机关会议服务管理制度

机关会议服务管理制度第一章总则

为确保机关会议的有序、高效进行，提高会议质量，明确会议服务管理的职责与流程，特制定本制度。

一、会议宗旨

会议是传达政策、研究问题、部署工作、沟通协调、决策重大事项的重要方式。会议服务管理工作应贯彻高效、务实、节俭的原则，注重会议质量，提高决策效能。

二、适用范围

本制度适用于机关内部各类会议的组织、服务和管理工作。包括但不限于：全体会议、办公会议、专题会议、业务会议等。

三、会议分类

1.全体会议：全体机关工作人员参加的会议。

2.办公会议：机关领导及各部门负责人参加的会议。

3.专题会议：针对特定问题或项目召开的会议。

4.业务会议：各部门针对业务工作召开的会议。

四、会议服务管理职责

1.会议组织部门负责会议的筹备、通知、布置、服务等工作。

2.各参会部门负责按时参加会议，提前准备会议材料，确保会议效果。

3.会议室管理部门负责会议室的日常管理、维护、保障等工作。

五、会议纪律

1.会议参加人员应按时到场，如有特殊情况需提前请假。

2.会议期间，手机等通讯工具应关闭或调至静音状态。

3.会议内容应严格保密，未经允许，不得擅自泄露。

4.会议参加人员应遵守会议纪律，不得无故离场、交头接耳、打瞌睡等。

六、本制度的解释权归机关办公室。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织部门应根据工作需要，明确会议的主题、目标和预期成果。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、资料准备等。

3.报批：会议方案需报请机关领导审批。

4.发送会议通知：会议组织部门应在会议召开前，将会议通知发送至各参会部门，并确保通知到位。

二、会议召开

1.会前签到：会议组织部门应安排专人负责签到工作，确保参会人员按时到场。

2.会议主持：由会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议议程：按照既定议程进行，各议题负责人依次发言。

4.会议讨论：参会人员就议题展开讨论，充分发表意见。

5.决策与总结：会议主持人根据讨论情况，进行决策或总结，明确工作要求和责任分工。

三、会议记录

1.安排专人记录：会议组织部门应安排专人负责记录会议内容，确保记录准确、完整。

2.记录会议讨论要点：包括主要观点、决策结果、工作部署等。

3.整理会议纪要：会议结束后，会议记录人员应及时整理会议纪要，并在规定时间内完成。

四、会议资料的收集与管理

1.会前收集：会议组织部门应提前收集与会议议题相关的资料，分发给参会人员。

2.会后归档：会议结束后，将会议资料、纪要等归档保存，以备查阅。

五、会议服务

1.会场布置：根据会议类型和参会人数，合理布置会场，确保舒适、便捷。

2.会议设施：检查会议设施设备，确保正常运行。

3.茶歇服务：根据会议时间安排，提供茶水、水果等茶歇服务。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会议组织部门负责清理会场，确保会场整洁。

3.会议纪要的跟踪落实：会议组织部门应跟踪督促会议纪要的执行情况，并及时向机关领导报告。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要整理完成后，由会议组织部门负责人进行初步审核。

2.报送机关领导审批，确保纪要内容符合会议决策和领导要求。

3.审批通过后，会议纪要应以正式文件形式发布，分发给各相关部门和参会人员。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应准确反映会议讨论的主要内容和决策结果。

2.要点清晰，条理分明，方便执行和跟踪。

3.对于重要决策和任务分工，应明确责任部门、责任人和完成时限。

三、会议纪要的跟踪与执行

1.会议组织部门应设立专门的跟踪协调人员，负责会议纪要的执行情况跟踪。

2.各责任部门应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，并按时上报执行进度。

3.跟踪协调人员定期收集执行情况，及时发现问题，并向机关领导报告。

四、会议纪要的反馈与评估

1.对于会议纪要中明确的任务，各部门在执行过程中遇到的问题和困难，应及时反馈给会议组织部门。

2.会议组织部门应定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析原因，提出改进措施。

3.根据执行情况，对相关责任部门和人员进行考核，确保会议决策得到有效落实。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要发布后，应按照规定进行归档，便于日后查阅。

2.建立会议纪要查阅制度，确保各部门和人员能够便捷地查阅到相关纪要。

3.加强会议纪要的保密工作，严格按照保密规定管理会议纪要。

六、会议纪要的持续改进

1.定期收集会议纪要执行过程中的意见和建议，为改进会议服务管理提供参考。

2.结合实际工作，不断优化会议纪要的内容和格式，提高会议纪要的实用性。

3.通过持续改进，确保会议纪要在机关工作中的指导作用得到充分发挥。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订实行预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议室使用申请。

2.申请内容包括会议时间、参会人数、所需设备等，以便会议室管理部门合理安排。

3.会议室管理部门应在收到申请后及时回复，确认会议室使用安排。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循先申请、先安排的原则。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，保持环境整洁。

3.严禁在会议室吸烟、进食，不得擅自携带外来人员进入会议室。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议组织部门在使用会议室前，应提前检查设备是否齐全、完好。

3.如设备出现故障，应及时报告会议室管理部门进行维修或更换。

四、会议室安全保障

1.会议室管理部门应确保会议室消防安全，定期进行消防设施检查。

2.会议期间，应指定专人负责会议室的安全保卫工作。

3.会议室应配备必要的安全疏散指示牌，确保参会人员熟悉疏散路线。

五、会议室环境卫生

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁、消毒，保持环境卫生。

2.会议组织部门在会议结束后，应负责清理会场，确保会议室整洁。

3.会议室管理部门应建立卫生检查制度，对会议室卫生情况进行定期检查。

六、会议室资源优化配置

1.会议室管理部门应合理配置会议室资源，提高会议室利用率。

2.鼓励采用视频会议等现代化手段，减少对实体会议室的依赖。

3.定期收集会议室使用意见和建议，不断优化会议室配置和服务。

七、会议室违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门和个人，会议室管理部门有权进行制止，并报告机关领导。

2.违规行为将纳入部门和个人年度考核，视情节轻重给予相应处罚。

3.会议室管理部门应加强对违规行为的宣传