会计电算化-教学课件第4章-总账子系统

教育部十二五规划教材

《会计电算化》

安玉琴李爱红主编2目录

第1章会计电算化概述

第2章企业会计电算化的实现第3章用友ERP-U8的系统管理

第4章总账子系统第5章职工薪资子系统第6章固定资产子系统第7章采购与应付管理子系统第8章销售与应收管理子系统第9章库存核算与存货管理子系统第10章会计报表子系统第11章Excel在会计电算化中的应用第12章会计电算化管理3第四章总账子系统 第一节总账子系统概述

第二节总账子系统的初始化设置第三节总账子系统的日常处理第四节总账子系统期末处理

4第四章总账子系统

第一节总账子系统概述 一、总账子系统的功能概述

总账子系统又称账务处理子系统，是整个会计信息系统的核心子系统，是网络财务软件的中枢。总账子系统一直是企业分步骤实施信息化过程的首选子系统。

5第四章总账子系统㈠总账子系统的主要功能

1．系统初始化2．凭证管理3．出纳管理4．信息查询5．辅助核算管理6．月末处理㈡总账子系统的业务处理流程㈢总账子系统的操作流程

1.系统初始化2.日常处理3.期末处理6第四章总账子系统㈣总账子系统与其他子系统的关系

在网络财务软件中，总账子系统居于核心位置。⑴若总账子系统与其他业务子系统集成应用，各子系统可以将核算结果以记账凭证的形式传递至总账子系统中，在总账子系统中再对其进行审核、记账等。⑵总账子系统会将除材料费、人工费、折旧费之外的其他成本费用信息传递到成本子系统，以便成本子系统正确计算产品成本。存货核算子系统、薪资子系统、固定资产子系统会分别向成本子系统传递材料费、人工费、折旧费等数据。⑶总账子系统会将账证表等信息传递到财务报表子系统、财务分析子系统和决策支持子系统，以便生成会计报表、进行财务分析和决策。7记账凭证账证表总账子系统成本子系统财务报表财务分析决策支持记账凭证其他费用薪资子系统固定资产子系统应收款子系统应付款子系统资金子系统存货子系统总账子系统与其他子系统的关系第四章总账子系统8第四章总账子系统

第二节总账子系统的初始化设置

一、总账子系统的参数设置 二、总账子系统的基础信息设置 三、总账子系统期初数据录入 9第四章总账子系统一、总账子系统的参数设置在初次使用总账系统前，需要对单位的一些业务处理按管理的要求作一些控制和设定。这些控制与设定将决定系统的业务范围、业务模式、业务流程和数据方向。由账套主管根据企业实际需要设定。

（一）凭证选项（二）权限选项（三）其他选项10第四章总账子系统（一）凭证选项1．序时控制2．支票控制3．赤字控制4．可以使用应收受控科目5．可以使用应付受控科目6．可以使用存货受控科目7．现金流量科目必录现金流量项目8．自动填补凭证断号9.批量审核凭证进行合法性校验10．凭证录入时结算方式及票据号是否必录11．主管签字以后不可取消审核和出纳签字12．同步删除外部系统凭证13．凭证编号方式14．现金流量参照科目

11第四章总账子系统(二）权限选项1．制单权限控制到科目2．允许修改、作废他人填制的凭证3．制单权限控制到凭证类别4．操作员进行金额权限控制5．凭证审核控制到操作员6．出纳凭证必须经由出纳签字7．凭证必须经由主管会计签字8．可查询他人凭证9．明细账查询权限控制到科目10．制单、辅助账查询控制到辅助核算11．查询客户往来辅助账12．查询供应商往来辅助账12第四章总账子系统(三）其他选项1.外币核算如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式—固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按当月1日的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。2．启用调整期如果希望在结账后仍旧可以填制凭证用来调整报表数据，可在总账选项中启用调整期。调整期启用后，加入“关账”操作，在结账之后关账之前为调整期。在调整期内填制的凭证为调整期凭证。13第四章总账子系统二、总账子系统的基础信息设置

（一）外币设置企业有外币业务时，需要定义外币核算的名称以及汇率。并且录入固定汇率或浮动汇率的值。如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率（即期初汇率），月末计算汇兑损益时录入调整汇率（即期末汇率）；如果使用浮动汇率，则应每天录入当日汇率，月末调整。

14第四章总账子系统(二）会计科目设置会计科目是系统初始化过程中最重要的一项工作，关系到建账的成败。在计算机中设置会计科目，有两种模式，一种是照搬手工会计科目体系，即把要反映的一切信息都建成明细科目；另一种是部分科目使用软件提供的辅助核算功能。

建议：在建立科目体系时，不应该是手工会计科目体系的照搬，而应该是手工会计科目体系与辅助核算功能相结合，使科目体系最优、最灵活。在编辑会计科目时要同时考虑以下几点：⑴企业管理需求，如企业要对管理费用部门考核，那么，管理费用科目就要反映部门信息，有两种实现办法：建立部门明细或建立部门辅助核算。⑵报表编制的要求，如企业要编制现金流量表，那么两种实现办法：指定现金流量科目或建立现金流量项目辅助核算。15第四章总账子系统1．增加会计科目

增加会计科目时，输入的基本内容包括会计科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、辅助账标记等项目。2．修改或删除科目

修改或删除科目应遵循“自下而上”的原则，即先修改或删除下一级科目，然后再修改或删除本级科目；已使用的会计科目不能删除或修改。3．指定科目

指定会计科目是指指定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字，查看现金、银行存款日记账。16第四章总账子系统4．结算方式

该功能用来建立企业在经营活动中所涉及的结算方式，如支票、商业汇票、银行汇票等。5．设置凭证类别

凭证类别一般有以下四种方式：收款凭证、付账凭证、转账凭证；现金凭证、银行凭证、转账凭证；现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；6．建立公共信息

如果建账时应用了辅助核算，那么还需要建立相关的档案：

（1）部门档案（2）人员档案（3）往来单位（4）项目目录17第四章总账子系统三、总账子系统期初数据录入

在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入系统。以保证手工系统与计算机系统数据的连贯性。

18第四章总账子系统需要注意的是：⑴期初余额只能录入到末级科目上，其上级科目余额由系统自动逐层汇总。⑵若科目设有数量、外币核算，则应在该科目的第二行分别录入期初数量、期初外币，并且在该科目的第一行录入期初本币金额。⑶若一级科目的余额方向与科目体系中默认的方向不一致，可通过“方向”按钮调整，但明细科目的方向不能调整，只能采用负数列示。19第四章总账子系统⑷设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来。⑸期初余额录入完毕，应通过“试算”按钮，检查期初数据是否满足平衡关系，否则，系统不能“记账”。⑹若总账子系统与其他业务子系统集成使用，还要注意是否与子系统对账相符，如是否与固定资产子系统对账相符，是否与应收款、应付款子系统对账相符、是否与存货对账相符等。20第四章总账子系统

第三节总账子系统的日常处理

一、凭证管理

二、出纳管理

三、账簿管理21第四章总账子系统一、凭证管理

记账凭证是整个会计核算系统的主要数据来源，账务系统中凭证处理是起点，也是整个总账系统的基础部分，它是账务处理中使用最频繁、工作量最大的环节。22第四章总账子系统（一）凭证的编辑

1.凭证的填制

2.凭证的修改（二）凭证的查询

凭证查询包括对未记账凭证的查询和已记账凭证的查询。23第四章总账子系统（三）凭证的审核

1.出纳签字

如果企业在总账选项中设置“出纳凭证必须经由出纳签字”，那么，在审核凭证之前，由出纳员对带有现金或银行科目的凭证进行检查、核对，确定正确无误后签字。

2.主管会计签字

如果企业在总账选项中设置“凭证必须经由主管会计签字”，那么，在审核凭证之前，由主管会计对所有记账凭证检查、核对，确定正确无误后签字。3.审核凭证

通过计算机输入的凭证只有经过审核确认后，才能在计算机中生效，才能用于记账和编表。经审核签章后的凭证，在计算机内留有审核人员的姓名或审核标志。24第四章总账子系统（四）凭证的汇总凭证的汇总即生成科目汇总表。（五）记账记账是将审核无误的临时凭证文件转移到正式凭证文件。总账系统下，记账一般采用向导方式由计算机自动进行数据处理，不加人工干预。记账前必须进行数据备份。

本月期初余额不平或上月未结账，本月不能记账。对于不平衡凭证或未审核凭证系统也不予记账。25第四章总账子系统二、出纳管理（一）支票登记簿的启用和管理

操作时，需要对此功能进行初始化设置：

⑴“选项”中选择支票控制；

⑵指定银行存款科目；

⑶在“结算方式”中，将支票“票据管理标志”处打勾。26第四章总账子系统

（二）日记账的管理

1.现金日记账与银行存款日记账的查询

总账系统中，要实现对现金日记账与银行存款日记账的管理，必须先指定现金及银行存款总账科目（这样在会计科目编辑界面，库存现金及银行存款的“日记账”选项会自动打上对勾）才能登记日记账。27第四章总账子系统

2.资金日报表的查询

资金日报表用于查询输出库存现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。电算化方式下，编辑保存了收款凭证、付款凭证后由系统自动生成。资金日报表功能用于查询、输出、打印资金日报表，提供当日借、贷方发生额与余额信息。28第四章总账子系统3.银行对账管理

银行对账是指企业定期将银行存款日记账的记录同银行对账单进行逐笔核对。因企业与银行记账的时间与依据不一致而产生的未达账项，需编制出银行存款余额调节表。（1）银行对账初始设置1）指定银行存款总账科目

2）银行存款科目自动被设为银行账

3）录入双方期初调整前余额4）录入双方期初未达账项5）形成双方期初调整后余额，必须平衡29第四章总账子系统（2）日常操作

1）录入或导入银行对账单，本期发生的全部经济业务。2）企业本期银行存款日记账数据“记账”后自动传递过来

3）执行银行对账银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式进行。4）查询输出通过查询对账勾对情况，可以分别看到对账单及日

记账的已达账项、未达账项及全部内容。30第四章总账子系统三、账簿管理

查询账簿是会计工作的重要内容，账簿管理包括基本账簿管理与辅助核算账簿管理两大类。（一）基本账簿的查询其查询路径为“总账—账表—明细账等账簿”。（二）辅助账簿的查询辅助账簿查询路径：“总账—账表—各辅助账簿”。（三）账簿的联查目前，绝大部分软件都提供了账簿的联查功能，如从总账联查明细账，从明细账联查记账凭证、联查总账等。31第四章总账子系统

第四节总账子系统的期末处理总账子系统期末处理主要包括自动转账定义、自动转账生成、对账和结账。

一、自动转账

二、对账

三、结账 32第四章总账子系统

一、自动转账对于有规律可循的经济业务，可以预先定义好凭证模板，再把各种取数依据及计算公式存入计算机，每月只需调用这些模板，就会自动生成凭证。这种预先定义分录模板，再由计算机自动编制凭证的过程称为“自动转账”。由此而生成的凭证称自动转账凭证，也称机制凭证。

33第四章总账子系统（一）转账凭证定义

1.自定义转账

2.对应结转

3.销售成本结转

4.售价（