城建档案管理数字化建设的问题与策略探讨

摘要：在新时代背景下，数字赋能为各行各业带来深刻变化。城建档案管理部门也面临着数字化建设的挑战，如何加快推进城建档案管理数字化建设，最大化地发挥城建档案的作用是现阶段亟待解决的问题。基于此，文章从城建档案管理数字化建设的背景入手，分析城建档案数字化建设的重要性及存在的典型问题，提出要着重从顶层设计、资金投入利用、信息防护安全以及档案功能利用等方面加大工作力度，以加快推进城建档案数字化建设进程，提高城建档案数字化管理水平。关键词：城建档案；档案管理；数字化中图分类号：G270文献标识码：A城市建设档案资料是对城市发展进程的客观记录，是从城市建设初始到建设过程，再到建设现状，对全过程、全方位的客观、详细、全面的记载。随着我国城市化进程的快速推进，城市建设的项目和类型越来越多，相关资料信息越来越复杂，使得城建档案规模呈现迅速增长，对城建档案的高效管理与深度利用成为亟待解决的重要问题。数字赋能为城建档案管理的现代化发展提供了可行路径，在外部客观需求和内部高质量发展的需求下，城建档案管理部门需要加强城建资料保护、探索创新工作，构建城建档案管理数字化转型的新格局。一、城建档案管理数字化建设背景概述城建档案信息资源量大，涉及城市规划、建设管理等部门，内容丰富、形式多样，包括各类图文声像等资料。一直以来，城建档案管理的接收、整理、登记、保管、利用等主要以人工管理和纸质档案为主，不仅存储空间大，耗费巨大人力、物力，还会受外界多种环境因素的干扰，档案利用率低下。随着数字化技术的发展，将城建档案转化成智慧城市建设中的数字化载体成为现实可能。《“十四五”全国档案事业发展规划》对此也提出了明确要求，指出档案信息化建设要进一步融入数字中国建设，提高档案管理的数字化、智能化水平，基本实现数字转型，具体要求包括中央和国家机关传统载体档案数字化率达到80%，中央企业总部传统载体档案数字化率达到90%，全国县级以上综合档案馆档案数字化率达到80%，对重要档案数字化成果要加快文字识别和语音识别。然而，现阶段部分市（县、区）城建档案数字化虽然已经开展，但进展缓慢，难以在规定的期限内实现数字化。总之，城建档案数字化建设目前还是一个具有挑战性的阶段，与示范城市城建档案数字化建设成果相比仍有较大差距。因此，城建档案管理要多措并举，加快数字化建设工作力度，实施新时代成就国家记忆工程。二、城建档案管理数字化建设的重要作用1.有利于提高档案管理工作效率传统的纸质档案管理主要是人工手动操作，对人力依赖性强，档案的获取、组织、存储和使用过程需要遵循很多步骤，管理过程相对复杂。基于此，通过对纸质档案的数字化处理，可以充分利用计算机技术和数字工具，实现对档案的高效查阅、鉴别、接收、检索和应用，从而提高工作效率。城建档案中有很大一部分是工程建设项目的档案资料，通过数字化管理，还能针对工程建设进度和质量实现在线监督和及时反馈，实现对工程项目全生命周期的有效管控，可以减少人力成本，提高工作效率。2.有利于实现信息共享和高效检索目前，档案室的管理方式主要是让工作人员手动查找档案。查档者必须携带身份证、证明文件等材料到档案室查阅档案，在工作时间、工作区域的约束下，档案应用的便捷性很低。城建档案实施数字化管理，通过云服务器和数据库来存储档案资料信息，并与多个子系统实现互联互通。档案使用者可以根据权限，不受时间和地点限制，方便快捷地查阅所需档案，为档案信息的深度利用奠定良好基础。3.有利于加强对城建档案原件的保护在纸质档案管理模式下，很多档案原件经过人工审查、多方利用后会遭受不同程度的损坏，加大了纸质档案管理的风险。数字化处理后，档案多方用户可以查询和访问档案管理信息系统，获得所需的档案资料和内容，大幅减少对纸质档案手动操作的频率，降低对纸质档案损坏的概率，有利于对城建档案原件的保护。4.有利于节约经费支出随着城市建设档案的数量与规模不断增大，纸质档案的存储需要越来越多的物理空间，给相关部门带来巨大的经济压力。城建档案数字化转化，就是将纸质档案内容存储在硬盘、云盘上，对物理空间要求不高，重复性劳动减少，对人力的依赖度也有所降低。再加上不需复制原件、加盖公章、打印内容等，对印刷设备设施和耗材的要求也会降低，、。因此，能够减少经费支出。三、城建档案管理数字化建设存在的问题分析1.数字化建设的顶层设计不够完善顶层设计是顺利推进城建档案数字化转型的重要保障。数字化建设相对于传统管理模式，在管理理念、管理工具和管理方法上都有创新。因此，需要做好顶层设计，为工作制度和工作方法提供依据。然而，在城建档案数字化建设的实践中，相关的数字化建设系统并不完善，缺乏系统、清晰的工作步骤和方法，阻碍了城建档案的数字化建设。一些城建档案管理部门高度重视数字化的处理和输出，忽视了对数字化建设制度、规范、标准和实施细则的建设和推广，导致目标不明确，有关人员执行不力，影响了数字化管理的进程。2.数字化建设的资金投入压力较大城建档案馆作为一个公共服务机构，主要是依靠财政拨款来开展数字化建设工作。由于不同地区之间的经济发展水平不相同，有些地区的城建档案部门获得的数字化建设资金不足。特别是在一些县级地区，档案数字化的设备设施不全、软件配置落后、更新不及时、响应速度慢以及数字化建设的进展缓慢。3.数字化建设安全风险隐患较多城建档案数字化相对于传统档案管理模式，处于更加开放的网络环境中，这在一定程度上也增加了各方面的安全风险。一是存储稳定性风险。数字化档案存储在硬盘、光盘、虚拟空间等载体中，信息安全风险也随之骤增，对存储载体性能有较高要求，如果存储载体性能不高，则可能造成数字化档案遭受损害或丢失的风险；二是网络安全风险。档案管理主要为了利用，城建档案不能随意公开，在开放城建档案目录、公开相关资料数据的时候，要保证不能随意传阅、篡改和销毁。另外，很多城建档案有保密要求，而网络开放性的特点加大了信息被泄露的风险，影响城建档案安全；三是第三方外包风险。城建档案馆馆藏量巨大，工作人员数量有限，数字化建设需要第三方技术服务机构的支持，外包方式能够保证进度和技术标准，但也存在由于外包人员责任心不强造成的各类操作风险。4.数字化建设的功能拓展与利用不足随着城市发展建设，城建档案数量不断增多，虽然数字化建设取得了初步成果，电子档案占比越来越高，但由于忽视功能拓展与利用，数据库建设及检索不成熟，导致城建档案“重保存轻利用”的现象依然比较突出。社会公众和其他主体很难在众多的城建档案中选择所需要的内容，跨区域查阅权限设置不够标准，用户利用城建档案的流程不规范，需要花费大量的时间去查阅，数字化城建档案的利用效率依然偏低。四、加快城建档案管理数字化建设的策略1.做好顶层设计，为数字化建设奠定基础城建档案包含了大量科技类的知识，随着城市建设进程的推进，目前一些大型城市的城建档案馆藏量较大，各种类型的文字、数据、图纸和图表，数字化转化工作量十分庞大，对管理人员的专业水平要求很高，数字化加工的难度也很大。首先，前期需要工作人员展开系统的整理分析。档案管理部门要以国家档案馆管理体制和“十四五”规划为基础，结合单位实际资源条件和数字化工作需求，围绕档案“采集、处理、存储、使用”四个部门，明确自身数字化建设定位，完善城建档案数字化管理的配套制度与实施方案，有条不紊地推进数字化建设；其次，在做顶层设计时，要关注岗位职责、人事标准、处理流程、现场管理、实物管理、处理设备、管理系统以及安全管理等环节，围绕这些关键环节建立健全工作制度与操作守则。将制度和守则通过会议、发文、手册等形式在单位内部开展系统的宣传教育，增强所有人员的责任感，为城建档案数字化建设提供依据，促进城建档案数字化管理的科学化、合理化。2.加大资金投入，循序渐进地推进数字化建设数字化建设需要加大资金投入，并循序渐进地推进数字化建设，提高资金资产的利用效率。首先，城建档案管理部门应积极与市政府和财政局沟通，以获得更大资金支持。通过科学预算、合理配置高性能的服务器、计算机等基础设备设施，建立完善的城建档案数字化管理平台，提高资金资产的使用效率。为城建档案管理数字化建设的实现提供保障；其次，加大档案鉴定力度，按照实际情况推进档案数字化转化。城建档案门类丰富多样，在资金有限的情况下，应做好资金使用规划，加强档案评估工作，根据单位实际情况和外部使用需求选择管理模式，加强资金利用效率。在数字化转化之前，做好档案数量、类别和使用情况的调研。在资金约束的情况下，优先对利用率高的档案实施数字化转化。比如，珍贵濒危档案、民生工程档案、重点建设工程项目档案等，然后将数字化转化延伸到其他城建档案，分阶段、分步骤地展开数字化管理，使档案利用能够满足需要的同时，还能够节约资金；最后，加强智能档案建设的研究与探索，将BIM、CIM等前沿技术与城建档案管理工作相结合，通过图像生成技术，将档案图纸转化为数据模型，以便于对档案资料的查询与利用。将城市建筑通过分类处理和BIM建模，对建筑项目全生命周期实施无损归档和高效管控，在档案数字化建设的基础上，为城市建设智能化、智慧化发展奠定基础。3.加强信息安全防护，降低数字化建设风险城市建设档案的专业性和高使用率决定了数字化建设过程中可能存在各种风险，需要管理部门开展数字化建设时做好信息安全防护措施，降低各类风险影响。第一，逐步推广电子签名、电子签章。2019年，国务院颁布的《国务院关于在线政务服务的若干规定》第八条规定：“政务服务中使用的符合《中华人民共和国电子签名法》规定条件的可靠的电子签名，与手写签名或者盖章具有同等法律效力。”城建档案管理部依托智能城市建设系统，应积极规划完成建设项目档案全过程的在线接收系统，大力推动电子签名和电子盖章的批量应用，提高城市建设档案创新服务水平。第二，使用高性能的存储运营商做好数据备份工作。配置稳定的硬盘存储电子文件，严格执行机房盗窃、高温保护、火灾、防潮等安全措施，做好硬件备份保存、异地备份等信息备份。第三，建立访问权限，做好安全网络系统，记录档案管理人员的操作日志，严格管理档案用户的访问权限、加强建设防火墙、做好跟踪管理，从而减少非法入侵造成的损失与干扰。第四，加强外包机构管理。数字化建设过程中的第三方技术支持机构要做好招投标管理，选择合格、有信誉、经验丰富的合作伙伴，在项目实施的早期阶段推广数字化处理系统和过程标准，采取有效的评价和激励机制，增强外包人员的责任和风险意识，确保城市建设档案数字化及时、高质量地开展。4.拓展优化利用，提升档案的功能性实现档案的有效利用是档案管理的最终目标。城市建设档案数字化建设必须以提高档案服务水平为出发点，除了做好纸质档案的数字化转化，还要不断扩大管理系统的服务功能，推进数字成果在档案应用中的呈现，增加用户对城建档案应用的高效性和便捷性。第一，实现档案管理系统与其他系统的互联互通。可以将城市建设档案管理系统与政务服务系统、“一网通”等App等实现连接，用户可以通过移动终端设备自主查询、一键预订和访问，实现“互联网＋档案利用”。第二，为了丰富城建档案的应用场景，可以连接档案数据库与GIS数据系统，用户能够可视化检索地图档案，实现“用图检索”功能。在条件许可的情况下，可以开展基于GIS的数据挖掘，开发城建档案各类型的数据信息和知识信息，增强城建档案的文化建设功能，进一步拓展城建档案多元化领域的可用性。第三，加强城市建设档案数字资源开发，积极开展城市重大项目和音像档案专题活动，对城市建设历程、发展现状和变化变革等展开详细、真实的记录，为社会提供多领域的文化信息服务。第四，完善配套工作制度，加快推进开放档案，建设完整档案开放单位、国家档案馆藏开放的相关制度，实现档案开放工作的规范化、标准化和常态化，推动档案馆定期公布开放档案目录，稳步推进开放档案全文在线查阅，并健全重大科技突破、重大产品开发、重大建设项目档案利用服务机制，鼓励档案馆结合实际开放经济、教育、科技和文化等类档案，向社会公众提供更多档案服务。五、结论城建档案是一个城市建设发展的智慧结晶