医院会议室用品管理制度

医院会议室用品管理制度第一章总则

为确保医院会议室用品的管理规范，提高会议效率，保障医院各项工作的顺利进行，特制定本管理制度。

一、目的

本制度旨在明确医院会议室用品的管理职责、使用流程、维护要求及监督检查等内容，促进医院内部会议的有序开展。

二、适用范围

本制度适用于医院内所有会议室及其配套设施、用品的管理与使用。

三、会议室用品定义

会议室用品包括但不限于以下几类：

1.会议桌椅、投影设备、音响设备、话筒等会议设施；

2.笔记本、笔、纸张、饮用水等会议消耗品；

3.其他与会议相关的设施、设备、用品。

四、管理原则

1.统一管理：医院设立专门的会议室管理部门，负责会议室用品的采购、保管、分配、维护等工作；

2.定期检查：管理部门应定期对会议室用品进行检查，确保用品完好、充足；

3.节约使用：提倡合理使用会议室用品，避免浪费；

4.保密原则：会议过程中，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

五、责任主体

1.会议室管理部门：负责会议室用品的日常管理和维护；

2.会议组织者：负责会议用品的提前准备、使用及会后归还；

3.参会人员：负责爱护会议用品，遵守会议纪律。

六、违规处理

对违反本管理制度的行为，将按照医院相关规定予以处理，情节严重者，依法追究责任。

七、制度修订

本管理制度根据医院发展需要，适时进行调整和完善。修订后的制度经医院批准后，予以公布实施。

八、附则

本管理制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如遇特殊情况，需经医院领导批准后，可予以例外处理。

第二章会议流程

为确保医院会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程，特制定以下规定：

一、会议筹备

1.会议组织者应根据会议性质、参会人员、会议议题等内容，提前制定详细的会议计划；

2.会议组织者需在会议前向会议室管理部门申请会议室，并明确会议时间、参会人数、所需设备等；

3.会议组织者应提前准备会议材料，并于会议前至少一天送达参会人员；

4.会议组织者负责通知参会人员，确保参会人员按时参加。

二、会议签到

1.会议组织者应在会议开始前15分钟到达会议室，布置会场并设置签到表；

2.参会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，进行签到；

3.会议组织者应统计参会人员签到情况，并于会议开始时向主持人报告。

三、会议议程

1.会议主持人按照会议计划逐项进行议题讨论；

2.会议议题应限定时间，确保会议高效进行；

3.与会人员应积极参与讨论，并提出建设性意见和建议；

4.会议主持人应控制会议节奏，确保会议议程顺利进行。

四、会议记录

1.会议组织者指定专人负责会议记录，记录会议议题、讨论内容、结论等；

2.会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要；

3.会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容，并于会议结束后3个工作日内发送给参会人员。

五、会议总结

1.会议主持人应对会议进行总结，强调会议成果和下一步工作计划；

2.会议组织者应收集参会人员的意见和建议，为改进会议组织工作提供参考；

3.会议结束后，会议组织者应将会议纪要提交给会议室管理部门存档。

六、会后工作

1.会议组织者应负责整理会议室，确保会议室整洁；

2.参会人员应将使用的会议用品归还至会议室管理部门；

3.会议室管理部门应定期检查会议室设施、设备，发现问题及时报修。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议成果的转化和执行，强化会议纪要的跟踪落实，提高医院工作效率，特制定以下规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，确保内容准确、完整；

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项、责任人和完成时限等；

3.会议纪要经会议主持人审核后，应在会议结束后3个工作日内发送给所有参会人员及相关部门。

二、会议决策的执行与监督

1.各责任部门应根据会议纪要中的决策事项，制定具体的执行方案和工作计划；

2.责任部门应按照既定的时间节点，积极推进决策事项的落实；

3.会议组织者应定期对决策事项的执行情况进行跟踪，了解进展，协调解决问题。

三、进度报告与反馈

1.责任部门应在每个工作周期结束时，向会议组织者报告决策事项的执行进度；

2.会议组织者应收集各责任部门的进度报告，整理后形成综合报告，向医院领导层汇报；

3.对于执行过程中出现的问题，会议组织者应及时反馈给相关部门，并协助解决。

四、会议纪要的存档与查阅

1.会议纪要应作为医院重要文件进行存档，保存期限按照医院档案管理规定执行；

2.会议纪要的电子版应上传至医院内部信息系统，便于全院员工查阅；

3.医院员工可通过内部信息系统查阅会议纪要，了解医院决策动态和工作要求。

五、跟踪落实的评估与改进

1.会议组织者应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评估，分析存在的问题和不足；

2.根据评估结果，会议组织者应提出改进措施，完善会议纪要跟踪落实机制；

3.不断优化会议流程和决策执行体系，提高医院管理水平和执行力。

第四章会议室管理规定

为加强医院会议室的管理，保障会议的顺利进行，提高会议室使用效率，特制定以下管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议室使用申请；

2.申请应包括会议时间、参会人数、所需设备等内容，以便会议室管理部门合理分配资源；

3.会议室管理部门应在收到申请后2个工作日内回复申请部门，确认会议室预订结果。

二、会议室使用

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得随意占用或提前占用；

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，保持安静；

3.会议室管理部门应确保会议室内设备正常运行，提供必要的技术支持。

三、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护和管理，确保设备状态良好；

2.会议组织者在使用会议室前，应检查设备是否齐全、功能正常，发现问题及时报告；

3.会议室管理部门定期对设备进行保养和维修，确保设备使用寿命。

四、会议室卫生与安全

1.会议室管理部门负责会议室的卫生清洁工作，保持环境整洁；

2.参会人员应遵守会议室的卫生规定，不乱丢垃圾，不损坏公物；

3.会议室管理部门应定期检查会议室的安全设施，确保消防、疏散通道畅通。

五、会议室开放时间

1.会议室管理部门应制定合理的会议室开放时间，满足医院各部门的会议需求；

2.特殊情况下，如需调整会议室开放时间，需提前通知相关部门和人员；

3.会议室管理部门可根据实际情况，对会议室使用时间进行灵活调整。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，会议室管理部门有权予以制止，并视情节严重程度给予相应处罚；

2.造成的设施损坏或丢失，应照价赔偿；

3.严重违反规定，影响医院正常工作的，将依法追究责任。

七、管理与反馈

1.会议室管理部门应建立健全会议室管理档案，记录会议室使用情况、设备维护情况等；

2.定期收集各部门对会议室管理的意见和建议，不断优化会议室管理流程；

3.及时解决会议室使用过程中出现的问题，提高会议室使用满意度。

第五章附则

为确保医院会议室用品管理制度的实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本