政府机关公文处理办法

机关公文处理办法TOC\o"1-2"\h\u1209第一章总则 288201.1公文处理的基本原则 355761.1.1合法性原则 31101.1.2准确性原则 3133211.1.3及时性原则 3149171.1.4完整性原则 344381.1.5保密性原则 3102441.1.6统一性原则 3176041.1.7分工负责原则 3283791.1.8公文收发 3183091.1.9公文办理 3289031.1.10公文归档 4292031.1.11公文管理 4287411.1.12公文培训与指导 417272第二章公文种类与格式 4101681.1.13决定 4194231.1.14命令（令） 4280011.1.15公告 474011.1.16通告 4226201.1.17通知 4300291.1.18通报 4267001.1.19报告 5191471.1.20请示 5261221.1.21批复 5113971.1.22意见 5120601.1.23函 523501.1.24纪要 5270421.1.25公文版头 5326961.1.26公文主体 5196661.1.27公文版记 622116第三章公文起草与审核 6190091.1.28公文起草的基本原则 6213451.1.29公文起草的主要内容 616741.1.30公文起草的注意事项 6192981.1.31公文审核的基本原则 7174261.1.32公文审核的主要内容 776271.1.33公文审核的注意事项 714581第四章公文签发与分发 7213521.1.34签发原则 7208391.1.35签发权限 7316991.1.36签发程序 7107611.1.37签发要求 817651.1.38分发原则 8107601.1.39分发方式 87511.1.40分发程序 889511.1.41分发要求 811669第五章公文传递与保密 8196581.1.42传递原则 8298071.1.43传递方式 9262061.1.44传递流程 9112441.1.45保密原则 9182761.1.46保密措施 9138271.1.47保密管理 1022206第六章公文归档与销毁 10245031.1.48归档范围与标准 10124151.1.49归档程序与要求 10131821.1.50归档管理 11248791.1.51销毁范围与标准 11122891.1.52销毁程序与要求 1120601.1.53销毁管理 113545第七章公文处理工作流程 12831.1.54公文接收 12215551.1.55公文登记 12291461.1.56公文办理 12152271.1.57公文反馈 12275291.1.58公文归档 1357601.1.59公文查询 1332360第八章公文处理责任与监督 1332183第九章公文处理信息化建设 14180191.1.60合法性原则 1455041.1.61安全性原则 14302001.1.62实用性原则 14203751.1.63高效性原则 14256911.1.64可扩展性原则 14187151.1.65构建公文处理信息化平台 15230121.1.66制定公文处理信息化规范 15127601.1.67推广公文处理信息化应用 15298891.1.68完善公文处理信息化运维保障 15201371.1.69加强公文处理信息化监管 154149第十章附则 15第一章总则1.1公文处理的基本原则1.1.1合法性原则公文处理应当严格遵守国家法律法规，保证公文的合法性，不得违反国家政策、法律、法规及部门规章。1.1.2准确性原则公文处理必须保证公文内容的准确性，准确传达上级指示、反映实际情况、提出工作要求，保证公文在内容、格式、文字等方面准确无误。1.1.3及时性原则公文处理应遵循及时性原则，保证公文在规定时间内送达有关部门和人员，提高公文处理的效率。1.1.4完整性原则公文处理应保证公文的完整性，包括公文文本、附件、图表等，保证公文在送达过程中不遗漏任何内容。1.1.5保密性原则公文处理应严格遵守保密规定，对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等内容的公文，采取保密措施，保证信息安全。1.1.6统一性原则公文处理应遵循统一性原则，保证公文格式、排版、用纸等规范统一，便于管理和查阅。1.1.7分工负责原则公文处理应明确各部门和人员的职责，实行分工负责，保证公文处理工作有序进行。第二节公文处理的工作任务1.1.8公文收发（1）收文：接收上级、平级和下级单位发送的公文，进行登记、分类、分发。（2）发文：根据单位工作需要，起草、审核、印发各类公文。1.1.9公文办理（1）签批：对收到的公文，按照职责范围进行签批，提出办理意见。（2）转办：对需要其他部门办理的公文，及时转交相关部门办理。（3）办理反馈：对已办理完毕的公文，及时向领导报告办理结果。1.1.10公文归档（1）归档：对已办理完毕的公文，按照档案管理规定进行归档。（2）查档：根据工作需要，提供档案查阅服务。1.1.11公文管理（1）公文格式管理：保证公文格式规范、统一。（2）公文流转管理：保证公文流转顺畅，提高公文处理效率。（3）公文保密管理：加强对涉密公文的管理，保证信息安全。1.1.12公文培训与指导（1）培训：对公文处理人员进行业务培训，提高公文处理能力。（2）指导：对各部门公文处理工作进行指导，保证公文处理工作规范进行。第二章公文种类与格式第一节公文种类1.1.13决定决定是机关对重要事项或者重大行动作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。1.1.14命令（令）命令（令）是机关依照有关法律公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位及人员的公文。1.1.15公告公告是机关向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。1.1.16通告通告是机关在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项的公文。1.1.17通知通知是机关用来发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文等的公文。1.1.18通报通报是机关用来表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况的公文。1.1.19报告报告是机关向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问的公文。1.1.20请示请示是机关向上级机关请求指示、批准的公文。1.1.21批复批复是机关答复下级机关请示事项的公文。1.1.22意见意见是机关对重要问题提出见解和处理办法的公文。1.1.23函函是机关不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。1.1.24纪要纪要是机关记载会议主要情况和议定事项的公文。第二节公文格式1.1.25公文版头公文版头包括发文机关标志、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人等要素。1.1.26公文主体公文主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。（1）应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由、文种组成。（2）主送机关：应当明确指出公文的主要接收机关，一般按照机关性质、级别、职责等顺序排列。（3）正文是公文的主体部分，应当表述清晰、简洁、明确，结构合理，层次分明。（4）附件说明：如有附件，应当在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称和件数。（5）发文机关署名：应当使用发文机关全称或者规范化简称。（6）成文日期：应当使用阿拉伯数字，年月日标全，位于发文机关署名下方。（7）印章：应当在发文机关署名和成文日期之间，按照规定位置和规格加盖发文机关印章。（8）附注：如有需要说明的事项，可以在公文末尾标注附注。（9）附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。1.1.27公文版记公文版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。（1）抄送机关：应当列出需要了解公文内容的机关，一般按照机关性质、级别、职责等顺序排列。（2）印发机关：应当使用印发机关全称或者规范化简称。（3）印发日期：应当使用阿拉伯数字，年月日标全，位于印发机关下方。第三章公文起草与审核第一节公文起草1.1.28公文起草的基本原则（一）坚持的基本路线，体现的方针政策和国家法律法规。（二）符合实际工作需要，解决实际问题。（三）文字简练、严谨、通顺，表达清晰。（四）遵循公文格式和规范，保持公文的严肃性和权威性。1.1.29公文起草的主要内容（一）明确、简练，体现公文主题。（二）主送机关：明确公文的发送对象。（三）阐述公文的主要内容和要求。（四）附件：如有相关附件，需注明附件名称和数量。（五）落款：注明发文机关、日期。1.1.30公文起草的注意事项（一）保证信息的真实性、准确性和完整性。（二）注意保密，不得泄露国家秘密和敏感信息。（三）合理安排起草时间，保证公文质量。（四）加强沟通协调，保证公文内容与相关部门意见一致。第二节公文审核1.1.31公文审核的基本原则（一）坚持合法性原则，保证公文内容符合法律法规。（二）坚持准确性原则，保证公文内容准确无误。（三）坚持完整性原则，保证公文内容完整、无遗漏。（四）坚持简洁性原则，保证公文语言简练、明了。1.1.32公文审核的主要内容（一）审核标题是否符合规范，是否体现公文主题。（二）主送机关：审核主送机关是否正确，是否符合发文范围。（三）审核正文内容是否准确、完整，是否符合实际工作需要。（四）附件：审核附件是否齐全，附件内容是否与正文相关。（五）落款：审核落款是否规范，日期是否正确。1.1.33公文审核的注意事项（一）认真履行审核职责，保证公文质量。（二）加强与起草部门的沟通，及时反馈修改意见。（三）注意保密，不得泄露国家秘密和敏感信息。（四）合理安排审核时间，保证公文按时发文。第四章公文签发与分发第一节公文签发1.1.34签发原则（1）公文签发应遵循合法性、合规性、准确性和及时性原则。（2）公文签发应严格按照规定的权限和程序进行。1.1.35签发权限（1）各级机关主要负责同志为公文签发人。（2）机关内部各部门、各单位负责人可授权签发本部门、本单位职责范围内的公文。1.1.36签发程序（1）公文草拟完成后，由起草部门负责人进行初步审核。（2）初步审核通过后，送交机关办公室进行复核。（3）复核通过后，送交签发人进行签发。（4）签发人应当在公文上签署意见、姓名和日期。1.1.37签发要求（1）签发人对公文的合法性、合规性、准确性和及时性负责。（2）签发人应当对公文内容进行严格审查，保证公文符合国家法律法规和的方针政策。（3）签发人应当对公文格式、文字、标点符号等进行把关，保证公文质量。第二节公文分发1.1.38分发原则（1）公文分发应遵循准确性、及时性和保密性原则。（2）公文分发应根据工作需要和公文内容，合理确定分发范围。1.1.39分发方式（1）电子公文通过政务内网进行分发。（2）纸质公文通过机要交换、邮寄、送达等方式进行分发。1.1.40分发程序（1）公文签发后，由机关办公室负责分发。（2）办公室应当根据签发人意见和分发原则，确定公文分发范围和对象。（3）办公室应当及时将公文分发给有关单位和个人。1.1.41分发要求（1）分发公文应当注明收文单位、收文人姓名和分发日期。（2）对涉密公文，应当严格按照保密规定进行分发。（3）分发过程中，应当做好公文登记、签收和归档工作。（4）对需要反馈的公文，应当明确回复期限和回复方式。第五章公文传递与保密第一节公文传递1.1.42传递原则（一）及时性原则。各机关应当保证公文在规定时间内送达相关部门和人员，不得延误。（二）准确性原则。公文传递过程中，应保证文件内容完整、准确，不得擅自更改、遗漏。（三）安全性原则。在公文传递过程中，要保证文件安全，防止丢失、损毁、泄露等风险。1.1.43传递方式（一）纸质公文传递。通过机要通信、交换站、直接送达等方式进行。（1）机要通信：采用加密、密封等手段，保证公文安全。（2）交换站：各机关设立交换站，定期交换公文。（3）直接送达：重要公文由专人直接送达，保证及时、准确。（二）电子公文传递。通过机关内部办公系统、邮件等方式进行。（1）内部办公系统：利用系统功能，实现公文在线传输、审批、查阅等。（2）邮件：使用加密、签名等技术，保证邮件安全。1.1.44传递流程（一）接收。收到公文后，应当及时登记、编号、分发。（二）分发。根据公文内容、性质和办理要求，分送相关部门和人员。（三）办理。各部门应当及时办理公文，按照规定程序办理完毕后，及时反馈办理结果。（四）归档。办理完毕的公文，应当及时归档，便于查阅和追溯。第二节公文保密1.1.45保密原则（一）严格保密制度。各机关应建立健全公文保密制度，明保证密责任和要求。（二）加强保密意识。全体工作人员应当增强保密意识，自觉遵守保密规定。（三）落实保密措施。采取物理、技术等手段，保证公文保密安全。1.1.46保密措施（一）物理保密措施（1）设立保密室（柜）。存放涉密公文，实行集中管理。（2）控制查阅范围。对涉密公文实行查阅权限管理，严格控制查阅范围。（3）严格借阅制度。借阅涉密公文，需经相关部门批准，并做好借阅登记。（二）技术保密措施（1）加密存储。对涉密公文进行加密存储，防止数据泄露。（2）加密传输。采用加密技术，保证公文在传递过程中的安全。（3）身份验证。对查阅、办理涉密公文的人员进行身份验证，保证合法使用。1.1.47保密管理（一）保密工作责任制。明确各部门、各岗位的保密责任，落实保密工作。（二）保密培训。定期组织保密培训，提高全体工作人员的保密意识和技能。（三）保密检查。定期开展保密检查，发觉问题及时整改。（四）保密违规处理。对违反保密规定的行为，依法依规进行处理。第六章公文归档与销毁第一节公文归档1.1.48归档范围与标准（1）机关公文归档工作应严格遵循国家档案法律法规，保证公文的完整性、准确性和系统性。（2）归档范围包括：已经办理完毕的公文，以及具有保存价值的公文副本、附件和其他相关材料。（3）归档标准应根据公文的重要程度、使用频率和保存期限等因素进行划分。1.1.49归档程序与要求（1）公文归档应遵循以下程序：a.公文办理完毕后，由办理部门或个人负责整理归档。b.归档前应对公文进行分类、排序、编号，保证归档材料整齐、有序。c.归档材料应注明归档日期、归档人、归档部门等信息。d.归档后，应及时编制归档目录，便于查阅和管理。（2）归档要求：a.归档材料必须真实、完整、准确。b.归档时应注意保密，保证不泄露国家秘密和商业秘密。c.归档材料应使用耐久性材料，保证长期保存。1.1.50归档管理（1）机关应设立专门的档案室，负责公文的归档管理工作。（2）档案室应建立健全档案管理制度，明确档案保管、查阅、借阅、销毁等环节的具体规定。（3）档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，保证档案管理工作的规范化和科学化。第二节公文销毁1.1.51销毁范围与标准（1）公文销毁工作应遵循国家有关法律法规，保证公文的合法、合规销毁。（2）销毁范围包括：不再具有保存价值的公文，以及因特殊原因需要销毁的公文。（3）销毁标准应根据公文的内容、性质、保存期限等因素进行确定。1.1.52销毁程序与要求（1）公文销毁应遵循以下程序：a.公文使用部门或个人提出销毁申请，报请相关负责人审批。b.审批通过后，由档案室负责组织销毁工作。c.销毁前应对公文进行清点、登记，保证销毁材料的准确性。d.销毁后，应及时编制销毁记录，注明销毁日期、销毁人、销毁部门等信息。（2）销毁要求：a.销毁过程应保证公文的保密性，防止泄露国家秘密和商业秘密。b.销毁材料应使用专业的销毁设备和方法，保证销毁彻底。c.销毁工作应由两名以上人员共同完成，相互监督，保证销毁过程合规。1.1.53销毁管理（1）机关应建立健全公文销毁管理制度，明确销毁工作的责任主体、程序、监督等环节。（2）档案室应定期对销毁情况进行检查，保证销毁工作的合规性。（3）档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，保证销毁工作的规范化和科学化。第七章公文处理工作流程第一节公文接收与登记1.1.54公文接收（1）公文接收部门应当指定专人负责公文的接收工作，保证接收及时、准确、完整。（2）接收公文时，应认真核对文件名称、文号、发送单位、日期等要素，确认无误后进行登记。（3）对涉密公文，应按照保密规定进行接收，并采取相应措施保证公文安全。1.1.55公文登记（1）公文登记应当遵循统一、规范、有序的原则，保证登记内容完整、准确。（2）登记内容应包括：公文文号、标题、发送单位、接收日期、承办部门、办理期限等。（3）登记完成后，应将公文按照规定分类存放，便于查找和办理。第二节公文办理与反馈1.1.56公文办理（1）公文办理应当遵循及时、准确、规范、高效的原则，保证公文处理质量。（2）办理公文时，应按照公文性质和办理要求，明确承办部门、办理期限和办理方式。（3）办理过程中，如需其他部门协助，应及时进行沟通协调，保证公文办理顺利进行。1.1.57公文反馈（1）公文办理完成后，应及时向发送单位反馈办理结果，包括办理情况、办理期限等。（2）反馈方式可采用书面、口头、邮件等形式，保证反馈信息准确、及时。（3）对重要公文，应定期进行跟踪了解，保证办理结果符合要求。第三节公文归档与查询1.1.58公文归档（1）公文归档应当遵循完整、规范、安全的原则，保证归档文件齐全、准确。（2）归档文件应按照档案管理规定进行分类、编号，便于查找和管理。（3）归档完成后，应建立档案索引，便于查询和利用。1.1.59公文查询（1）公文查询应当遵循便捷、高效、准确的原则，保证查询结果满足需求。（2）查询公文时，可根据档案索引进行检索，或通过计算机管理系统进行查询。（3）对查询结果，应进行核实，保证提供的信息准确无误。第八章公文处理责任与监督第一节公文处理责任第一条公文处理责任划分公文处理工作应当明确责任，各级机关应当建立健全公文处理责任制度，明确公文处理工作的责任主体，保证公文处理工作依法、规范、高效进行。第二条责任主体（1）公文制发单位：负责公文的起草、审核、签发、印发等工作。（2）公文处理部门：负责公文的收发、登记、分发、传递、催办、归档等工作。（3）公文办理人员：负责具体办理公文事项，按照规定程序和要求办理。第三条责任内容（1）公文制发单位：保证公文的合法性、合规性、准确性和完整性。（2）公文处理部门：保证公文的及时收发、登记、分发、传递和催办。（3）公文办理人员：保证公文事项的办理质量，按时完成办理任务。第四条责任追究对违反公文处理规定的行为，应当依法依规追究责任。对情节严重的，依法依规给予处分。第二节公文处理监督第五条监督主体（1）上级机关对下级机关的公文处理工作进行监督。（2）机关内部监督部门对公文处理工作进行监督。（3）机关纪检监察部门对公文处理工作中的违纪违法行为进行监督。第六条监督内容（1）公文处理工作是否符合法律法规、政策规定和制度要求。（2）公文处理工作是否及时、准确、高效。（3）公文处理工作中是否存在违纪违法行为。第七条监督方式（1）通过查阅公文处理资料、听取汇报、实地检查等方式进行监督。（2）对公文处理工作中存在的问题，及时提出整改意见，督促整改。（3）对公文处理工作中的违纪违法行为，依法依规进行处理。第八条监督责任监督部门应当认真履行监督职责，对公文处理工作中存在的问题及时发觉、及时处理。对监督不力导致问题发生的，应当依法依规追究责任。第九章公文处理信息化建设第一节信息化建设原则1.1.60合法性原则公文处理信息化建设应严格遵守国家有关法律法规，保证信息化建设的合法性、合规性，不得违反国家规定的网络安全、信息保密等相关规定。1.1.61安全性原则信息化建设过程中，应重视公文信息的安全保障，采取有效措施保护公文信息不泄露、不被篡改，保证公文处理的顺利进行。1.1.62实用性原则公文处理信息化建设应注重实用性，结合实际工作需求，科学合理地设计系统功能，提高公文处理效率，降低人力成本。1.1.63高效性原则信息化建设应追求高效性，通过优化流程、整合资源，提高公文处理速度，缩