会议策划管理制度

会议策划管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为加强会议策划管理，提高会议效率与决策品质，确保会议资源的合理利用，根据公司相关管理制度及实际工作需要，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有层级会议的策划、组织、实施及管理活动。

第三条会议分类

会议按性质和内容分为以下几类：

1.经营决策会议：包括董事会、总经理办公会等，主要涉及公司战略规划、重大决策等事项。

2.管理协调会议：涉及各部门间协调、沟通、解决问题等事项。

3.专题研讨会议：针对某一特定主题进行深入探讨与研究。

4.培训会议：对员工进行业务知识、技能提升等方面的培训。

5.其他会议：如临时性会议、座谈会等。

第四条会议策划原则

会议策划应遵循以下原则：

1.目的明确：明确会议主题、目标、预期成果等。

2.计划周密：提前制定会议议程、时间表、参会人员等。

3.资源保障：确保会议场地、设施、资料等资源充足。

4.高效有序：合理安排会议流程，确保会议高效进行。

5.节约成本：合理控制会议费用，提高会议效益。

第五条会议策划职责

会议策划工作由会议组织部门负责，其主要职责包括：

1.制定会议方案：明确会议主题、目标、议程等。

2.确定参会人员：根据会议主题及需要，邀请相关人员参会。

3.准备会议资料：收集、整理与会议主题相关的资料，为参会人员提供参考。

4.确保会议设施：提前检查会议场地、设备、设施等，确保正常运行。

5.发布会议通知：及时向参会人员发布会议通知，明确会议时间、地点、议程等。

第六条参会人员职责

参会人员应遵循以下职责：

1.准时参会：严格按照会议通知的时间参加，如有特殊情况提前请假。

2.认真发言：围绕会议主题，积极发表意见，提高会议效果。

3.遵守纪律：遵守会议纪律，尊重他人发言，不擅自离场。

4.履行决策：对会议形成的决策、决议等，按照职责分工认真执行。

第七条保密规定

会议涉及公司内部机密信息，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容及相关资料。

第八条制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订工作由公司管理部门负责，报公司领导批准后实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司发展战略、业务需求或管理问题，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、预期成果等，形成书面方案。

3.报批会议方案：将会议方案提交给相关负责人审批，根据审批意见进行调整。

4.发布会议通知：通过邮件、电话、短信等方式，向参会人员发布会议通知，确保通知到位。

5.准备会议资料：根据会议主题和议程，收集、整理相关资料，提前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员按时到达会议现场，进行签到，确认参会人员到齐。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和预期目标。

3.会议发言：根据议程安排，各发言人就会议主题进行发言，分享观点和建议。

4.讨论与交流：参会人员围绕会议主题展开讨论，提问、解答，充分发表意见。

5.形成决策：在充分讨论的基础上，针对会议主题和议题，形成具体的决策和措施。

三、会议记录

1.指定会议记录人：会议开始前，指定专人负责会议记录工作。

2.记录会议内容：记录人要详细记录会议主题、议程、发言、讨论、决策等内容。

3.归档会议记录：会议结束后，将会议记录整理成书面材料，归档保存。

四、会议总结与反馈

1.主持人总结：会议结束时，主持人对会议成果进行总结，强调决策和措施的执行。

2.参会人员反馈：参会人员就会议效果、组织、议程等方面提出意见和建议。

3.改进措施：根据参会人员的反馈，会议组织者对会议策划和实施过程中存在的问题进行改进。

五、会议后续工作

1.发布会议纪要：将会议记录整理成会议纪要，发送给参会人员及相关人员，以便了解会议内容和决策。

2.跟踪落实：会议组织者要对会议决策的执行情况进行跟踪，确保决策落到实处。

3.反馈执行情况：相关部门和人员要及时反馈会议决策的执行情况，便于会议组织者了解实际效果。

4.评估会议效果：根据会议决策的执行情况，评估会议效果，为今后会议策划提供参考。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.纪要编制：会议记录人在会议结束后应及时整理会议内容，形成详细的会议纪要，包括会议主题、讨论要点、决策结果、责任分配等关键信息。

2.纪要审批：会议纪要编制完成后，需提交给会议主持人或相关负责人进行审批，确保纪要内容的准确性和完整性。

3.发布纪要：审批通过后的会议纪要应通过公司内部通讯渠道（如电子邮件、企业微信、内部网站等）发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议决策的执行与监督

1.决策分解：将会议纪要中的决策事项分解为具体的行动计划，明确每项行动的责任人、完成标准和截止日期。

2.执行跟踪：设立专门的跟踪机制，对会议决策的执行过程进行定期检查和督促，确保各项行动按计划推进。

3.责任人汇报：要求各责任人定期汇报决策执行进度和遇到的问题，对执行过程中的困难提供必要的支持和协助。

三、会议纪要的反馈与评估

1.反馈机制：建立会议纪要反馈渠道，鼓励相关人员对会议决策的执行情况提出意见和建议。

2.定期评估：定期对会议纪要中提出的决策执行情况进行评估，分析执行效果，识别改进点。

3.改进措施：根据评估结果，对执行不到位或效果不佳的决策采取改进措施，确保问题得到有效解决。

四、会议纪要的归档与管理

1.归档保存：将会议纪要按照一定的分类和编号规则进行归档，便于今后的查询和追溯。

2.管理制度：制定会议纪要管理的相关规定，明确纪要的保存期限、查阅权限等，确保信息安全。

3.信息更新：对于因执行情况发生变化而需要更新或修正的会议纪要，应及时进行修订，并重新发布和通知相关人员。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：需使用会议室的部门或个人，应提前通过公司指定的预订系统或向行政部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.审批权限：会议室预订需经过相关部门负责人的审批，确保会议室资源得到合理分配和充分利用。

3.优先级规则：在会议室资源紧张时，应根据会议的重要性和紧急程度确定优先使用顺序。

二、会议室使用

1.使用规范：使用会议室时，应遵守会议室使用规定，保持室内整洁，正确使用设备，不得随意损坏或搬离会议室物品。

2.会议服务：会议组织者应提前到达会议室，检查设备运行情况，确保会议用品充足，必要时安排专人负责会议服务。

3.使用时间：会议开始和结束时间应严格按照预订时间执行，如需延时，应提前通知行政部门，以免影响后续会议安排。

三、会议室设备管理

1.设备检查：定期对会议室设备进行检查、维护，确保设备正常运行。

2.技术支持：会议期间，应安排技术人员现场支持，及时解决设备故障。

3.使用培训：对常用会议室设备的使用方法进行培训，确保会议组织者和参会人员能够熟练操作。

四、会议室清洁与维护

1.清洁卫生：会议结束后，使用部门应负责清理会议室，恢复原状，确保会议室的整洁卫生。

2.物品归位：会议使用物品应归位整齐，损坏物品需及时报修或更换。

3.定期维护：行政部门应定期对会议室进行深度清洁和保养，确保会议室环境良好。

五、违规处理

1.违规行为：对于违反会议室管理规定的部门或个人，将视情节轻重给予相应处罚。

2.处罚措施：包括警告、罚款、限制会议室使用权限等，并计入个人或部门的年度考核。

3.改进机制：建立违规行为反馈和改进机制，持续优化会议室管理规定，提高会议室使用效率。