信单位的称呼。称谓的位置在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。商函比较注重称谓。若收信方是单位，应写全称或单位内的部门名称；若写给个人，要在公司名称和对方名字之后加职务衔，以示尊重。（5）正文

正文的基本结构由开头、主体、结语构成。

开头应直截了当、简单扼要地说明发函意图、缘由。复函则要引述对方来函，以示复函的针对性。

主体表达信函的中心内容。一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或所联系的事项，阐明自己的意见。主体的写作要求观点明确，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

结语一般用精练的词语将主体所叙之事加以简要概括，并提出本函的有关要求，如“候复”“希望上述答复能够满足贵方的要求，并候早复”等。有的商函在结语时使用惯用语，如“此致”“此复”“候复”“见复”等。也有的商函不设结语。

一般商函不使用祝颂语，个别商函如联系信、庆贺信，为联络情感、表示礼貌，常在结语写一些表示祝愿或致敬的祝颂话语，如“谨祝商安”“顺颂商祺”“恭祝健康”等。（6）信尾

信尾包括落款、签章、日期等格式。

落款通常写在结语后另起一行（或空一两行）的偏右下方位置。以单位名义发出的信函，落款可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。有负责人姓名的还须注明职衔。

签章包括签字和加盖公章。重要的信函，为郑重起见要加盖公章。有发函人署名的必须亲自手签真名，不能用图章代替手签；打印的信件在打印的姓名前面也必须签署真名，因为商函是重要的凭证。

日期一般写在署名的下一行或同一行偏右的位置。发函日期要写明具体的年、月、日（甚至时）。作为凭据，日期是商函非常重要的一项格式，要求书写完整，不可省略、遗漏。（7）附件说明

附件说明的标注位置可在落款之前也可在落款之后，靠左侧写“附件：”或“附：”字样，注明附件的名称和件数，如“附件：安图公司最新地图目录三份”。（8）附言

信函写完后，发现内容有漏，或有补充说明之事，或有必须修正之处，可在落款左下方标写“又及：”“又启：”“再者：”“再启者：”字样，然后提行予以补叙，交代有关事项。也可直接补叙有关事项，然后标写“又及”“又启”字样。如果附言补叙的内容较多，应重写此函，以示尊重。

上述公函式商务信函的八项格式并非每件商函必备，其中标题（事由）、称谓、正文、信尾四项是必有的格式；而信头、函号（编号）、附件说明、附言四项是或有的格式，依实际需要选用。【相关链接】附：商贸信函常用文言词语汇释1．称呼部分的习惯用语台鉴：“台”，敬辞，旧时对别人的敬称。“鉴”，审察明鉴的意思。“台鉴”，请您审阅的意思。台览：“览”，阅看的意思。“台览”义同“台鉴”，请您审阅的意思。惠鉴：“惠”，有求于人的敬辞，有劳您的意思。“惠鉴”，劳您审阅的意思雅鉴：“雅”，高尚不俗的意思，对人的称誉之辞。“雅鉴”，请您指教、审阅的意思。2．开头部分常用的习惯用词语已悉：已经知道了的意思。收悉：收到并知道了的意思。兹启者：“兹”现在的意思。“启”，陈述的意思。“兹启者”，现在陈述的意思。兹有：现在有的意思。兹将：现在把的意思。顷接：“顷”，刚才的意思。“顷接”，刚才接到的意思。3．主体部分常用的惯用词语鉴于：由于考虑到的意思。应予：应