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文档简介
医院会议室用品管理制度第一章总则
为确保医院会议室用品的管理规范,提高会议效率,保障医院各项工作的顺利进行,特制定本管理制度。
一、目的
本制度旨在明确医院会议室用品的管理职责、使用流程、维护要求及监督检查等内容,促进医院内部会议的有序开展。
二、适用范围
本制度适用于医院内所有会议室及其配套设施、用品的管理与使用。
三、会议室用品定义
会议室用品包括但不限于以下几类:
1.会议桌椅、投影设备、音响设备、话筒等会议设施;
2.笔记本、笔、纸张、饮用水等会议消耗品;
3.其他与会议相关的设施、设备、用品。
四、管理原则
1.统一管理:医院设立专门的会议室管理部门,负责会议室用品的采购、保管、分配、维护等工作;
2.定期检查:管理部门应定期对会议室用品进行检查,确保用品完好、充足;
3.节约使用:提倡合理使用会议室用品,避免浪费;
4.保密原则:会议过程中,参会人员应遵守保密规定,不得泄露会议内容。
五、责任主体
1.会议室管理部门:负责会议室用品的日常管理和维护;
2.会议组织者:负责会议用品的提前准备、使用及会后归还;
3.参会人员:负责爱护会议用品,遵守会议纪律。
六、违规处理
对违反本管理制度的行为,将按照医院相关规定予以处理,情节严重者,依法追究责任。
七、制度修订
本管理制度根据医院发展需要,适时进行调整和完善。修订后的制度经医院批准后,予以公布实施。
八、附则
本管理制度自发布之日起施行,原有相关规定与本制度不符的,以本制度为准。如遇特殊情况,需经医院领导批准后,可予以例外处理。
第二章会议流程
为确保医院会议的顺利进行,提高会议效率,明确会议流程,特制定以下规定:
一、会议筹备
1.会议组织者应根据会议性质、参会人员、会议议题等内容,提前制定详细的会议计划;
2.会议组织者需在会议前向会议室管理部门申请会议室,并明确会议时间、参会人数、所需设备等;
3.会议组织者应提前准备会议材料,并于会议前至少一天送达参会人员;
4.会议组织者负责通知参会人员,确保参会人员按时参加。
二、会议签到
1.会议组织者应在会议开始前15分钟到达会议室,布置会场并设置签到表;
2.参会人员应在会议开始前10分钟到达会议室,进行签到;
3.会议组织者应统计参会人员签到情况,并于会议开始时向主持人报告。
三、会议议程
1.会议主持人按照会议计划逐项进行议题讨论;
2.会议议题应限定时间,确保会议高效进行;
3.与会人员应积极参与讨论,并提出建设性意见和建议;
4.会议主持人应控制会议节奏,确保会议议程顺利进行。
四、会议记录
1.会议组织者指定专人负责会议记录,记录会议议题、讨论内容、结论等;
2.会议记录应在会议结束后及时整理,形成会议纪要;
3.会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容,并于会议结束后3个工作日内发送给参会人员。
五、会议总结
1.会议主持人应对会议进行总结,强调会议成果和下一步工作计划;
2.会议组织者应收集参会人员的意见和建议,为改进会议组织工作提供参考;
3.会议结束后,会议组织者应将会议纪要提交给会议室管理部门存档。
六、会后工作
1.会议组织者应负责整理会议室,确保会议室整洁;
2.参会人员应将使用的会议用品归还至会议室管理部门;
3.会议室管理部门应定期检查会议室设施、设备,发现问题及时报修。
第三章会议纪要的跟踪落实
为确保会议成果的转化和执行,强化会议纪要的跟踪落实,提高医院工作效率,特制定以下规定:
一、会议纪要的整理与发布
1.会议结束后,会议记录人应及时整理会议纪要,确保内容准确、完整;
2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项、责任人和完成时限等;
3.会议纪要经会议主持人审核后,应在会议结束后3个工作日内发送给所有参会人员及相关部门。
二、会议决策的执行与监督
1.各责任部门应根据会议纪要中的决策事项,制定具体的执行方案和工作计划;
2.责任部门应按照既定的时间节点,积极推进决策事项的落实;
3.会议组织者应定期对决策事项的执行情况进行跟踪,了解进展,协调解决问题。
三、进度报告与反馈
1.责任部门应在每个工作周期结束时,向会议组织者报告决策事项的执行进度;
2.会议组织者应收集各责任部门的进度报告,整理后形成综合报告,向医院领导层汇报;
3.对于执行过程中出现的问题,会议组织者应及时反馈给相关部门,并协助解决。
四、会议纪要的存档与查阅
1.会议纪要应作为医院重要文件进行存档,保存期限按照医院档案管理规定执行;
2.会议纪要的电子版应上传至医院内部信息系统,便于全院员工查阅;
3.医院员工可通过内部信息系统查阅会议纪要,了解医院决策动态和工作要求。
五、跟踪落实的评估与改进
1.会议组织者应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评估,分析存在的问题和不足;
2.根据评估结果,会议组织者应提出改进措施,完善会议纪要跟踪落实机制;
3.不断优化会议流程和决策执行体系,提高医院管理水平和执行力。
第四章会议室管理规定
为加强医院会议室的管理,保障会议的顺利进行,提高会议室使用效率,特制定以下管理规定:
一、会议室预订
1.会议室预订采用预约制度,各部门需提前向会议室管理部门提交会议室使用申请;
2.申请应包括会议时间、参会人数、所需设备等内容,以便会议室管理部门合理分配资源;
3.会议室管理部门应在收到申请后2个工作日内回复申请部门,确认会议室预订结果。
二、会议室使用
1.会议室使用应严格按照预订时间进行,不得随意占用或提前占用;
2.会议期间,参会人员应爱护会议室设施,遵守会议纪律,保持安静;
3.会议室管理部门应确保会议室内设备正常运行,提供必要的技术支持。
三、会议室设备管理
1.会议室设备应由专人负责维护和管理,确保设备状态良好;
2.会议组织者在使用会议室前,应检查设备是否齐全、功能正常,发现问题及时报告;
3.会议室管理部门定期对设备进行保养和维修,确保设备使用寿命。
四、会议室卫生与安全
1.会议室管理部门负责会议室的卫生清洁工作,保持环境整洁;
2.参会人员应遵守会议室的卫生规定,不乱丢垃圾,不损坏公物;
3.会议室管理部门应定期检查会议室的安全设施,确保消防、疏散通道畅通。
五、会议室开放时间
1.会议室管理部门应制定合理的会议室开放时间,满足医院各部门的会议需求;
2.特殊情况下,如需调整会议室开放时间,需提前通知相关部门和人员;
3.会议室管理部门可根据实际情况,对会议室使用时间进行灵活调整。
六、违规处理
1.对违反会议室管理规定的部门或个人,会议室管理部门有权予以制止,并视情节严重程度给予相应处罚;
2.造成的设施损坏或丢失,应照价赔偿;
3.严重违反规定,影响医院正常工作的,将依法追究责任。
七、管理与反馈
1.会议室管理部门应建立健全会议室管理档案,记录会议室使用情况、设备维护情况等;
2.定期收集各部门对会议室管理的意见和建议,不断优化会议室管理流程;
3.及时解决会议室使用过程中出现的问题,提高会议室使用满意度。
第五章附则
为确保医院会议室用品管理制度的实施,特制定以下附则:
一、本管理制度自发布之日起施行,原有相关规定与本制度不符的,以本
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