项目会议管理制度范本

项目会议管理制度范本第一章总则

一、目的与原则

为确保项目会议的规范化、高效化，提高项目决策与执行能力，制定本会议管理制度。本制度遵循公开、民主、集中、效率的原则，旨在加强项目内部沟通，促进信息共享，确保项目各项工作的顺利推进。

二、适用范围

本制度适用于项目组内部所有层级会议，包括但不限于项目启动会、周例会、月度总结会、专题协调会等。

三、会议分类

1.定期会议：按照项目周期或工作计划定期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据项目需要或突发情况临时召集的会议，如专题协调会、紧急情况应对会等。

3.外部会议：与项目相关的对外沟通、协调、汇报等会议。

四、会议组织与管理

1.会议的召集与主持：项目负责人或其指定人员负责召集并主持项目会议。

2.会议通知：会议通知应明确会议时间、地点、议程、参会人员等，提前发送给相关人员。

3.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，确保会议的出勤情况得以记录。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括会议议程、讨论事项、决议等。

五、参会人员职责

1.项目负责人：负责会议的组织、决策及督促会议决议的执行。

2.参会人员：积极参与会议讨论，提出意见和建议，会后按照会议决议执行相关工作。

3.会议记录人：确保会议记录的准确性、完整性，会后及时整理会议纪要。

六、制度修订

本会议管理制度根据项目实际情况制定，如有需要，可根据项目进展和实际需求进行修订。修订过程应广泛征求项目组成员的意见，确保修订内容的合理性和有效性。

七、附则

本会议管理制度作为项目组内部管理规范，项目组成员应严格遵守。如有违反，将按照项目组相关规定予以处理。本制度自发布之日起生效。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议召集人应根据项目进展和实际需求，提前确定会议议题，并在会议通知中明确列出。

2.发送会议通知：会议召集人需提前发送会议通知，内容包括但不限于会议时间、地点、议题、参会人员等。

3.准备会议材料：会议相关人员应根据议题准备相关材料，并在会议前将材料发送给会议召集人，以便提前分发至各参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，确保会议的出勤情况得以记录。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标。

3.讨论与决策：

a)各议题负责人对议题进行详细阐述，并提出解决方案。

b)参会人员针对议题展开讨论，提出意见和建议。

c)会议主持人汇总讨论成果，形成决策。

三、会议决策与执行

1.会议决议：会议主持人对讨论结果进行总结，形成明确的会议决议。

2.分工与责任：会议决议涉及的具体工作，需明确责任人和完成时限。

3.决策执行：参会人员按照会议决议，及时开展相关工作，确保决策的落实。

四、会议记录与整理

1.会议记录：会议记录人负责记录会议内容，包括会议议程、讨论事项、决议等。

2.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人需在规定时间内整理会议纪要，并提交给会议主持人审核。

3.会议纪要分发：会议纪要经审核通过后，由会议召集人分发给各参会人员，以便了解会议内容和决议。

五、会议反馈与跟踪

1.参会人员对会议纪要内容如有异议，应在规定时间内向会议召集人提出。

2.会议召集人负责对异议进行核实并处理，确保会议纪要的准确性。

3.项目负责人或指定人员对会议决议的执行情况进行跟踪，确保工作进度和效果。

六、会议结束

1.会议主持人对本次会议进行简要总结，并对下次会议议题进行预告。

2.参会人员离开会场，会议结束。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应包括会议基本信息、与会人员、讨论内容、决策事项、分工及责任、下次会议预告等内容。

2.会议纪要由会议记录人负责编制，需在会议结束后24小时内完成初稿，并提交给会议主持人审核。

3.会议主持人应在收到会议纪要后48小时内完成审核，确保纪要内容的准确性。

4.审核通过的会议纪要由会议召集人负责发布，分发给各参会人员及相关部门。

二、会议纪要的执行跟踪

1.项目负责人或指定跟踪人对会议决议的执行情况进行定期检查，确保工作按照会议纪要要求推进。

2.对执行过程中出现的问题和困难，应及时与相关人员沟通，协助解决，确保决议顺利实施。

3.跟踪人需记录会议决议的执行情况，包括进度、问题及解决方案等，并在下次会议时进行汇报。

三、会议纪要的更新与反馈

1.若会议决议在执行过程中出现调整，跟踪人应及时更新会议纪要，并将调整后的纪要重新发布。

2.参会人员对会议纪要内容如有疑问或建议，应在接到纪要后48小时内向会议召集人提出。

3.会议召集人负责收集反馈意见，对会议纪要进行修订，并在必要时重新发布。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要需按照项目档案管理要求进行归档，确保资料齐全、便于查阅。

2.项目组成员有权查阅会议纪要，了解项目决策和执行情况。

3.会议纪要的归档和查阅应遵循保密原则，防止泄露项目敏感信息。

五、会议纪要的考核与应用

1.会议纪要作为项目决策和执行的依据，应纳入项目组成员的绩效考核范围。

2.项目组应定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析原因，制定改进措施，提高项目决策和执行效率。

3.会议纪要的分析与应用有助于总结项目经验，为今后的项目管理和决策提供参考。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门或指定管理人员提交会议室申请。

2.申请内容包括会议时间、预计参会人数、所需设备等，以便管理人员进行会议室安排和设备准备。

3.管理人员根据申请顺序和会议室使用情况，合理分配会议室资源，确保会议需求得到满足。

二、会议室布置与设备

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理调整，确保座位舒适、视线良好。

2.会议室内应配备必要的设备，如投影仪、音响、白板、会议电话等，并保持设备完好。

3.会议前，管理人员应检查设备运行情况，确保会议过程中设备正常使用。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境整洁。

2.参会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，按时参加会议。

3.会议期间，手机应调至静音或振动模式，如有紧急情况，请离开会议室接听电话。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，应确保门窗关闭，防止无关人员进入。

2.会议室内涉及项目保密内容，参会人员需签署保密协议，严守会议内容，防止信息泄露。

3.会议结束后，管理人员应检查会议室，确保无遗漏的保密资料和物品。

五、会议室维护与保洁

1.管理人员定期对会议室进行维护，包括设备检查、设施维修等，确保会议室长期处于良好状态。

2.会议结束后，保洁人员应及时清理会议室，保持环境整洁。

3.对于突发情况导致的会议室污染，应及时报告并采取相应措施进行清理。

六、会议室管理评价与改进

1.定期收集参会人员对会议室管理工作的意见和建议，以提高会议室管理水平。

2.根据反馈，不断优化会议室管理规定，完善会议室资源配置，提升会议体验。

3.对会议室管理工作进行持续改进，为项目组提供优质、高效的会议环境。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，项目组全