部门周会议管理制度

部门周会议管理制度第一章总则

为确保部门周会议的有序、高效进行，提高决策效能，加强团队协作，特制定本会议管理制度。本制度适用于部门周会议的召集、组织、召开及会后相关工作，适用于全体部门成员。

一、目的与原则

1.目的：部门周会议旨在总结上周工作，布置下周计划，研究解决工作中存在的问题，提高工作效率，促进部门成员间的沟通与合作。

2.原则：坚持公开、公正、公平；注重实际、实效；鼓励创新、进取；遵循民主集中制。

二、适用范围

1.本制度适用于部门内部每周定期举行的会议。

2.特殊情况下，如遇紧急事务需要临时召开会议，可根据实际情况参照本制度执行。

三、会议类别

1.定期会议：每周一次，由部门负责人主持。

2.临时会议：根据工作需要，由部门负责人或相关部门提出，报请部门负责人同意后召开。

四、参会人员

1.全体部门成员均应参加部门周会议。

2.因特殊原因无法参会的，应提前向部门负责人请假，并说明原因。

五、会议时间

1.部门周会议原则上在每周五下午举行。

2.会议时间根据实际情况调整，但应确保不影响正常工作。

六、会议地点

1.会议地点由部门负责人指定。

2.会议地点应具备良好的设施条件，确保会议顺利进行。

七、会议通知

1.会议通知由部门负责人或指定人员提前至少一天发送至全体部门成员。

2.会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程等内容。

八、会议纪律

1.参会人员应按时到场，不得迟到、早退。

2.会议期间，应保持会场安静，手机等通讯工具应关闭或调至静音状态。

3.参会人员应积极参与讨论，发表意见，会后应认真执行会议决议。

九、本制度的解释权归部门负责人所有。

十、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。各部门成员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章会议流程

一、会前准备

1.会议主题确定：由部门负责人或提议人明确本次会议的主题，包括需讨论的重点事项、解决的问题等。

2.议程安排：根据会议主题，制定会议议程，明确各项议题的讨论顺序和预计时间。

3.会议材料准备：相关部门或人员需提前准备好会议所需的报告、数据、方案等材料，并在会前至少一天发送至全体参会人员。

4.会议通知：发布会议通知，确保参会人员了解会议主题、议程、时间、地点等信息。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员到齐。

2.会议主持人：由部门负责人担任会议主持人，负责引导会议进程，确保会议有序进行。

3.会议议程执行：按照事先制定的议程，逐一进行议题讨论。

a.各议题负责人对议题进行简要介绍。

b.参会人员围绕议题展开讨论，提出建议和意见。

c.会议主持人对讨论进行总结，形成初步决策。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，对议题进行梳理，形成明确的决策。

2.对于重要决策，需进行表决。表决方式可以为口头表决、举手表决或投票表决，具体方式由会议主持人决定。

3.表决通过后，形成会议决议，由专人记录。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果、决策等进行总结，强调重点事项。

2.对会议中提出的问题和改进措施，明确责任人和完成时间，确保会后落实。

五、会议记录

1.会议记录由专人负责，记录内容包括会议主题、议程、参会人员、讨论要点、决策等。

2.会议记录应在会后第一时间整理完毕，并发送至全体参会人员确认。

3.会议记录应保存至少一年，以备查阅。

六、会后工作

1.跟进落实：各部门成员按照会议决议，积极推进相关工作，确保会议决策得到有效执行。

2.反馈机制：建立会议决策执行情况反馈机制，责任人需定期向部门负责人汇报进展情况。

3.总结评估：部门负责人定期对会议效果进行评估，针对存在的问题，提出改进措施，不断提高会议质量。

，以下为“部门周会议管理制度”第一章总则的内容：

第一章总则

为确保部门周会议的高效、有序进行，加强部门内部沟通协作，提高决策效率，制定本“部门周会议管理制度”。本制度适用于部门每周定期举行的会议。

一、目的与意义

部门周会议是部门工作的重要组成部分，旨在梳理工作进展，协调资源，解决工作中的问题，提升部门整体执行力。

二、适用范围

本制度适用于部门全体成员，包括但不限于以下类型的周会议：

1.部门工作总结与计划会议；

2.部门项目协调会议；

3.部门问题分析与解决会议。

三、会议性质

部门周会议分为定期会议和临时会议：

1.定期会议：每周固定时间召开，主要对上一周工作进行总结，布置下一周工作计划；

2.临时会议：根据工作需要，针对突发事件或特定问题临时召开。

四、会议组织与管理

1.会议召集：由部门负责人或指定专人负责；

2.会议组织：会议召集人负责组织会议议程、参会人员、会议场地等；

3.会议管理：会议召集人应确保会议顺利进行，维护会议秩序。

五、参会人员

1.必须参会人员：部门全体成员；

2.特殊情况下，如需请假，应提前向部门负责人报告，并指派代理人参加。

六、会议时间与地点

1.会议时间：每周五下午（特殊情况可调整）；

2.会议地点：由会议组织者指定，应具备良好的会议条件。

七、会议通知

会议召集人应在会议前至少一天向参会人员发出会议通知，包括会议主题、时间、地点、议程等。

八、会议纪律

1.参会人员应准时参加会议，不得迟到、早退；

2.会议期间，参会人员应保持会场安静，关闭手机或其他通讯设备。

九、会议记录与跟进

会议记录由会议组织者负责，会议决定事项应明确责任人及完成时限。

十、本制度的解释与修订

本制度由部门负责人负责解释，并根据实际工作需要适时修订。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，为部门周会议提供良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者或指定专人负责。

2.预订会议室时，需提供会议主题、参会人数、使用时间等信息。

3.预订成功后，会议组织者应提前确认会议室设施是否齐全，如有需要，可提前进行布置。

二、会议室设施与维护

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、白板、音响设备等。

2.会议组织者应确保会议室设施在会议前正常运作，如发现问题，应及时联系相关部门进行维修。

3.会议室使用完毕后，会议组织者应负责检查设施是否完好，并确保会议室整洁。

三、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预订时间执行，不得随意占用或提前结束使用。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，严禁乱丢垃圾、乱涂乱画。

3.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室卫生。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，会议组织者应确保会议室安全，遵守消防安全规定。

2.严禁携带易燃、易爆物品进入会议室。

3.会议结束后，应关闭会议室门窗、电源等，确保设施安全。

五、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由专人负责保管，借用需登记。

2.会议组织者应在会议结束后及时归还钥匙，如有遗失，应立即报告并承担相应责任。

六、会议室资源调配

1.部门负责人或指定专人负责会议室资源调配，确保会议室资源合理分配，满足各部门需求。

2.特殊情况下，如遇紧急会议需求，部门负责人可对会议室预订进行调整。

七、违规处理

对于违反会议室管理规定的个人或团队，将视情节轻重给予相应处罚，包括但不限于通报批评、罚款等。

八、本管理规定自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。各部门成员应严格遵守本规定，共同维护会议室秩序，提高会议室使用效率。

第五章附则

一、本制度的解释权归部门负责人所