新时代数码照片档案规范化管理内容及路径刍议

摘要：近年来，随着电子信息技术的发展和应用，传统的胶片型照片逐渐被数码照片所取代，数码照片数量和规模呈现出快速增长态势。数码照片档案具有去实体化、不可逆性和真实性等特点，需要从归档、整理和著录、存储和保管、利用和鉴定销毁等方面全面做好数码照片档案规范化管理，不断提升数码照片档案规范化管理水平，守牢数码照片档案安全底线，发挥数码照片档案价值最大化。关键词：数码照片档案；档案管理；规范化概述与文本类档案不同，照片档案更加直观、具体和生动，其形成、归档、保存及利用具有区别于文本类档案的独特方法[1]。近年来，随着计算机信息技术的普及和应用以及数码技术的更新迭代，传统的胶片型照片数量和越来越少，数码照片档案则呈现出快速增长态势，成为现场客观记录最为珍贵的一手资料之一，是十分宝贵的不可再生资源[2]。数码照片档案有其自身特点，其归档、分类、存储的技术标准和要求也有着显著特点。规范化是实现档案管理标准化的重要手段。但规范化往往既会受到主观因素的影响，又会受到一些客观因素的制约，国家档案局专门制定了《数码照片归档与管理规范》，从数码照片及数码照片档案的各个方面提出规范化的标准要求和内容，还附带有“规范性附录”，进一步明确了数码照片档案全宗号、保管期限、年度、照片组号、张号、摄影者、参见号等相关著录项目，为新时代做好数码照片档案规范化管理提供有力指导。1数码照片档案及特点根据《数码照片归档与管理规范》中有关“数码照片”“数码照片档案”术语定义的内涵来看，数码照片档案具有与其他档案较大的差别。一方面，数码照片形成、存储及档案管理高度依赖于技术设备和载体；另一方面，数码照片档案分类、编目、著录有着专门的规定和要求，这也反映出数码照片档案与其他领域档案的不同之处。1.1形式去实体化从数码照片及数码照片档案的定义来看，其形成离不开数字成像设备，其阅读和处理依赖于计算机等数字设备。与传统照片档案存在实体物相比，数码照片档案无实体底片，没有“银盐胶片”那样纸质形态的“实体”，也没有传统照片档案意义上的“底片”。从技术角度来看，数码照片档案实际上是数字成像设备采集并保存在数码照片内的Exif信息，是一组参数。数码照片档案存储的载体主要是磁盘、磁带或光盘。一般采用层级文件夹形式存储，在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹，在总文件夹下依次按保管期限、年度及照片组建立层级子文件夹，且归档数码照片档案的格式主要有JPEG、TIFF或RAW等。1.2形成不可逆性从数码照片档案的著录项目组成来看，除了传统的全宗号、年度、部门、保管期限等一般性规定外，还包括摄影者、组题名、文字说明、参见号、照片组号。而且，数码照片拍摄时，其形成的场景是即时性的，是在特定时间点聚焦特定对象的瞬时状态，一旦错过将造成无法挽回的遗憾。因此，从数码照片档案的形成特性和著录项目组成来看，数码照片档案具有形成不可逆性[3]。基于此特点，数码照片档案形成前，需要提前做好拍摄前的各项预案工作，特别是重大活动、重要会议举行前，要熟悉总体场景、关键环节、人物出席等，从不同时段、不同角度拍摄多张数码照片，确保数码照片档案完整。1.3Exif信息真实性可交换图像文件格式（Exchangeableimagefileformat，简称Exif）是专门为数码相机照片设定，可记录数码照片的属性信息和拍摄数据。数码照片档案作为一种电子文件，既包括人物、事件、会议等重要信息，又包括焦距、ISO、拍摄光圈、快门、型号、制造厂商、感光度等数码相机数字成像设备。而且这些信息内容均被镶嵌于JEPG、TIFF、RAW等格式中，从而形成对数码照片档案的“身份证明”，确保数码照片档案信息的真实性。尤其是RAW格式数码照片档案，由于无需在格式的头部插入Exif信息以保证真实性，在数码照片档案真实性保障方面，RAW格式更具优势[4]。2数码照片档案规范化管理内容淄博市体育中心于2009年7月建成，由体育场、综合体育馆和游泳跳水馆“一场两馆”三大主体工程构成。淄博市体育中心建成后先后成为第11届全运会分赛场、第22届山东省运动会主会场，也承办了十一运男子足球赛等一系列重大赛事，在此过程中留下了大量数码照片档案，见证了诸多赛事的经典时刻。为做好数码照片档案规范化管理，淄博市体育中心严格按照《档案法》《大型运动会档案管理办法》《山东省档案条例》《数码照片归档与管理规范》《淄博市体育局档案管理实施办法》相關规定，从数码照片档案归档、整理、著录、存储、保管、利用和鉴定销毁等，做到全过程规范化管理。要精心筛选归档数码照片，严格执行数码照片档案归档格式、分辨率、时间等要求，并进行科学分组、规范文字说明，从分类和排列、编号和编目等方面切实规范数码照片档案整理和著录，从存储结构、存储条件和数字安全等方面要规范数码照片档案的存储和保管。此外，还需要做好数码照片档案的规范利用和鉴定销毁等工作。2.1规范归档（1）精心筛选。按照“去粗存精”“去粗保真”的原则，把“Exif信息明晰、拍摄人、拍摄主题突出、主要人物明确”“内容确定、文字说明完整”且“有典型性、代表性”的数码照片作为归档筛选重点。（2）严格要求。数码照片档案格式推荐使用JPEG、TIFF或RAW；单张数码照片分辨率为500万像素，即2560×1920；数码照片档案应有Exif信息、文字说明；数码照片档案应为原始图像文件；坚持数码照片拍摄结束及时归档原则，至迟不得超过次年6月底前完成归档。（3）科学分组。数码照片档案分组应坚持“同一次”活动、会议、事件的照片归为一组。（4）规范文字说明。数码照片档案应有相应的文字说明，文字说明要能够反映数码照片主要内容：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。编写的文字说明应注意可靠性与简明性，文字与照片应互为参见、文图配套齐全。2.2规范整理和著录（1）规范分类和排列。根据《数码照片归档与管理规范》及相关规定，同一全宗数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”进行科学分类，其中“照片组”即若干张密切关联的数码照片的集合，如一次运动会、一次赛事、一次会议。同一照片组内数码照片档案根据数码照片档案形成时间排列。（2）规范编号和编目。将文件夹中每张照片进行排序、编号，可按照“序号+时间+主题”文字说明。如“202303200体育中心服务宣传周活动”文件夹内数码照片档案排序、编号方式：0002＼20230321＼开幕式全景，0003＼20230321＼xx局长讲话。规范编目包括规范数码照片档案内目录、总目录、分类目录和专题目录等等。每一类目录著录项目都要规范，包括字段名称、字段名（见表1）。2.3规范存储和保管数码照片档案存储与其他载体档案有着明显不同：在存储结构上，采用层级文件夹形式存储。通常是按照总文件夹/保管期限/年度/照片组等层级式存储。如E：＼数码照片档案＼YJ＼2022＼0005＼。存储的载体主要有磁帶、硬磁盘、只读光盘，只读光盘应用更为广泛。在存储数量上，采用一式3套，可分别标为A、B、C，分别作为封存保管、查阅利用和异地保存。存储条件上，避免直接擦、划、触摸记录涂层以及挤压、堆叠和弯折，远离强磁场、有害气体，注意防尘、防光、防磁、防摔，控制好温度和相对湿度，并定期进行安全检查，按照“2年”抽检1次、“4年”转存1次的频率，抽样检查率不低于10%，做好存储数码照片档案抽检、转存。近年来，随着计算机信息技术、数据库技术的应用，数码照片档案也面临着病毒、黑客等非传统安全因素威胁，要安装正版查杀毒软件，定期查杀毒，并及时做好软件升级；采用技术措施，保护数码照片档案的原始性、真实性，禁止直接使用未经杀毒的外来磁盘、光盘[5]。2.4规范利用和鉴定销毁数码照片档案在经济社会发展过程中也发挥着十分重要的作用，利用频繁。同时，已到保管期限的数码照片档案还需要对其进行鉴定、销毁，做到规范利用。严格按照数码照片档案单位利用借阅的具体制度执行，履行相应的查档、借档手续，满足规范利用所需的条件，要确保数码照片档案信息安全，避免发生信息泄露或者在利用过程中导致档案损毁、丢失。规范化开展数码照片档案鉴定销毁，收集馆藏数码照片档案到期情况，掌握需要鉴定的数码照片档案范围，然后逐张逐份登记造册，并进行分批、分期鉴定。经鉴定需要继续保存的，应注明；经鉴定需要销毁的，应编制数码照片档案销毁清册，一式两份，按照规范的流程做好销毁[6]。3数码照片档案规范化管理策略3.1不断增强规范化意识机关、企事业单位领导要高度重视数码照片档案的规范化工作。要把档案工作，尤其是档案规范化建设作为一项长期性工作，做到常提醒、常部署、常要求。要在思想上充分认识到规范化对于数码照片档案管理的重要现实意义，切实把“规范”放在心中、抓在手上。切实提高政治站位，积极开展形式丰富、灵活多样的数码照片档案规范化知识的宣传教育，增强档案管理者、一线工作人员的规范化意识。要把规范化作为衡量档案工作成效的重要标尺，始终以《档案法》《数码照片归档与管理规范》等法律法规、规范标准为遵循，注重把各项规范标准和要求落实到具体行动中。要围绕“存史、资政、育人”的要求和标准，积极探索“传帮带”工作机制[7]，传承数码照片档案规范化管理优良传统。进一步明确数码照片档案规范化管理程序、管理责任及内容，以责任制倒逼规范行为的落实。3.2不断健全规范化机制要从建立制度、落实制度和完善制度三个方面持续健全数码照片档案规范化工作机制。首先是要健全各项规章制度、标准规范。以《数码照片归档与管理规范》《照片类电子档案元数据方案》为标准，建立数码照片档案收集、归档、整理、利用等各项规章制度，以严格的制度、标准体系来保障数码照片档案规范化。其次是要落实各项规章制度、标准规范。在数码照片档案的归档、分类、文字说明、编号、编目、分类、排列、存储、保管、利用以及鉴定和销毁等实际工作中，要把各项规章制度、标准规范作为数码照片档案管理的现实依据，定期开展监督检查，把规范化落实情况及成效作为档案工作考核的一项重要内容，实行奖优罚劣。再次是要完善各项规章制度、标准规范。随着数码技术的发展，档案管理理念的变化，数码照片档案规范化管理的要求也会不断地发生新的变化、提出新的要求，要根据这些新变化、新要求，及时的更新和完善各项规范化管理的规章制度、标准规范。如根据数字化的要求，数码照片档案录入数据库，要及时做好“四性”检测，按照“四性”的标准和要求做好相关规章制度、标准规范的“立改废”。3.3不断提升规范化水平数码照片档案规范化管理，一方面，广大档案工作者要熟悉数码照片档案管理的各项规章制度、标准规范，要切实加强《档案法》《保密法》《数码照片归档与管理规范》《档案征集工作规范》等法规和标准的自主学习，不断提升专业素能。还要注重思想教育，提升政治站位，提高政治“三力”，增强做好数码照片档案规范化管理的使命感、责任感。另一方面，单位要积极开展各项业务知识专题讲座、业务培训，重点是要组织档案工作者加强数码照片档案有关标准、规范的学习，通过邀请