第2章行政公文第1节

第二章行政公文第一节行政公文概述授课要点：了解行政公文的概念、种类、特点、作用把握行政公文的书面格式及办理。

（一）概念一、行政公文的概念及其种类公文是公务文书的简称。它有广义、次广义和狭义之分。广义的公文，是指机关、团体、企事业单位在公务活动中所使用的书面材料的总称。次广义公文，特指法定公文，即由我国的党、政、军等首脑机关以“公文处理办法”的形式规定的，用于各自行使职能的过程中必不可少的书面材料，因此，有党的公文、行政公文、军用公文之分。狭义的公文，仅指法定公文中的行政公文。我们这里将要学习的就是行政公文。行政公文（以下简称公文），是行政机关在行政管理过程中所形成的，具有法定效力和规范体式的公务文书。它是传达贯彻党和国家的方针、政策和制度，进行依法行政和公务活动的重要工具。（二）种类国务院办公厅2000年8月24日修订发布，于2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中规定的公文种类共有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。一、行政公文的概念及其种类上述公文，按照行文方向划分，有下述三种：

1.上行文。指的是具有隶属关系的下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。

2.平行文。指同一组织系统的同级机关或不相隶属机关之间的来往公文，如函、议案等。

3.下行文。指领导机关对下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等。

有些公文的行文方向并不十分固定。例如通知，主要为下行文，有时也具有平行文的性质；函，主要是平行文，有时也兼用作上行文。

此外，公文按缓急程度可划分为：特急、急件、一般文件三类;按保密级别可划分为：绝密、机密和秘密三类。一、行政公文的概念及其种类二、行政公文的特点及其作用

（一）特点1.法定的权威性行政公文是通过法律程序和行政手段产生的，体现了行政机关的权力和权威性，对受文单位（或个人）有着不可动摇的法律管制力和行政约束力。2.明确的效用性公文是在公务活动中为解决实际问题的需要而产生的，是为了现实的特定工作或为了完成特定的现实任务而制作发布的，因而具有明确的效用性。这种效用性即我们通常所说的现实执行效用，决定了公文无论做什么，都要明确具体的目的，必须针对公务活动中的具体情况，适时提出具体意见、方法或做出明确规定、解释。这种效用性还决定了公文必须快写、快发、快处理，以提高机关工作的办公效率。二、行政公文的特点及其作用

（一）特点5.作者的特定性公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。3.严格的时效性即在法定的或一定的时间范围内，它的执行才有效。失掉现实执行效用的公文，可转为档案。4.程式的规范性程式的规范性是指公文的编制和办理具有一系列的原则、方法、程序和格式。二、行政公文的特点及其作用（二）作用1.管理调控作用2.约束规范作用4.宣传教育作用5.凭证资料作用3.协商交流作用三、行政公文的格式

公文格式，即公文的外观形式，是指公文的各个组成部分在公文中所占位置及其相互关系。

对公文的格式，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》和2000年1月1日起实施的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）中有严格的规定，这有利于行政公文在全国范围内统一使用，保证了公文的权威性、科学性，也便于各种现代化信息技术的处理与管理。

包括纸张要求、印刷要求和书面格式。书面格式与公文写作和处理的关系更直接、更密切。三、行政公文的格式1.眉首部分：

置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，也叫文头。包括：（1）份数序号；（2）秘密等级和保密期限；（3）紧急程度；（4）发文机关标识；（5）发文字号；（6）签发人。（一）书面格式眉首部分发文字号发文机关标识反红线眉首部分

（1）份数序号：是将一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数字顶格标识在眉首的左上角第一行。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。如发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。

（2）秘密等级和保密期限：秘密等级简称“密级”，是公文涉密程度的标识，根据涉密程度分“绝密”、“机密”、“秘密”三等，“平件”不予标注。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“★”隔开。眉首部分

（3）紧急程度：是对公文送达时限和办理速度要求的标识。紧急程度分为“特急”、“急件”两种，标识在眉首右上角“秘密等级”下方。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

眉首部分（4）发文机关标识：也叫文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。如“国务院办公厅文件”、“××省人民政府文件”。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。眉首部分

（5）发文字号：是由发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如“国办发〔2008〕9号”中的“国办”，是国务院办公厅的代字；“发”是指此文由国务院办公厅发出的；〔2008〕是指该文是2008年发出的；“9号”是国务院办公厅2008年发出的第9份文件。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。眉首部分（6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。

（一）书面格式2.主体部分：（1）标题；（2）主送机关；（3）正文；（4）附件说明；（5）成文日期；（6）印章；（7）附注。主体部分标题主送机关正文成文日期印章主体部分（1）标题。应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。在眉首横线下空２行，用２号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，排列对称，间距恰当；回行时要做到词意完整，不应把词、词组拆开。标题中除法规、转发文件、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（2）主送机关。是指公文主要受理机关，即负责主办或答复行文的机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关的统称，在标题下一行顶格用３号字标识，回行时仍顶格。主送机关后面标注冒号。上行文只有一个主送机关，下行文的多个主送机关按主次顺序排列，依据主送机关多少，及其级别和相互关系分别选用顿号、逗号、括号。公开发布的普发性公文，即直接向社会发布的命令、公告、通告等，通常不写主送机关。主体部分（3）正文。是公文具体内容部分。在主送机关下一行，每自然段左空2字。数字、年份不能回行。开头。用简洁的语言写明发文的目的、缘由、根据、起因。主体。这是公文最主要的部分，这部分要在“一文一事”的写作原则下，阐明公文的主要事项。具体内容“因文而异”。这部分的写法比较灵活，结构上多用总分式，先概括要点，再具体说明，分条列项，层次分明。要求重点突出、条理清楚。结尾。要根据公文内容和行文关系，或总结全文，或说明未尽事宜，或对受文机关提出具体要求或希望等。有些公文的结尾有较为固定的习惯用语。主体部分

（4）附件说明。附件是附在正文后的有关材料，包括随文转发、报送的文件，颁发的规章制度及文件中的报表、统计数字、人员名单等，是公文正文内容的有机组成部分，与公文正文具有同等效力。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（5）成文日期。成文日期即公文生效的时间，以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期在正文右下方右空4字，用汉字书写（“零”写作“○”）

，即俗称的“大写”，同时年、月、日要齐全。

主体部分

（6）印章。加盖印章或签署人姓名是公文生效的标志。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，都应当加盖印章。印章要端正、清晰，骑年压月。①单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。②联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。③特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

主体部分

（7）附注。附注是需要说明的其他事项，附注说明文件的阅读、传达范围、使用方法等，是对正文中有关名词术语及有关事项的注释、说明。如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。（一）书面格式

3.版记部分：（1）主题词；（2）抄送机关；（3）印发机关和日期；（4）版记中的反线；（5）版记的位置。版记部分主题词抄送机关印发机关和日期反线版记部分

（1）主题词。主题词是公文检索标识，是用来揭示公文基本内容并经过规范化处理的名词术语，便于各类公文的计算机存储、检索及管理工作。主题词一般由名词或名词性词组组成，以不少于三个、不超过五个为宜，依据涵义由大到小按类别词（反映公文主要类别）、类属词（反映公文具体内容）和文种词（反映公文形式）的顺序排列。使用公文主题词时，要从国务院办公厅编制的《国务院主题词表》中选用规范的主题词。主题词的选用组合以能否确切反映公文主题内容为原则。如《关于汽油价格调整的通告》这一主题词是：汽油价格调整通知。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

版记部分

（2）抄送机关。是指主送机关以外需要执行或知晓公文内容或协助办理的上级、下级或不相隶属的机关。公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。版记部分（3）印发机关和日期。印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（4）版记中的反线。版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。

（5）版记的位置。因为《国家行政机关公文格式》规定公文双面印刷，所以版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。版记部分（6）页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。（7）公文中的表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。版记部分（8）公文的特定格式①信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。②命令格式

命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标