智慧档案馆顶层设计研究总体架构及运行机理分析

\o"分享到微博"\o"分享到微信"\o"分享到QQ"\o"分享到QQ空间"摘要：随着大数据时代的到来，智慧档案馆成为档案事业主要的发展方向，需要重点研究档案馆实际工作方式，以解决顶层设计到实际运行问题，使智慧档案馆能够形成完善的运行体系。文章深入分析了智慧档案馆顶层架构模型，研究出不同架构层面的设计方案，总结出智慧档案馆运行方式，希望能够给予相关工作人员参考和借鉴。关键词：智慧档案馆；顶层设计研究；总体架构；运行机理智慧档案馆主要是汇集人工智能、大数据、云计算等技术，使智慧档案馆能够做到全面感知、智能应用，将进一步提高档案管理工作效率和专业服务，从而推动我国档案事业向高质量方向发展。目前，基于智慧档案馆顶层架构的研究仍没有形成完善体系，需要深入分析智慧档案馆顶层架构模型，研究不同架构层面的设计方案，总结智慧档案馆的运行方式，设计出符合档案管理工作需求的智慧档案馆总体架构和运行机理。一、智慧档案馆顶层架构模型构想顶层架构是智慧档案馆建设核心技术，更是决定智慧档案馆技术发展空间上限的关键要素，可以让智慧档案馆具有更多的功能扩展。研究人员应以智慧档案馆发展全局为出发点，采用先进的系统集成技术，还要考虑档案馆各项管理和服务工作，不断完善顶层架构和主要功能，构建符合档案馆长远发展的运行机制。智慧档案馆顶层架构设计应具有战略性、系统性特点，还要完善系统运行维护应用，使智慧档案馆具有较强的维护性，减少智慧档案馆应用阶段的维护费用，并确定智慧档案馆总体建设目标。智慧档案馆顶层架构设计应采用更多新型信息技术，具备较强的智能化和自动化特点，可以推动在线感知互动交流，使档案馆和信息技术高度融合。智慧档案馆总体架构还要以档案管理各项业务流程为出发点，重点提升功能应用和资源共享，使智慧档案馆能够成为公众了解档案资料的重要窗口，为公众提供更多个性化服务，全面提升档案馆服务质量和工作效率。智慧档案馆应重点突出智能化，將顶层设计重点放在公众档案调阅需求，以此来提高档案馆社会和服务效益。研究人员应将工作重点放在信息技术集成方面，要重新优化顶层架构设计工作，还要根据档案馆数据资源和日常管理工作特点，构建出符合时代发展的智慧档案馆顶层设计蓝图。二、智慧档案馆顶层架构模型研究1.技术核心层在确定智慧档案馆顶层架构设计蓝图和目标后，就需要根据顶层架构设计方案完善各项技术应用，首先，需要构建技术核心层。该层面设计工作是智慧档案馆能否正常运行的关键所在。智慧档案馆技术核心层应重点体现智能、智慧特点，还要体现出档案管理工作中的文化价值，这是实现智慧档案馆建设的基本要素。智慧档案馆技术核心层设计应按照数据、信息、知识到智慧流程开展，要逐渐提升档案资料数据智能化，通过逐步完善设计体系方式，使数据信息逐渐向智慧化方向转变。智慧档案馆中的“智慧”应主要体现在数据收集、分类、存储和应用层面，研究人员应从信息技术发展态势开展前瞻性研究，将知识和数据紧密连接，扩大知识应用层面，将知识以智慧方式展现出来，让公众能够更加直观地了解档案知识。同时，智慧档案馆技术核心层应重点突出智慧性，逐渐提升智慧档案馆智能技术应用，提高档案管理智能化和信息化管理水平。大量新兴信息技术不仅可以让智慧档案馆数据处理能力有较大提高，还能转变档案馆与公众互动方式，让更多的人可以了解智慧档案馆的实际应用价值。2.技术支撑层技术支撑层应当以资源、技术、管理、制度、安全为主要支撑点，通过构建子系统方式来实现智慧应用。研究人员应从技术集成创新和共享发展理念，将技术核心层智慧应用完整展现出来，为智慧档案馆建设提供更多技术支撑。（1）资源系统。资源是档案馆重要的工作内容，更是智慧档案馆的设计核心要点，要求智慧档案馆要转变传统的资源管理方式，不断增加新兴技术应用范围，丰富档案资源管理工作。智慧档案馆资源系统还要以节省运行成本为出发点，有效整合档案资源管理工作涉及的人力、物力和财力，实现档案资源管理和信息技术的有效融合。档案资源系统要将人力资源优势进一步扩大，使档案馆可以和公众有效互动，构建双向沟通渠道，使智慧档案馆可以根据公众档案需求，提供更加精准的档案服务，提高档案资源管理精准化程度。智慧档案馆还要加强物力资源管理质量，将档案资源管理涉及的物力资源实行在线统一管理，降低人为因素干扰。而技术资源则主要集中在以人工智能、大数据和云计算等先进互联网技术，是提高档案馆资源管理工作的技术支撑，更是实现智慧管理的重要举措。（2）技术系统。技术系统是整个智慧档案馆顶层架构设计工作的重要组成部分，更是信息技术应用于智慧档案馆的重要路径。研究人员应根据信息技术特点，加大对档案管理工作的研究深度，使信息技术能够和档案馆工作全面对接，实现档案管理智能化目标，还能让智慧档案馆具有更强的技术扩展空间。技术系统设计工作应按照分层设计原则，按照智慧档案馆应用层面可以划分为感知、传输、平台及应用层面。其中，感知层面主要是为顶层架构打下坚实基础，大量应用传感技术，并利用人工智能技术应用优势，使生物特征转化为信息特征，管理人员只需要语音交流就可以完成档案管理工作，在海量档案数据中搜寻相关内容。感知层还可以设置电子标签方式，将不同档案数据化为不同标签，使公众可以按照电子标签提示，提取档案资料，使智慧档案馆更加智能化；传输层则主要将多种网络传输技术集成应用，是智慧档案馆与内外界沟通的关键要点，可以为公众提供更加优质的档案查阅和下载功能，还可以为感知层收集更多关键数据；平台层则是智慧档案馆顶层架构设计中的技术核心，档案管理人员只需要根据档案管理工作需求，可以创建相对应的功能，平台层还能将档案数据实现内外部共享；应用层则主要是互联网爬虫技术，方便公众检索相关内容，实现高精度内容搜索功能，使“智慧”得以全面发挥。（3）管理系统。管理系统主要是为档案管理工作提供助力的重要系统板块，主要是因为智慧档案馆数据资源管理与传统管理存在差异，要求管理系统要转变传统档案工作方式，使档案管理人员能够快速适应智慧档案馆。智慧档案馆建设和应用需要大量的专业技术人员，不仅是信息技术领域，还要在信息管理领域有所突破，要根据智慧档案馆智能化和信息化程度，构建相关管理机制，加强智慧档案馆日常维护工作力度。管理系统主要功能实现应集中在决策、协调、管理与执行模块，还要根据档案馆日常管理工作需求，增加审计和咨询模块，才能让智慧档案馆更加符合档案管理工作需求。管理系统还要具有良好的可扩展性，要满足档案馆日常管理工作需求，还要做好档案馆和公众交流互动工作，实现档案馆多元化管理目标。（4）制度系统。在开展智慧档案馆顶层架构设计工作中，制度系统是根据档案管理工作法律、标准、评价和配套功能为出发点，是减少智慧档案馆建设困难的重要技术。首先，智慧档案馆顶层架构要根据相关法律法规开展，这是智慧档案馆建设的基础条件，研究人员应认真分析档案管理和信息安全法律法规，推动智慧档案馆长远发展；其次，智慧档案馆还要始终贯彻落实国家标准，要充分考虑到与其他档案馆的互动交流工作，要在国家标准基础上开展各项研究工作，还要为智慧档案馆未来的功能扩展与更新打下良好基础。制度系统不仅涉及法律和标准，还要包含内容评估模块，档案馆要根据自身管理制度要求，将相关工作纳入制度系统中，全面提高智慧档案馆的实用性。（5）安全系统。互联网安全是档案馆能否正常开展工作的关键要素，研究人员应以体系设计方面为出发点，采用交互方式开展安全系统设计工作，要实现数据资源利用最大化，还要将技术、政策和档案馆管理工作作为重要内容，构建出符合智慧档案馆的信息安全体系。研究人员要基于现有信息安全技术，加大对信息安全核心技术创新工作，还要根据智慧档案馆顶层架构设计原理，将信息安全系统融合到智慧档案馆体系中。安全系统还要基于物联网和云计算技术要求，构建档案馆内部信息安全管理体系，确保档案数据始终处于安全状态。安全系统还要根据国家工信部门要求，严格落实档案馆信息安全管理制度，要定期开展安全系统更新升级工作，还要全面评估智慧档案馆体系安全性。安全系统还要具有应急防范功能，将常见信息安全问题整理成防范程序，当智慧档案馆受到信息安全影响时，应急防范功能就可以按照预定程序启动，减少互联网对智慧档案馆正常运行的影响。3.应用服务层应用服务是帮助档案管理人员开展工作的重要支撑，其设计理念应基于技术核心层要点，完美发挥档案管理事业文化内涵，并整合智慧档案馆信息技术优势，重点提升档案馆公众服务职能。应用服务层是顶层架构的重要支撑点，其研究方向应基于智慧档案馆未来发展趋势，将各项服务转化为相关工作，并提供全套的智慧服务功能。首先，应用服务层建设应根据感知层功能，将档案数据收集、挖掘、分析融入一体，构建高效的档案资料搜索功能，让公众可以根据自身喜好访问档案资料，实现海量档案数据资源一键查询功能，还要协助档案管理人员开展日常维护工作；其次，要发挥移动互联网的技术优势。智慧档案馆要根据新媒体技术应用特点，将档案在线服务功能逐渐延伸到智能终端，可以让公众通过无线网络访问档案数据平台，根据移动终端功能特点，实现多渠道访问智慧档案馆功能；最后，要根据档案数据资源开发出更多的智能化服务功能，要深入挖掘档案资料数据资源，找出其中高价值的档案数据，根据数据敏感性和重要性，决定是否向公众开放。应用服务层还要根据不同公众档案数据访问要求，提供个性化的数据信息推送功能，全面提高档案数据利用率。三、智慧档案馆顶层架构运行机理研究1.档案管理和应用需求机理构建智慧档案馆主要是为了提高档案管理工作效率，为更多公众提供个性化的档案数据资源服务。研究人员应根据档案管理和应用需求开展设计工作，还要定位各项功能主要面对的人群，明确智慧档案馆主要研究方向，减少智慧档案馆研究阻碍。研究人员应根据不同人群对档案数据的需求，做好应用服务，优化工作，明确各子系统主要功能和扩展方向，将服务功能划分到不同系统，充分发挥档案馆资源信息优势。2.协同机理基于档案管理工作涉及科目相对较多，在构建智慧档案馆时要增加相关管理科目，还要根据各项工作和服务开发相对应的子系统。研究人员应以智慧档案馆发展全局为出发点，统筹好各应用层面的基本要素，充分发挥各项技术功能优势，确保各项功能能够正常使用。基于不同功能属性的系统开发工作，在研究初期可能会存在功能定位不全情况，研究人员需要根据功能层面和技术的互补性，从底层向顶层架构优化，逐渐让智慧档案馆功能技术走向成熟。3.循环反馈机理构建智慧档案馆主要是为了推动档案数据的高效利用，使档案数据能够挖掘出更大的应用价值。在开展顶层架构模式研究工作时，还要实现循环反馈机理目标。重点应突出核心、支撑应用服务等功能层次，技术核心层更要以档案管理独特文化价值为核心，确保智慧档案馆总体开发思路方向正确，而支撑层则主要为各项功能提供技术支持。应用服务层则是将智慧档案馆功能完整展现出来，三个层面既有不同点，也有共同点，都是通过动态循环方式展现智慧档案馆的应用价值，还能推动档案馆向高质量方向发展。4.开放式创新机理基于档案馆具有较强的公众特点，这意味智慧档案馆技术原理也应是一种开放状态，还需要不断从外界收集资源数据，实现档案数据资源在线共享，使智慧档案馆能够成为区域档案管理中心，为各种档案数据资源提供各项服务。智慧档案馆采用開放式技术的同时，研究人员也需要根据这种特点创新档案资源管理技术，要让智慧档案馆具有更强的应用价值，从而突破传统档案馆管理模式时间和空间限制。智慧档案馆可以根据公众访问喜好，分析公众档案数据查阅习惯，根据不同人群开发出更多个性化服务。5.主导机理在建设智慧档案馆时，可以按照不同建设周期的主要特点，划分为不同建设阶段，可以分为初级、成长和成熟。而不同阶段建设重点也存在差异，涉及不同的功能和服务主导权问题，研究人员需要根据不同阶段研究特点，采用主导转化机理开发方式。在建设初期，应当以技术实现和创新为主，要平衡好智慧档案馆各项管理功能和系统研究要点，以有效缩短研发时间。