公司行政档案类别及管理流程

公司行政档案类别及管理流程公司行政档案类别及管理流程篇一(一)意义(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。公司行政档案类别及管理流程篇二一、文件材料归档1、归档范围凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。2、归档时间对公司规定应当立卷归档的材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理后，定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理，任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。（1）文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。（2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。（3）设备档案在设备安装后一周内归档。（4）特种载体档案，随时归档。（5）合同档案在合同签订后逐步归档。3、归档要求（1）归档的文件材料必须完整、准确、系统。（2）归档的文件材料必须按其规律组成案卷。（3）归档材料除外部原因外原则上采用A4纸型。（4）归档时必须填写移交目录，办理交接手续。（5）归档的材料原则上应装订成册，确实不能装订成册的，由经办人说明原因，由档案员接受不成册的资料后装订成册。二、档案借阅1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案，因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借档案应予以检查核对，并注销。2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意批准，方可借阅，借阅人要登记签名。4、借阅者要爱护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上情况，视情节按《档案法》规定处理。5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的档案内容必须经档案人员核对，加盖公章后始有效用。7、对借出的档案，管理人员应及时催还。三、档案保密1、认真执行公司的商业和技术保密制作，维护档案的安全，做好公司的保密的工作。2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关人员翻阅，若有泄露，按保密规定处理。3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改，拆页和销毁档案，不得私自泄露档案内容。4、档案室应根据《保密条例》规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。5、借阅有密级的档案，必须按《档案借阅制度》有关规定办理。6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与安全。公司行政档案类别及管理流程篇三总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。一、文件的收集公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；（主要收集部门：行政部）6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。二、立卷归档文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。三、档案保管1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。3、底图入库要认真检查，平放或卷放。4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。四、档案借阅1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。5、凡需借阅