《现代秘书思维》课件-精准思维

TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR现代文秘专业教学资源库1.情景案例导入2.精准思维概念分析3.现代秘书工作场景运用4.精准思维互动讨论PART01PART02PART03PART0401情景案例导入YOURTITLE现代文秘专业教学资源库

某知名企业即将举办一场重要的商务会议，邀请了来自全国各地的行业专家、合作伙伴及媒体记者。作为公司秘书的小李，负责本次会务接待的策划与执行工作。然而，在会务接待过程中，由于小李未能充分运用精准思维，导致了一系列问题的出现。会前准备阶段小李在安排会议日程时，未能精确计算各环节的所需时间，导致会议进程过于紧凑，与会者感到疲惫不堪。同时，对于参会人员的餐饮口味、特殊需求等信息收集不够精准，造成了一些不必要的浪费和不满。会中服务阶段在会议进行过程中，小李对于会议现场的控制不够精准。例如，未能及时调整音响设备，导致部分与会者听不清发言内容；未能精确把握会议节奏，导致讨论时间过长或偏离主题。此外，对于与会者的即时需求反应不够迅速，如未能及时提供所需资料、文具等。精准思维案例导入会后跟进阶段会议结束后，小李在整理会议成果、收集反馈意见等方面也显得不够精准。部分与会者的反馈意见未能及时汇总、分析，导致公司无法对会议效果进行准确评估。同时，对于会议中提出的问题和建议，也未能制定出具体的改进措施和行动计划。精准思维案例导入

案例讨论1.为什么说小李在本次会务接待中未使用精准思维？2.如果你是这位秘书，你会如何进一步改进你的会务接待能力？3.在实际工作中，如何培养和提高自己的精准思维思维能力？通过本案例，学生可以深刻体会到精准思维在会务接待工作中的重要性。精准思维要求秘书在会务接待过程中，对每个环节都进行精确的计划、执行和评估，确保会议的顺利进行和取得预期效果。精准思维案例分析习近平总书记强调：“要强化精准思维，做到谋划时统揽大局、操作中细致精当，以绣花功夫把工作做扎实、做到位。”新时代新征程上，改革发展稳定任务艰巨繁重，广大党员干部要强化精准思维，从大局出发谋策略，以精准施策干实事，努力把党中央决策部署落实落细，更好守初心、担使命、出业绩。PART02PART01PART03PART0402精准思维概念YOURTITLE现代文秘专业教学资源库精准思维，指主体在认识、谋划、施策、操作和落实的工作过程中，精准落细落实的思想和工作方法。如果对工作、对事业仅仅满足于一般化、满足于过得去，眉毛胡子一把抓，那么问题就会被掩盖。只有抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，才能化繁为简，精准发力、精准到位，保证“出拳”的针对性和准确性，科学高效地解决问题。精准思维强调具体和准确，要求动作精准到位、在一个个具体的点上解决问题。精准思维的特点高效性010203针对性精准思维强调精准发力，注重精准施策，做到落细落小、达到精美精致。在解决问题的实践中，它始终坚持真抓实干、注重务实。精准思维始终围绕问题进行有指向性的分析和方向性的解决，它要求“把准脉”“开准方”，直击要害解决问题。精准思维在定位、确定方位、找准方向方面具有优势，是成事之基。它有助于提高工作效率，减少无效劳动。务实性精准思维的步骤精确识别问题R精准分析问题A制定精准策略C精细执行与调整I需要收集与问题相关的各种信息，包括数据、文档、访谈记录等。确保信息的准确性和完整性是此步骤的关键。通过逻辑推理和演绎，对问题进行深入剖析，确保分析的深度和广度。基于问题的分析结果，设定明确、可衡量的目标，确保策略的方向性。在执行过程中，要确保每个环节都按照计划进行，避免出现偏差。收集反馈信息，及时发现问题并进行调整。PART03PART01PART03PART0403精准思维场景运用YOURTITLE现代文秘专业教学资源库精准思维在秘书工作中的运用场景3场景1场景2秘书需要运用精准思维对大量信息进行筛选和传达文件管理与归档工作中，准确分类标识保管流通会议筹备与组织过程中，精准思维把控PART04PART01PART03PART0304互动讨论YOURTITLE现代文秘专业教学资源库分享你使用精准思维经历分享自己在工作或生活中运用精准思维的经历。小组讨论这些经历对于提升个人和团队效能的影响TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR精准思维1.SWOT矩阵的概念2.SWOT矩阵的步骤3.现代秘书写作事务应用4.实训任务PART01PART02PART03PART0401SWOT矩阵的概念YOURTITLE现代文秘专业教学资源库海因茨·韦里克（HeinzWeihrich）美国旧金山大学国际管理和行为科学教授，研究方向包括管理学、国际企业管理和行为科学。SWOT矩阵创始人SWOT矩阵概念SWOT矩阵，也被称为态势分析法或强弱机危综合分析法。SWOT矩阵，也被称为强弱机危综合分析法或态势分析法，由四个部分组成，分别是“优势”（Strengths）、“劣势”（Weaknesses）、“机会”（Opportunities）和“威胁”（Threats）。通过调查列举出来，并依照矩阵形式排列，然后用系统分析的思想，把各种因素相互匹配起来加以分析，从中得出一系列相应的结论。SWOT分析方法SWOTS-Strength

强项与优势W-Weakness

弱项与劣势O-

Opportunity机会与机遇T

-Threat威胁与对手常用于现状分析、竞争分析、战略分析能够相对客观、准确地分析和研究现状与对策内部条件外部环境现状描述PART02PART01PART03PART0402SWOT矩阵分析的步骤YOURTITLE现代文秘专业教学资源库SWOT矩阵分析步骤1第一步包括外部环境分析和内部环境分析两部分。环境因素分析2第二步将调查的出的各种因素填入矩阵图、按轻重缓急或影响程度等排序方式，构造SWOT矩阵构造SOWT矩阵3第三步包括战略（方针、目标）、战术（路线图）和战法（步骤）3部分。制定战略计划SWOT矩阵分析的步骤Strength

WeaknessOpportunity

Threat1.擅长什么？

2.能做什么别人做不到的？

3.和别人有什么不同的？

4.为什么能得到客户的认可？

5.最近因何成功？1.什么做不来？

2.缺乏什么能力？

3.别人有什么比我们好？

4.不能够满足何种客户？

5.最近因何失败？1.市场中有什么适合我们的机会？

2.可以提供什么新的技术、服务？

3.可以吸引什么新的客户？

4.怎样可以与众不同？

5.组织在5-10年内的发展？

1.市场最近有什么改变？2.竞争者最近在做什么？3.是否赶不上客户需求的改变？4.政经环境的改变是否会伤害组织？5.是否有什么事可能会威胁到组织的生存？SWOT矩阵分析的步骤从内部因素角度分析当前存在的优势与劣势，它们是自身存在的积极和消极因素，属主动因素，在调查分析这些因素时，要尽量客观、全面，无论优势劣势都要有具体内容作为支持，不仅要考虑到历史与现状，而且更要考虑未来发展问题。

从外部影响因素角度分析当前存在的机遇与威胁，它们不可控制的、对分析对象的发展直接有影响的有利和不利因素，属于客观因素，要尽量客观、全面，无论机遇威胁都要分析其相关程度、影响程度，并有具体内容作为支持鼓励参与分析的人员继续丰富SWOT列表，直到不能再提出新的要素。首先考虑关键因素，要将那些有直接的、重要的、迫切的、久远的影响因素优先排列出来，而将那些间接的、次要的、不急的、短暂的影响因素排列在后面。根据各个要素对分析内容的支持力度、相关度、影响度、明晰程度进行删减排列，直到SWOT内容翔实有据。实施要点PART03PART01PART03PART0403现代秘书工作运用YOURTITLE现代文秘专业教学资源库现代秘书工作情境导入某企业为了接待一位重要的潜在客户及其团队制定了一份商务接待的安排计划，本次接待目的是为了，建立良好的合作关系，展示公司实力和专业形象。1.机场迎接：安排专人在机场迎接客户，并安排舒适的车辆接送至酒店。2.欢迎晚宴：在酒店举办欢迎晚宴，邀请公司高层出席，为客户接风洗尘。3.参观公司：安排客户参观公司总部，介绍公司的发展历程、业务范围和未来规划。4.商务会谈：与客户进行深入的商务会谈，了解客户需求，探讨合作方案。尽管如此整个接待顺利完成，然而该企业到访结束后选择了别的企业合作，到底什么原因造成本次商务接待未取得效果，下次怎样才能提前规避？工作情境SWOT矩阵的运用竞争优势STRENGTHS公司安排了专人在机场迎接客户，并为客户准备了舒适的车辆接送，体现了公司的诚意和专业。欢迎晚宴和送别晚宴的举办，为客户提供了良好的交流机会，有助于建立良好的关系。参观公司总部，展示了公司的实力和专业形象，增加了客户对公司的信任度。竞争劣势WEAKNESSES商务会谈中，可能会因为文化差异或沟通障碍导致信息传递不畅，影响合作进展。接待安排过于紧凑，可能会让客户感到疲惫，影响客户对公司的印象。SWSWOT矩阵的运用机会OPPORTUNITIES通过与客户的深入交流，了解客户需求，为公司提供了业务拓展的机会。展示公司的实力和专业形象，有助于吸引更多的潜在客户。威胁THREATS

竞争对手可能会在客户来访期间采取行动，影响客户的决策。客户可能会对公司提出更高的要求，增加合作的难度。OTSWOT矩阵的运用制定计划的基本思路运用综合分析方法，将排列与考虑的各种环境因素相互匹配起来加以组合，精准得出一系列可选择的对策。发挥优势因素分析劣势因素，并克服劣势因素利用机会因素识别威胁因素，并规避或化解威胁因素考虑过去考虑过去，立足当前，着眼未来SWOT矩阵的运用1.加强与客户的沟通，了解客户的需求和期望，提前做好准备。12.优化接待安排，合理安排时间和活动，避免让客户感到疲惫。23.提高团队的协作能力和应变能力，及时解决可能出现的问题。34.加强对竞争对手的监测，及时了解竞争对手的动态，制定相应的应对策略。4为了提高商务接待的效果，可以采取以下措施：PART04PART01PART03PART0304实训任务YOURTITLE现代文秘专业教学资源库精准思维实训任务你是一家中型企业的秘书，最近公司计划与一家大型跨国公司合作。为了促成这次合作，公司安排了一次重要的商务接待活动，需要你负责组织和协调。你需要制定一份详细的接待计划，并在活动中展示你的组织和沟通能力。从精准思维的角度，完成并分析接待计划，针对分析结果可以制定相应的策略和措施，以提高公司的接待能力和服务水平。请你使用SWOT矩阵分析，按照应用步骤，完成了解公司在这次接待活动中的优势、劣势、机会和威胁的分析。实训情境TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR精准思维1.鱼骨图的概念2.鱼骨图的步骤3.现代秘书写作事务应用4.实训任务PART01PART02PART03PART0401鱼骨图的概念YOURTITLE现代文秘专业教学资源库爱石川馨（IshikawaKaoru）品管圈之父、日本式质量管理的集大成者。至理名言：标准不是决策的最终来源，客户满意才是。（1915.07-1989.04)鱼骨图概念鱼骨图因其形状如鱼骨而得名。鱼骨图是由日本管理大师石川馨先生所发展出来的，故又名石川图。鱼骨图能精准找出问题背后的原因以解决问题，是一种发现问题“根本原因”的方法，它也可以称之为“因果图”。它是一种透过现象看本质的分析方法。问题原因原因原因原因鱼骨图的三种应用整理问题型各要素与特性值间不存在原因关系，而是结构构成体系。原因型鱼头在右，特性值通常以“为什么......”来写。鱼头在左，特性值通常以“如何提高/改善......”来写。对策型PART02PART01PART03PART0402鱼骨图的步骤YOURTITLE现代文秘专业教学资源库鱼骨图绘制步骤(1)填写鱼头，画出主骨决定品质特性，即要解决的问题主骨用粗线画，加箭头标志。

１特性注意：一条鱼只解决一个问题２主骨鱼骨图绘制步骤(2)填写大要因大骨上分类书写要因(一般是4~6个)，用四方框圈起来。

一般60度夹角３要点：绘图时，应保证大骨与主骨成60度夹角。

鱼骨图的分析大骨（大原因）通常代表是一个具体方向。对于鱼骨图的大骨通常采用6M（5M1E）方法。管理类问题一般从“人事时地物”层别，应视具体情况决定。测量6M方法物料机械人力环境ManpowerMachineryMaterialsMethodsMeasurementMother-nature鱼骨图绘制步骤(3)找出中要因中骨一般描述事实：如“客户投诉”。

特性(4)找出小要因小骨要围绕“为什么?”来写。

特性要点：绘图时，应保证中骨与主骨平行，小骨与大骨平行。

鱼骨图绘制步骤(5)用特殊符号标识重要因素考虑对特性影响的大小和对策的可能性，精准确定要因。追查要因的时候，要由全员讨论决定。将深究的要因称为「主要因」，用”O“标记，且标记在最末端原因(不一定最后的原因都是主要因)PART03PART01PART03PART0403现代秘书工作运用YOURTITLE现代文秘专业教学资源库现代秘书工作情境导入某大型企业举办年度战略会议，小A所在的会务团队负责全程策划和执行。尽管为了确保会议的顺利进行，他们已提前一个月就开始着手筹备。然而，在筹备过程中他们还是未能充分考虑到交通因素的影响。会议当天，会议地点附近的交通状况异常拥堵，参会人员无法按时到达，导致会议进程混乱，会议进程过半还不断传出参会人员因找不到座位小声询问的声音，整个会议在混乱中匆忙结束，该企业的形象更因本次会议受到了影响。会务团队对这次活动进行的复盘，归纳出了很多原因，住宿