《写作学教程》-第九章课件

第九章事务文书WRITINGCOURSE目录WRITINGCOURSE计划总结简报会议记录调查报告演讲词电子公文第一节计划WRITINGCOURSE一、计划（一）含义1.定义：计划是某一个部门、单位或个人，对预计在一定时期内所要完成的工作或任务所作的书面化、条理化和具体化的一种应用文书。2.作用：计划可以使决策具体化，计划也是组织实施的纲领，并为控制提供依据。由此可见，计划的作用可以概括为：预见性。在计划制订时，必须预见到今后可能出现的问题和遇到的困难，并提出相应的对策。计划是保证决策付诸实践的行为准则，必须认真贯彻执行。WRITINGCOURSE一、计划（二）种类1.分类：①根据内容涉及的范围，分为综合计划和专题计划。综合计划较为广泛全面，专题计划涉及的范围较窄，通常针对某一项具体的工作；②根据时间长短，可分为长期计划和短期计划。长期计划是一种战略性的宏观安排，通常称为规划。短期计划时限较短，内容比较具体细致；③根据内容划分，可分为生产计划、建设计划、学习计划等；④按形式划分，有条文式计划、表格式计划、条文表格兼备式计划等。WRITINGCOURSE一、计划（二）种类2.区分：计划是一个总的名称，我们日常学习、工作中常用的规划、设想、要点等，都是计划的具体表现形式。它们之间的区别不在内涵，而在外延上。规划是带有全局性、长远性和方向性的计划；设想是初步的，不太成熟的，仅供参考的计划；方案、意见是原则性较强、内容较完整的计划；安排、打算是适用时间较短，内容较具体且侧重于实施步骤的计划；要点则是只列出工作任务中主要事项的计划。WRITINGCOURSE一、计划（三）写作1.标题：计划第一类常用标题的格式为：单位名称＋期限＋计划种类，或单位名称＋内容范围＋计划种类。这类标题可以明确地表明什么单位在什么时限内制订了什么内容的计划。第二类常用标题的格式是：期限＋内容范围＋计划种类。第三类常用标题的格式是：单位名称＋期限＋内容范围＋计划种类，这类标题不仅表明了是何单位在何期限内的何种计划，而且具体写明了是关于何种工作或活动的计划。WRITINGCOURSE一、计划（三）写作2.正文（计划写作的核心）：①基本情况/前言。主要写明制订计划的依据和要求，介绍背景情况。内容单一的计划可以省去前言；②目的与要求。分条分项写明目标、任务及其完成时限等。制订计划一定要有目的与要求，而且要具体明确；③方法与步骤。方法是为实现计划目标而采取的具体做法，步骤是指实现目标的程序安排。在实际写作中，这一部分常常与目的要求合并在一起来写；④结尾。结尾部分可以总结全文，表明决心，或提出希望、发出号召，或指明注意事项，有时亦可省去。3.落款：通常包括制订计划的单位名称和日期两项内容，如果计划的标题中有单位名称，就可以省略。WRITINGCOURSE一、计划（四）要求1.要有科学依据。科学的预见性来自科学的依据，这就要求制订计划一定要经过调查、论证，确实保证可行性；2.要从实际出发。制订计划要把全局需要同具体实际结合起来，既要尊重科学、尊重客观规律，又要尊重实际、尊重现实的可行性；3.要具体、全面、简明（在重点突出的前提下）；4.要留有余地。充分考虑到各种偶发因素和可能性，在任务的提出和时间的规定等方面，都要有一定的灵活性。WRITINGCOURSE第二节总结WRITINGCOURSE二、总结（一）概述1.含义：是工作进行到一定阶段或告一段落后进行检查和研究，从中找出经验和教训，归结出事物的规律，通过文字使其条理化、系统化，以指导今后工作的一种应用文体。简言之，总结就是对已做过的工作的总检查和总评价。2.意义：总结是做好各项工作的重要环节。通过总结，可以有效借鉴经验教训，指导今后的工作。WRITINGCOURSE二、总结（二）特点1.阶段性：总结是针对前一阶段的工作而进行的，是工作在进行一定阶段后所作的回顾，要受工作进程的制约；2.业务性：由于不同部门或单位所担负的具体工作不同，总结的内容应具有鲜明的业务性特征；3.理论性：应深入分析已完成的工作，使之上升到理论的高度；4.实践性：总结从实践中产生，并为实践服务，实践性贯穿于总结的始终。WRITINGCOURSE二、总结（三）种类1.分类标准：范围、内容及时间等；2.综合性总结和专题性总结：①综合性/全面性总结，是对一个单位部门在一定时期内整个工作情况的各方面经验、教训所作的比较全面系统的总结；②专题性总结，是对一定时期的某项工作或某一方面的经验进行专门的总结，而对其他方面的情况则不涉及。目前，许多经验性的总结标题多采用这种方式。WRITINGCOURSE二、总结（四）写作1.结构：标题、正文、落款和日期。2.正文内容：①基本情况。有时也作为前言来写，这一部分要写得简要，必要时还应引用一些数据来说明工作的收获和成绩；②成绩或缺点。这是总结的中心或重点，应有详细的论述；③经验和教训。要根据内容分成几个方面分别来写，下面陈述具体内容。总结经验，要做到观点与材料有机统一。若是存在着缺点，就应有教训，找出存在的问题，引以为戒，以利于今后改进工作；④努力方向。应明确写出以后的打算。WRITINGCOURSE二、总结（五）写作注意事项1.掌握客观事实是写总结的基础。要全面掌握情况和整个工作过程，以便统观全局。总结中的材料，一要准确，二要翔实，三要典型；2.进行分析研究是写总结的关键。应以辩证唯物主义认识论为指导，科学地分析整个工作进程，从中总结出规律；3.要反映特点，找出规律。写总结要从本单位的特点中找出规律性的经验。4.成绩、不足要客观评述。在谈论成绩时要掌握尺度，在谈及存在的问题时要找准，避免总结虎头蛇尾。WRITINGCOURSE第三节简报WRITINGCOURSE三、简报（一）概述1.含义：简报是机关、团体、企事业单位编发的反映情况、交流经验、传达信息的一种文体。2.作用：简报具有向上级机关反映日常工作和业务活动情况，与下级机关或平级单位互相沟通信息的作用。简报由于具有适用范围广、形式灵活、速度快等特点，在许多机关、单位中使用频率很高，有的机关甚至同时编发几种简报。WRITINGCOURSE三、简报（二）特点1.快速：简报有很强的时限性；2.简短：要求形式短小精悍，主要反映客观情况，不作过多的评述和议论；3.新颖：简报编写人员要反映新情况、新动向等，能给人以启发和借鉴，并给各级领导提供大量的信息、经验，以促进整个工作的进展；4.秘密：简报有不同程度的机密性，发送范围越小，机密程度就越高。简报的机密程度一般有两种标示方法：一种是首页上方标上密级，一种是在末页注明发送范围。WRITINGCOURSE三、简报（三）分类（按照性质和使用范围）1.工作简报：又称情况简报，即日常工作中编发的常规简报，这类简报面广量大。2.会议简报：指会议期间编发的简报，主要用于比较重要、规模较大的会议。由于这类会议出席人数较多，讨论分散，为了让与会代表及领导及时了解会议进展和代表们的想法、意见，就需要快速编印简报。会议简报主要反映会议情况，包括领导讲话，会议进程，代表座谈及书面发言中的意见、建议以及会议进程。会议结束，会议简报也就结束了。WRITINGCOURSE三、简报（四）写作格式1.报头-①简报名称：可自定。为使简报名称醒目，一般要用套红大字将其印在简报第一页上方居中的位置；②期数：名称下面写期数。通常期数以年为时限依次排列，会议简报的期数以一次会议的始终为顺序排列；③编印单位：指具体负责编印简报的部门。一般印在名称的左下方；④编印日期：一般写成“××年×月×日”，打印在名称的右下方，与编印单位对应排列；⑤密级：机密等级。一般印在名称左上方的空白处；⑥编号：即印制简报的份数，以数码形式打印在密级的上面。WRITINGCOURSE三、简报（四）写作格式2.正文-①标题：在横线下面居中排印，简报的标题要求新颖、醒目、能吸引人；②导语：导语是概括简报的主要事实，揭示简报的中心内容，介绍时间、地点、目的、意义等的文字，导语又称作按语；③主体：简报主体部分的写法比较灵活，只求做到“达意”即可。简报一般使用叙述的语言，不加评论、解释。简报的正文结束，要用一条粗横实线与报尾分开。WRITINGCOURSE三、简报（四）写作格式3.报尾：这一部分主要包括发送单位和印发份数两项内容，写在简报最后一页的末尾。发送单位一般要分别标明“报××××（上级单位）、送××××（同级单位或不相隶属的单位）及发××××（下级单位）”，印发份数写“共印××份”的字样。WRITINGCOURSE三、简报（五）写作注意事项1.选材要精：要善于精心挑选典型材料，要将那些能够说明问题，能够揭示事物的本质特征或者能够表明事物发展趋势的材料用到简报中去；2.内容要真实准确：要实事求是，恰如其分地写明客观情况，要让事情本身来说话，切莫主题先行；3.迅速及时：简报的一个重要特点是“快”，只有快速反映工作中出现的新情况、新问题，其作用才能得到发挥；4.行文简洁：写作时应简明扼要，突出一个“简”字。WRITINGCOURSEWRITINGCOURSE示例第四节会议记录WRITINGCOURSE四、会议记录（一）概述1.含义：会议记录是开会时当场把会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言、形成的决议等内容记录下来的书面材料。2.作用：会议记录可以作为传达、执行会议决定和贯彻会议精神的依据，也可以作为会后进一步分析、研究、总结工作的重要参考资料，还可以起到备查的作用。WRITINGCOURSE四、会议记录（二）分类（按照会议性质）1.行政例会记录：在各级行政机关召开的办公会议和行政例会上形成的会议记录。2.工作会议记录：召开工作会议、研究一些重大问题所形成的会议记录。3.座谈会记录：为解决某个重要问题，召集有代表性的人员参加，进行座谈讨论而作的会议记录。WRITINGCOURSE四、会议记录（三）写作1.要求：专人专门记录，每次会后主持人要在记录的右下方署名。2.内容-①会议的基本情况：标题/名称：通常由单位名称、会议事由加“记录”二字构成。时间：要详细，不仅要写年、月、日，还应写明几时几分。出席人&缺席人：视与会人数机动调整。列席人：不属于会议的正式成员但与会议有关的人员，一般要注明单位名称和职务。记录人：要写明记录人的姓名，若是多人记录，则应写清各自所记的内容，以示负责。WRITINGCOURSE四、会议记录（三）写作2.内容-②会议内容（记录的主体）：a.要求-应包括主持人的发言、会上的报告或传达的事情、讨论的问题、作出的决议等项目；b.记录方法-摘要记录法&详细记录法（方法的选取要根据会议的性质、目的、要求及讨论的问题而定。除重要的会议/关键性内容/决议等作详细记录外，一般性的会议记录是有详有略的）。WRITINGCOURSE四、会议记录（四）写作注意事项1.

写明基本情况：要准确无误，并在会前记录已掌握的自然情况。2.记好会议内容：要准确记录重点。3.提高记录速度：要不断提高听、写能力以及理解与概括能力。WRITINGCOURSE四、会议记录（五）会议记录与会议纪要的异同1.同：都要反映会议的基本情况，都要突出和强调会议的主要精神，都必须尊重客观事实并以会议情况为写作的出发点；2.异-①写作方式不同：会议记录要求现场进行，而会议纪要在会议结束后再撰写；②写作对象不同：会议记录适用于任何会议，而会议纪要往往只用于重要的会议；③写作要求不同：会议记录要求纯客观自然状态，其线索为会议的进程顺序，其写作的内容要求具有文秘的素材性和档案的资料性；会议纪要的写作要求具有较强的理论性和系统性，要集中反映会议的精神；④发挥的作用不同：会议记录的作用是作为凭证或资料保存，以备查考；会议纪要则具有指挥性公文的作用，或向上级报告，或下发指导工作。WRITINGCOURSEWRITINGCOURSE示例正文略第五节调查报告WRITINGCOURSE五、调查报告（一）概述1.含义：对某一事物或某一问题进行调查研究后所写的报告。2.作用：对于上级领导机关来说，通过它可以了解情况，制定出切合实际的方针政策，指导下级工作，避免工作的盲目性；对于基层单位来说，通过它可以总结经验，树立正反面典型，发扬成绩，克服缺点，改进工作；对于广大群众来说，通过它可以受到教育，认清形势，明确方向，学有榜样，赶有目标，将工作提高到一个新水平。WRITINGCOURSE五、调查报告（二）特点1.内容真实：要求在对事实资料进行科学的实事求是的分析基础上，得出某些规律性的认识和符合客观实际的结论（科学价值所在）。2.针对性强：在对某个问题进行调查时必须深入（影响指导性）。3.重时效性：在进行调查课题的选择时，首先要考虑那些在现实社会生活中具有迫切性的问题。4.以叙为主，叙议结合：要用鲜明的观点统率事实材料，使观点与材料有机结合。WRITINGCOURSE五、调查报告（三）种类（根据内容&作用）1.总结典型经验的调查报告：具有较强的针对性和政策性，能对表彰先进起到重要作用。2.反映情况的调查报告：有助于了解其发展的过程和值得注意的倾向。也可作为领导部门掌握全局、制定方针政策的依据。3.揭露问题的调查报告：特点在于揭露性、鞭挞性、批评性、惩戒性，有助于教育群众、解决问题。4.市场调查报告：也是财经类的专业文书。据此可以及时指导、调整市场策略和营销战术，并据此进行市场预测。WRITINGCOURSE五、调查报告WRITINGCOURSE（四）写作1.基本环节：①充分占有材料-a.意义：撰写调查报告的前提；b.要求：对材料的占有要尽量详尽、全面，做到“面面观”。对获得的材料必须随时加以核实，做到去伪存真；②精心研究-a.意义：可以加工材料，为以后的研究做准备；b.要求：在充分占有材料的基础上，将研究贯穿至调查的全过程；③提炼观点-a.意义：观点是调查报告的宗旨/核心，对材料起统率作用；b.确定观点的三要素：最初的目的、得到的基本材料、现实中迫切的问题。c.要求：在客观材料的基础上，抓住本质；④合理布局-a.意义：材料是基础，研究是灵魂，主题是核心，结构是骨架；b.要求：为表现、突出主题而合理布局，安排结构。五、调查报告WRITINGCOURSE（四）写作2.结构：①标题-a.特点：醒目&高度概括；b.类型：文章式标题（直接揭示内容，简洁夺目，但不易明确展现对象和具体问题，因此需要添加副题交代）、公文式标题（可直接标明对象和问题）以及提问式标题（以提问引出内容，常用于揭露矛盾的调查）；c.意义：好的标题可以概括揭示正文内容，唤起读者注意，使阅读方便。②正文内容-五、调查报告WRITINGCOURSE2.结构：②正文内容-a.前言/导语/引言（用于概述情况，提出问题。要求紧扣主题，文字简练，概括性强）；b.主体（调查报告的中心部分，写作时要考虑主题与布局）；*主体的三种结构：一是纵式结构（按时间顺序安排材料，确定叙述的次序，其脉络较为清楚，多用于揭露问题的调查报告）；二是横式结构（按性质特征归类材料，紧扣主题进行综合分析。其条理性强，观点鲜明，中心突出，多用于典型经验性质的调查报告）；三是综合式结构（兼有纵横二式特点，综合考虑事物的发展脉络与分类特征）。c.结尾（调查报告的必然结果，写法灵活多样。一般有前言通常也要有结尾）。第六节演讲词WRITINGCOURSE六、演讲词（一）概述1.含义：在一定场合的集会或较为隆重的会议上供演说用的文稿。2.类型：记叙式、议论式与抒情式。（二）特点1.书面表达与口头表达的统一体（内涵与激情结合）。2.通俗易懂（有助于听众当场消化、吸收）。3.内容要完成“双向统一”的任务（演讲词要实现演讲人与听众思想感情之间的交流）。WRITINGCOURSE六、演讲词WRITINGCOURSE（三）写作结构1.标题：类型为单一/复式，可适当采用修辞手法，使之更具艺术性。2.开头：①作用：开头和结尾对于演讲词至关重要。好的开场能抓住听众，便于内容展开；②要求：开头应具备制造气氛、突出主题、吸引听众、控制场面的效果；③方法（视具体场合及内容而定）：a.入话启动法（稳定现场情绪，吸引更多听众）；b.经典启动法（引经据典，赢得信服）；c.会话启动法（激起听众的参与意识，使观演者保持同步）；d.情感启动法（沟通情感，激发共鸣）。六、演讲词WRITINGCOURSE（三）写作结构3.正文：a.意义-演讲词的主体部分；b.要求-要讲究谋篇布局、章法结构、过渡照应。逻辑性要强，条理要清晰，材料要生动，感情要真实，具有强烈的感染力。4.结尾：a.意义-收拢全篇，总结全文，鼓舞精神，也可以表示决心，展望前景，还可以收到含意隽永、耐人寻味的效果；b.要求：精心设计，要揭示主旨，发人深省，使人回味无穷。WRITINGCOURSE“尊敬的××市长先生及夫人，女士们、先生们：中国人宴会上的习惯是先致词后吃饭，这样做的好处是把该办的事办完，沉住气、不慌不忙地吃；而欧洲人是吃起来以后再讲话，这也有好处，不会饿肚子。今天我是入乡随俗——吃饱了再说。”——《在马尔巴赫市一次晚宴上的祝酒词》WRITINGCOURSE

“很多很多年前，有一位学大提琴的年轻人去向本世纪最伟大的大提琴家卡萨尔斯讨教：我怎样才能成为一名优秀的大提琴家？卡萨尔斯面对雄心勃勃的年轻人，意味深长地回答：先成为优秀而大写的人，然后成为一名优秀而大写的音乐人，再然后就会成为一名优秀的大提琴家。听到这个故事的时候，我还年少，老人回答时所透露出的含义我还理解不多，然而随着采访中接触的人越来越多，这个回答就在我脑海中越印越深。”——白岩松《人格是最高的学位》第七节电子公文WRITINGCOURSE七、电子公文（一）概述1.含义：通过电脑进行操作、传输、存储等处理的数字化公文。2.评价（与纸质公文相比）：①优点-存储体积小、检索速度快、远距离快速传递及同时满足多用户共享等，应用广泛；②局限-信息