6S精细化管理在医院档案管理中的运用分析

摘要：本次研究时间为期1年，自2022年9月至2023年8月，其中2022年9月至2023年2月未实施6S管理，为管理前期；2023年3月至2023年8月实施6S精细化管理，为管理后期。比较了管理前后档案室工作用时、档案完整度、工作质量以及档案破损、缺失、利用情况的差异性。实施6S管理后，档案室归档、获取档案用时均有提高，较管理前短档案的完整性较高，管理前后对比，有显著差异；管理后档案室工作质量各项评分均高于管理前，P＜0.05；管理后的档案破损、缺失情况减少，档案利用率明显升高，P＜0.05。因此，在档案室管理中实施6S精细化管理可提升整体工作质量，减少不良事件的发生，提高档案利用率。关键词：6S精细化管理；医院档案管理；工作质量随着现代医院的发展，档案管理在医院管理中的重要性愈发突出。医院档案管理涉及患者信息的收集、存储和利用，对于医疗质量的评估、医疗风险的控制和科学决策具有至关重要的作用。传统的医院档案管理方式存在许多不足之处，如档案分布混乱、信息不完整以及操作烦琐等问题，严重影响了档案管理的效率和质量。为了解决这些问题，许多医院开始引入6S精细化管理方法，以提高医院档案管理的效率和质量。6S精细化管理是一种源自日本的管理方法，通过对工作开展整理、整顿、清洁、清扫、安全等方面的管理，达到提高工作效率、减少浪费和提供更好服务的目的。本次研究旨在分析6S精细化管理在医院档案管理中的应用，探讨其效果。重点分析6S精细化管理在医院档案管理中的具体应用。通过比较传统管理方式和6S精细化管理方式下的档案管理效果，评估其对医院档案管理的改善作用。一、资料与方法1.一般资料本次研究时间为2022年9月至2023年8月，依据开展6S精细化管理时间划分，2022年9月至2023年2月未实施6S管理，2023年3月至2023年8月实施6S精细化管理，以本时间段的10名档案室员工及管理前后200份档案为研究对象，档案室员工中男性3名，女性7名，年龄介于31～45岁之间，均龄值38.02±1.28岁。在本次研究期间，无员工调离或离职情况发生。2.方法（1）整理（Seiri）。医院档案的文件数量庞大，种类多，需要制定整理标准和规范，明确每一类文件的整理要求和方式。比如可以根据文件的类型、时间等分类整理，确定每个类别文件的保管期限和归档位置。根据制定的整理标准和规范，分类整理医院档案室的文件。可以根据病历号、患者姓名、科室以及时间等因素分类，确保档案的有序排列。同时，定期检查已归档的文件，确认文件的正确性和完整性。制定整理流程和工作制度，明确每个岗位的职责和工作流程。按照流程和制度开展工作，确保整理工作的高效和规范。此外，还要开展员工培训，增强员工的整理技能和质量意识。医院档案室的文件种类繁多，需要使用适当的整理工具和设备设施来整理。比如可以使用编号标签、文件夹、文件柜等工具来编号、分类和储存文件，确保文件的易查找和方便管理。定期整理检查和维护医院档案室，确保文件的秩序和完整性。可以制订整理检查计划，检查每个类别的文件，排除错误和遗漏，并及时调整和修正，保证档案的准确性和可靠性。（2）整顿（Seiton）。按照流程和标准建立档案室的工作流程和标准操作规程，确保每个环节都按照规定操作，防止遗漏和错误。根据文件的类别和使用频率，合理设置档案柜和存储设备设施的布局，确保档案的易于存取和查阅。编号每个档案柜，并制定详细的存放位置和取放记录。针对不同的文件分类，用清晰易懂的标识分类标记，便于工作人员快速找到所需文件。可以使用颜色标签、标签纸等工具，使分类标识一目了然。制订档案整顿工作培训计划，定期培训相关人员，提高他们的档案管理知识和技能。同时，加强员工的维护意识培养，激励员工主动参与和负责档案管理工作。（3）清扫（Seiso）。医院档案室要制定清扫标准，明确清扫的具体内容和要求，并根据实际情况确定清扫的频率，确保档案室的清洁度和整洁度。明确清扫的责任和分工，确定清扫负责人和清扫人员，明确各人的职责和任务，确保每个人都有责任感和使命感，积极投入到清扫工作中。配备适当的清洁工具和材料，如扫帚、拖把以及清洁剂等，确保清扫工作顺利开展，保障清洁效果。建立清扫记录，记录每次清扫的时间、人员以及内容等信息，以便追溯和查看。同时，定期评估清扫工作，及时发现问题和不足，并采取相应措施改进。（4）清洁（Seiketsu）。对医院档案室管理工作人员开展清洁培训，增强其清洁工作的技能和意识。鼓励员工主动参与清洁工作，并积极倡导保持整洁的工作環境。建立清洁工作的监督和考核机制，定期开展内部和外部检查。对于存在的问题和不足，及时采取纠正措施，并奖励和激励表现优秀的人员。定期开展清洁效果评估，收集工作人员和用户的反馈意见，及时调整清洁工作方案。（5）素养（Shitsuke）。医院档案室管理人员需要具备扎实的专业知识和技能，包括对档案管理规定的了解、熟悉档案管理流程和操作方法等。定期参加档案管理培训，不断提升专业素养。还要具备高度的职业道德素养，包括保守秘密、忠诚职守以及廉洁奉公等。保护患者的隐私和权益，严格遵守医疗机构的规章制度，不得泄露患者隐私信息。档案管理人员要与医生、护士、行政人员等其他部门工作人员有效沟通和协作，以确保档案管理工作的顺利开展。管理人员需要具备细致认真的工作态度，对每一个环节都要做到精益求精。仔细阅读档案文件，确保文件的完整性和准确性，并正确存放和分类文件，确保档案的可检索性和安全性。随时关注档案管理领域的最新发展，学习和引进先进的档案管理理念和技术，不断提高档案管理工作的水平和效率。（6）安全（Safety）。通过组织培训和宣传活动，增强档案室工作人员的安全意识。培养他们遵守安全规章制度、正确使用安全设备设施的习惯，能够在工作中识别和解决安全隐患，确保档案室的安全设备设施处于良好状态。定期检查和维护灭火器、烟雾探测器以及紧急疏散通道等设备设施，确保其正常可用。建立完善的消防安全管理制度，制定灭火预案和疏散预案，定期组织消防演练，确保档案室的消防设施和消防通道畅通无阻。此外，还应合理管理医院档案室的资源，确保安全措施得到有效利用。例如，对于不再需要保存的老旧档案，应采取适当的安全措施销毁，防止信息被泄露。制定档案保密制度，明确档案的存储、查阅和归还流程，严格控制档案的查阅权限，避免档案遭到非法获取或损毁。定期安全巡查，发现安全隐患及时整改，记录整改情况，并建立隐患排查和整改台账，定期评估安全管理措施的有效性。3.观察指标统计记录管理前后的归档时间、档案获取时间、档案完整性，计算时间均数值并展开组间对比。档案室工作质量将以本院自拟的工作质量评估表展开测定，包含标识规范、室内清洁、档案安全性以及档案管理人员素养4项内容，单项评分以0～100为范围，分值越高，工作质量越高，并统计管理前后档案室中档案的缺失、破损以及档案可正常利用情况，展开组间对比。4.统计学方法选用SPSS24.0软件统计数据，计量资料以均数±标准差表示，计数资料以百分比表示，分别以t值、X2值展开组间验证，P＜0.05，有统计学意义。二、结果1.比较管理前后档案归档、获取时间及档案完整性管理后，档案归档及获取时间均短于管理前，档案完整性也得到显著提高，组间对比，P＜0.05，详见表1。三、讨论随着医院病案数量的增长和医疗技术的不断发展，医院档案成为医疗信息的重要组成部分。医院档案记录了患者的个人和病历信息，包括诊断、治疗、手术和用药等记录，是医生判断和制定治疗方案的重要依据，也是医院管理者了解医疗业务和质量的重要依据。通过合理管理医院档案，可以为医院管理提供科学依据，提高医疗质量和效率。医院档案管理也是患者维权和索赔的重要参考依据，可以提供完整、准确的证据。通过整理和统计医院档案中的信息，可以发现和研究疾病的流行趋势、疗效评估和临床研究的课题，为医院提供科学依据和决策支持。同时，医院档案信息共享和交流也有助于避免重复检查和治疗，提高医疗资源的利用效率。医院档案管理存在一些问题，包括仍然依赖纸质档案，导致档案信息的存储和检索非常麻烦和耗时。纸质档案容易损坏、遗失或错放，造成不必要的困扰和工作效率降低。由于医院档案涉及多个科室和人员，档案信息的录入容易出现错误、遗漏或重复，使得档案信息的准确性和完整性得不到保障，对医疗工作的诊断和治疗产生不良影响。一些医院缺乏完善的档案管理制度，导致档案文件的存储、整理和分类不规范，使档案文件的定位和查询困难，档案管理工作效率低下。医院档案中包含着患者的个人隐私信息，如姓名、身份证号以及病历等，如果档案管理不严格，泄露患者隐私的风险将会增加，严重影响医院的声誉和患者的权益。6S精细化管理其目标在于提高工作环境的整洁度、效率和员工工作素养，从而实现提升质量、提高效率和降低成本的目标。整理是指分类、归档和整合医院档案，使档案能够按照一定的规则存放和检索。通过整理，可以减少医院档案的重复存储和损失，提高档案的利用率和检索效率，还可以使医院档案的存放更加有序和规范，减少档案交接和借阅的复杂度，提高医院档案管理的效率；整顿是指对医院档案管理流程的规范化和标准化，通过制定和完善相关的工作规范和流程，提高档案管理工作的规范性和准确性。整顿还可以排除档案管理中存在不合理和低效的操作流程，减少人为失误和意外事件的发生，提高医院档案管理工作的准确性和可靠性；清洁是指对医院档案管理环境的清洁和卫生，保持档案存放室、借阅室等工作区域的整洁和干净。通过清洁工作，可以创造一个良好的工作环境，提高员工的工作积极性和效率。清洁还可以减少档案受损的风险，确保档案长时间保存的稳定性。通过定期的清扫和维护，可以减少设备设施故障的发生，避免因设备设施损坏而导致档案管理工作的中断或延误；素养指的是员工对档案管理的重视和专业素养。医院档案管理人员应具备较高的档案管理专业知识和技能，能够正确理解和运用相关规范和标准，具备较高的责任心和职业道德；安全是指确保医院档案的保密和安全性。医院档案管理工作涉及大量的患者隐私和机密信息，安全措施至关重要。通