行政单位会议费管理制度

行政单位会议费管理制度第一章总则

为确保会议的有序、高效进行，规范会议费用管理，提高行政单位工作效率，根据国家相关法律法规及行政单位财务管理规定，特制定本会议费管理制度。

一、适用范围

本制度适用于行政单位召开的各种会议，包括但不限于工作例会、专题会、研讨会、培训会等。

二、会议分类

根据会议的性质、规模和重要程度，将会议分为以下三类：

1.高层会议：主要包括单位领导班子会议、全体职工大会等。

2.中层会议：主要包括各部门负责人参加的例会、专题会等。

3.基层会议：主要包括各部门内部会议、培训会等。

三、会议原则

1.减少会议数量，提高会议质量。

2.合并相似议题，缩短会议时间。

3.精简参会人员，严格控制会议规模。

4.强化会前准备，确保会议效果。

四、会议费用管理

1.会议费用包括会场租赁费、资料费、交通费、住宿费、餐饮费等。

2.会议费用由财务部门统一管理，按照预算执行。

3.各部门应合理控制会议费用，严禁铺张浪费。

4.会议费用报销需提供相关凭证，经审批后方可报销。

五、制度执行与监督

1.各部门应严格遵守本制度，确保会议的顺利进行。

2.单位设立会议费管理监督小组，负责对会议费用的使用情况进行监督检查。

3.对违反本制度规定的行为，将按照单位相关规定进行处理。

六、制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订后的制度报单位领导审批后实施。

七、附则

本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。各部门可根据本制度制定实施细则，报单位领导审批后执行。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节职责，制定以下会议流程：

一、会前准备

1.确定会议主题和目标：会议发起人需明确会议主题，制定会议目标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.拟定会议方案：根据会议主题和目标，拟定会议时间、地点、参会人员、议程等。

3.会议通知：在会议召开前，由会议组织者向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、准备材料等。

4.会场布置：根据会议规模和需求，提前布置会场，包括座位安排、设备检查、资料准备等。

5.召开预备会：对于重要会议，可召开预备会，对会议议程、材料等进行讨论和预演。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，会议组织者应确保参会人员准时到场。

2.会议主持：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.议程发言：按照会议议程，各发言人依次进行发言，其他参会人员可进行提问或讨论。

4.会议决策：针对会议议题，参会人员进行充分讨论，形成决策或意见。

5.会议总结：主持人对会议进行总结，明确会议成果、分工和下一步工作计划。

三、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议内容，包括发言要点、讨论情况、决策结果等。

2.会议记录应客观、真实、全面，不得遗漏重要信息。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，以备后续跟踪落实。

四、会议纪要

1.会议纪要应包括会议基本信息、参会人员、议程、发言要点、决策结果等。

2.会议纪要由会议记录人负责起草，经主持人审核后发送给参会人员。

3.会议纪要应明确、扼要，方便参会人员了解会议内容和后续工作。

五、会议后续工作

1.跟踪落实：会议组织者应跟踪会议决策的执行情况，确保各项工作落到实处。

2.反馈与汇报：相关部门应及时向会议组织者反馈工作进展，定期汇报工作成果。

3.评估与改进：根据会议决策的执行情况，对会议效果进行评估，总结经验教训，不断改进会议组织工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，充分发挥会议作用，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的发放与传阅

1.会议纪要应在会议结束后及时完成起草，由主持人审核后发放给参会人员。

2.会议纪要应通过单位内部通讯系统、电子邮件等方式进行发放，确保参会人员能够在第一时间内了解会议内容。

3.会议纪要的发放范围应包括所有参会人员及相关责任人，以便于相关人员了解会议决策和各自职责。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各部门应根据会议纪要中的决策和分工，制定具体实施方案，明确责任人、完成时限等。

2.会议组织者应定期跟踪会议纪要的执行情况，了解工作进度，协调解决问题。

3.对于重要会议决策，会议组织者应建立专项跟踪机制，确保决策得到有效执行。

三、会议决策的反馈与汇报

1.各部门应在规定时间内向会议组织者反馈会议决策的执行情况，包括已完成的任务、存在的问题和下一步工作计划。

2.会议组织者应定期收集、整理各部门的反馈信息，形成书面报告，向单位领导汇报。

3.对于重要会议决策，会议组织者可组织专题汇报会，邀请相关部门和领导参加，以确保决策的顺利实施。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照单位档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要的归档应包括电子版和纸质版，便于查阅和保管。

3.会议组织者应定期对会议纪要进行整理、分类和备份，以备后续查询和审计。

五、会议纪要的评估与改进

1.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题，总结经验教训。

2.根据评估结果，会议组织者应提出改进措施，完善会议流程和会议纪要的管理制度。

3.单位应鼓励各部门积极参与会议纪要的评估与改进工作，共同提高会议质量和效率。

第四章会议室管理规定

为合理利用会议室资源，提高会议室使用效率，确保会议的顺利进行，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.各部门需提前向会议室管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.会议室管理部门应建立会议室预订制度，合理安排会议室使用，避免时间冲突。

3.预订会议室时，应优先保证单位重要会议和大型会议的需求。

二、会议室配置

1.会议室应配置必要的会议设备，如投影仪、音响、话筒、白板等。

2.会议室管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行，及时维修或更换故障设备。

3.会议室布局应合理，座位安排应便于参会人员交流，可根据会议类型调整座位布局。

三、会议室使用

1.会议召开前，会议室管理部门应提前布置会场，确保会议室环境整洁、设备正常运行。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室管理规定。

3.会议结束后，各部门应负责清理会议室，恢复原状，并将废弃物品妥善处理。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，确保会议室使用过程中的安全。

2.会议期间，应指定专人负责会议室的安全巡查，发现安全隐患及时处理。

3.严禁在会议室吸烟、使用明火，遵守消防安全规定。

五、会议室维护与保洁

1.会议室管理部门应定期对会议室进行维护和保洁，确保会议室设施完好、环境整洁。

2.对于会议室内设备、家具等物品，应定期进行检查、保养和维修，延长使用寿命。

3.会议室内应保持通风良好，确保空气质量。

六、会议室使用记录

1.会议室管理部门应建立会议室使用记录制度，详细记录每次会议的时间、参会人数、使用设备等信息。

2.定期对会议室使用情况进行统计和分析，为会议室管理提供数据支持。

3.根据会议室使用情况，合理调整会议室资源配置，提高使用效率。

本章规定的会议室管理规定旨在保障会议的顺利进行，各部门应严格遵守，共同维护良好的会议环境。

第五章附则

一、本制度的解释