公司文件管理与保密制度

公司文件管理与保密制度第一条概述为确保公司文件的安全、保密和合规管理，提高办公效率，建立完善的文件管理制度，订立本公司文件管理与保密制度。第二条文件分类与管理公司文件的分类：内部文件：仅供公司内部员工参阅和使用的文件，包含内部通讯、报告、备忘录等。外部文件：面向外界沟通和对外呈现的文件，包含合同、协议、宣传料子等。机密文件：具有商业敏感性和紧要性的文件，包含商业计划、财务报表、战略规划等。文件管理责任：部门负责人应负责本部门文件的分类、整理和存档工作，并建立书面管理程序。公司备案管理员负责协调、审核和监督公司文件的管理工作。公司安全部门负责文件的安全保密工作，并定期进行安全隐患排查。第三条文件存档与归档文件存档规范：文件应依照分类要求，采用统一的编号、命名和分类方式进行存档。存档文件应放置在指定的文件柜中，每个文件柜应有相应的柜标和档案目录，便于查找和整理。文件柜应放置于防潮、防火、防尘和安全的环境中，确保文件的保管和保护。文件归档周期：内部文件应依据使用频次和紧要性，定期进行归档，存档期为一年。外部文件依据合同商定和实际情况，决议归档期限，最长不超出五年。机密文件存档期限为五年，过期文件应及时销毁，防止泄密。文件查找与借阅：员工需要查找和借阅存档文件时，应填写借阅登记表，并经部门负责人批准后方可借阅。借阅期限最长不超出一个月，逾期需重新申请。第四条文件传递和传输文件传递方式：内部文件可以通过公司内部邮件、办公自动化系统等电子手段进行传递。外部文件涉及合同签署等事宜，应采用加密或专用传输通道进行传递，以确保信息安全。文件传输注意事项：传输途中应保证传输通道的安全性和稳定性，防止信息泄露和传递错误。传输过程中发现异常情况，应及时报告安全部门和相关领导。第五条文件保密与权限掌控文件保密等级划分与标识：公司文件依照紧要性和保密等级进行划分，标注密级并签署保密协议。密级标识应明确，严禁擅自涂改、拆卸或移动。文件权限掌控：公司内部文件应依据员工职责和工作需要，实行权限掌控，确保文件的安全性和可控性。严禁将文件、电子文档和信息外传，禁止私自复制、转发和存储在个人设备中。第六条文件销毁与报废文档销毁管理：文件存档期限届满后，应进行文件销毁，确保文件信息的安全和保密。文件销毁应由指定的销毁人员进行，销毁过程应记录并交由备案管理员备查。文档报废管理：文件存在遗失、损坏等情况时，应及时报废并办理相关手续，避开信息外泄和不良影响。报废文件应经备案管理员审批，并进行书面记录和保管。第七条异地文件管理异地文件传输：公司各分支机构之间的文件传输应遵从本制度的要求，并及时报告备案管理员。异地文件传输应采用加密传输、外带存储介质等方式，确保文件安全不被窜改、泄露。异地文件保管：各分支机构应建立文件管理制度，并负责本地文件的存储、查找和归档工作。分支机构应将紧要文件备份并存储在安全可靠的地方，防止遗失和不行控因素对文件的影响。第八条文件管理监督与检查文件管理监督机构：公司备案管理员负责文件管理全过程的协调、审核和监督工作，并维护相关记录。公司安全部门负责对文件管理制度的执行、安全隐患排查和风险评估工作。文件管理检查：公司备案管理员定期对文件管理制度进行检查，并记录检查结果和整改看法。安全部门定期开展文件安全保密检查，发现问题及时进行整改和报告。第九条附则本制度自颁布之日起执行，并不时进行修订和完善。本制度中未涉及的相关事项，可参照相关法律法规和公司其他管理制度执行。对违反本制度的行为，将依据公司相关规定，予以相