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文档简介

公司合同审批流程管理制度1.前言本制度旨在规范公司的合同审批流程,确保合同的审批过程顺畅高效,减少合同风险,保护公司的合法权益。本制度适用于公司全部部门和员工。2.定义2.1合同:指公司与合作伙伴、供应商、客户等签订的具有法律效力的文件,包含采购合同、销售合同、服务合同等。2.2合同审批:指对公司合同进行审查、核准、授权等程序,确保合同符合法律法规和公司政策要求,以及有效管理风险。3.合同审批流程概述本公司合同审批流程分为以下几个阶段:申请、审批、签订、归档。每个阶段的具体步骤如下:3.1申请阶段3.1.1合同申请人(以下简称申请人)向上级主管提出合同审批申请,供应合同草案、相关附件和其他必需资料。3.1.2上级主管评估合同的合规性、商业价值和风险,并决议是否同意进入下一阶段。3.1.3若上级主管同意进入下一阶段,申请人将合同申请表和相关资料提交给合同审批部门。3.2审批阶段3.2.1合同审批部门对合同进行全面审查,包含但不限于合同各项条款、法律合规性、商业风险等方面。如有需要,合同审批部门可与申请人进行沟通增补资料。3.2.2合同审批部门审核结果分为以下几类:合同通过审批:合同符合公司政策和要求,无明显风险。合同需要修改:合同存在一些问题或不合规之处,但可以在肯定范围内进行修改与调整,以实现公司要求。合同不予通过:合同明显违反法律法规或公司政策,或存在严重风险。3.2.3若合同通过审批或需要修改,合同审批部门将审批结果和修改看法反馈给申请人,并要求申请人进行合同修订。3.2.4申请人依据合同审批部门的反馈,对合同进行修改,并重新提交给合同审批部门。3.3签订阶段3.3.1合同审批部门确认经过修改的合同符合相关要求后,向相关管理人员发放合同签订授权。3.3.2相关管理人员对合同进行最终审查,并审批通过后,由双方签署合同。3.3.3签订后的合同将交由合同审批部门进行归档管理,并留存相关备份。3.4归档阶段3.4.1合同审批部门将签订后的合同归档,并建立合同档案管理系统。3.4.2合同审批部门负责对合同档案的安全保管、合同有效期的监控,以及合同到期续签等事宜。4.责任与义务4.1合同申请人有责任依照规定的流程和要求提交合同申请,并确保供应的合同草案和附件完整、准确、合规。4.2上级主管有责任对合同申请进行准确评估,并做出明确的审批看法。4.3合同审批部门有责任对合同进行审查,及时反馈审批结果和修改看法,确保合同符合公司政策和要求。4.4相关管理人员在最终审批阶段应认真核查合同内容,确保合同的合法性和风险可控性。4.5合同审批部门负责合同的归档管理和有效期监控,确保合同档案的安全、稳定和可查询。5.相关措施和要求5.1建立合同审批流程管理制度后,应向全体员工进行培训,并确保员工熟识制度内容和流程要求。5.2公司应配备特地的合同审批部门,并供应必需的支持和资源,以确保合同审批流程的正常运转。5.3结合现有信息化系统,公司应开发合同管理系统,便于合同的在线申请、审批、签订、归档和查询。5.4定期对合同审批流程进行评估与改进,及时调整流程中可能存在的问题和瓶颈,提高效率和减少风险。5.5对违反公司合同审批流程管理制度的行为,将依据公司相关纪律处分制度进行处理。6.附则6.1本制度的解释权属于公司管理层。6.2本制度自发布之日起生效,并替代之前的合同审批流程管理制度。

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