共用会议室卫生管理制度

共用会议室卫生管理制度第一章总则

共用会议室卫生管理制度旨在保障会议环境的整洁与卫生，提高会议效率，确保公司各类会议的顺利进行。以下为共用会议室卫生管理制度的总则规定。

一、适用范围

本制度适用于公司内部所有共用会议室，包括但不限于各部门、项目组、多功能厅等。

二、卫生管理原则

1.会议室内外应保持整洁、卫生，禁止乱丢杂物。

2.所有人员在使用会议室前，应确保会议室环境卫生，使用后需恢复原状。

3.会议室内设施应定期检查、清洁和维护，确保正常使用。

三、责任分配

1.会议室内卫生由使用部门或项目组负责。

2.会议室设施维护由行政管理部门负责。

3.各部门应指定专人负责会议室卫生管理工作的落实。

四、违规处理

1.对违反本制度的个人或部门，视情节轻重，给予警告、通报批评等处理。

2.对于造成会议室设施损坏或严重污染的行为，应按照公司相关规定承担相应责任。

五、制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订方案由行政管理部门提出，报公司领导审批后实施。

六、制度解释

本制度的解释权归公司行政管理部门所有。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，以下为共用会议室会议流程的相关规定：

一、会议预约

1.使用部门或项目组需提前向行政管理部门预约会议室，填写《会议室预约申请表》，明确会议时间、参会人数、会议主题等信息。

2.行政管理部门收到预约申请后，根据会议室使用情况，安排合适的会议室，并通过邮件或电话通知申请部门。

3.如有特殊需求，如设备、布置等，申请部门应在预约时提前告知行政管理部门。

二、会议准备

1.申请部门在会议开始前30分钟到达会议室，进行会前准备工作，包括调试设备、布置场地、摆放资料等。

2.申请部门应确保会议室环境卫生，如有需要，可提前向行政管理部门申请保洁服务。

三、会议进行

1.会议主持人应严格按照会议议程进行，确保会议内容充实、高效。

2.参会人员应遵守会议纪律，不迟到、早退，不随意离场，手机调至静音或振动状态。

3.会议期间，如需使用会议室设备，应遵循设备操作规程，避免造成设备损坏。

四、会议记录

1.会议应指定专人负责记录，记录内容包括：会议主题、参会人员、主要讨论内容、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后24小时内整理完毕，并发送至参会人员及相关部门。

五、会议结束

1.会议结束后，申请部门应组织参会人员整理会议室，将设备、场地恢复原状，确保环境卫生。

2.申请部门应在会议结束后48小时内向行政管理部门反馈会议室使用情况，如有设施损坏或卫生问题，需及时告知。

六、会议资料归档

1.会议记录、决策文件等相关资料，申请部门应按照公司规定进行归档。

2.行政管理部门负责对会议资料进行整理、存档，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，提高公司工作效率，以下为会议纪要的跟踪落实相关规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由会议记录人负责整理，确保内容完整、准确。

2.会议纪要整理完毕后，应由会议主持人审核，确保纪要内容真实、可靠。

3.会议纪要应在会议结束后24小时内发送至参会人员及相关部门，并以邮件、公司内部通讯平台等方式公告。

二、会议决策任务的分配

1.会议纪要中涉及的决策任务，应明确责任部门、责任人和完成时限。

2.责任部门应在收到会议纪要后，尽快安排相关工作，确保决策任务按期完成。

三、会议决策跟踪与监督

1.行政管理部门应设立专门的会议决策跟踪机制，定期检查决策任务的执行情况。

2.责任部门应定期向行政管理部门汇报决策任务的进展，如有困难或问题，应及时沟通、协调解决。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司规定进行归档，便于日后查阅。

2.行政管理部门负责会议纪要的归档、管理，并定期对会议决策执行情况进行总结、分析，为改进会议管理提供依据。

五、会议决策的评估与反馈

1.会议决策执行完毕后，责任部门应对执行结果进行评估，并向行政管理部门反馈。

2.行政管理部门应根据反馈情况，对会议决策的执行效果进行评价，为后续会议提供参考。

六、责任追究

1.对于未按期完成决策任务或执行不力的部门和个人，将根据公司相关规定追究责任。

2.会议纪要的跟踪落实情况将作为部门和个人绩效考核的依据之一。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用和良好环境，以下为会议室管理规定的相关内容：

一、使用规范

1.会议室使用应遵循预约制度，未经预约不得擅自使用。

2.使用会议室时，应爱护室内设施，遵守会议纪律，保持安静，不吸烟、不乱丢垃圾。

3.会议室使用时间应严格按照预约时间执行，不得提前或延迟使用。

二、设施管理与维护

1.行政管理部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行。

2.如发现设施损坏，使用部门应及时报修，行政管理部门负责跟进维修进度。

3.会议室设备使用说明书应放置在显眼位置，方便使用人员查阅。

三、环境卫生

1.使用部门应在会议开始前确保会议室环境卫生，必要时可申请保洁服务。

2.会议结束后，使用部门应组织清理会议室，将设备、桌椅等恢复原状，保持环境整洁。

3.行政管理部门定期对会议室进行卫生检查，对不符合卫生要求的部门进行通报批评。

四、安全措施

1.会议室应配置必要的安全设施，如消防器材、紧急疏散指示等。

2.使用部门应了解会议室的安全设施位置及使用方法，确保会议安全。

3.会议期间，如有突发事件，应立即启动应急预案，确保人员安全。

五、会议室布局与调整

1.行政管理部门根据公司需求，适时调整会议室布局，提高使用效率。

2.如有特殊需求，使用部门可向行政管理部门提出会议室布局调整申请，经审批后实施。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门和个人，将视情节轻重给予相应处罚，如警告、通报批评等。

2.对于造成会议室设施损坏或环境污染的行为，应按公司规定承担相应责任。

七、持续改进

行政管理部门应定期收集会议室使用反馈，不断优化会议室管理规定，提高会议室使用效率和满意度。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司行政管理部门