航天会议管理制度

航天会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

为加强航天会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据《中华人民共和国航天法》及有关法律法规，结合航天行业实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于航天系统内各级单位召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题协调会、技术评审会等。

三、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、节俭的原则，严格控制会议规模、时间和费用。

2.会议组织应遵循民主集中制原则，充分发扬民主，确保决策科学、合理。

3.会议内容应注重解决问题，提高工作质量，禁止召开无实质内容的会议。

四、会议分类

1.按照会议性质，分为工作例会、专题协调会、技术评审会、座谈会等。

2.按照会议级别，分为公司级会议、部门级会议、项目级会议等。

五、会议组织与管理

1.会议应由专人负责组织、筹备和实施。

2.会议组织者应提前制定会议议程，明确会议主题、目标、参会人员、时间、地点等。

3.会议通知应提前发送给参会人员，确保参会人员了解会议内容，做好发言准备。

4.会议组织者应确保会议资料齐全，并在会议前将相关资料发放给参会人员。

5.会议组织者应做好会议记录，并在会议结束后及时整理会议纪要。

六、参会人员职责

1.参会人员应按时参加会议，确因特殊情况不能参加者，应提前向会议组织者请假。

2.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，提出建设性意见和建议。

3.参会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序，禁止随意离场、喧哗等行为。

4.参会人员应保守会议秘密，未经许可，不得泄露会议内容和决策事项。

七、本制度的解释权归航天系统各级单位所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：根据工作需要，明确会议要解决的主要问题，确定会议主题和预期目标。

2.制定会议议程：列出会议的主要议题、讨论内容、报告事项等，明确每项内容的预计时间。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请与会议内容相关的领导和工作人员参加。

4.选择会议时间和地点：避开参会人员的工作高峰期，选择合适的会议时间和地点。

5.发送会议通知：提前一定时间将会议通知发送给参会人员，通知内容应包括会议主题、议程、时间、地点、参会人员等。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.按照议程进行会议：会议主持人引导会议讨论，确保会议内容有序进行。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括主要发言、讨论结果、决策事项等。

三、会议讨论与决策

1.会议议题讨论：针对每个议题，由相关人员进行汇报，参会人员充分发表意见，展开讨论。

2.会议决策：在充分讨论的基础上，对议题进行表决，形成决策。

3.对决策事项明确责任人、完成时限等，确保决策事项的落实。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果、决策事项进行总结。

2.对会议中提出的问题和建议进行梳理，明确下一步工作计划和改进措施。

3.对参会人员表示感谢，对会议组织工作进行评价。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束。

2.会议记录人将会议纪要整理好后，及时发送给参会人员，以便大家了解会议内容。

3.会议组织者对会议场地、设备等进行检查，确保场地干净、设备完好。

六、会议后续工作

1.跟踪落实会议决策事项，对责任人进行督促，确保按期完成。

2.对会议中提出的问题和建议，进行整改和落实，并及时反馈给相关人员。

3.对本次会议的效果进行评估，为今后会议的组织和改进提供参考。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理。

2.会议纪要应详细记录会议主题、议程、讨论内容、决策事项、责任人和完成时限等。

3.会议纪要由会议主持人审核后，及时发布给所有参会人员和相关责任人。

4.会议纪要的发布形式可以是纸质文档、电子文档或电子邮件等。

二、会议纪要的阅读与确认

1.参会人员和相关责任人应在收到会议纪要后的2个工作日内阅读完毕，并对纪要内容进行确认。

2.如有对会议纪要内容有异议或补充意见，应在确认时限内向会议组织者提出。

三、会议决策事项的落实与跟踪

1.责任人应按照会议纪要中明确的完成时限，制定具体实施计划，并开始执行。

2.会议组织者应对决策事项的执行情况进行定期跟踪，确保各项工作按计划推进。

3.如遇问题或困难，责任人应及时向会议组织者报告，寻求支持和协助。

四、会议纪要落实情况的反馈与评估

1.责任人应在完成决策事项后，向会议组织者提供完成情况报告。

2.会议组织者应收集反馈信息，对会议决策事项的落实效果进行评估。

3.对于未按期完成的决策事项，应分析原因，制定整改措施，并重新明确责任人和完成时限。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照单位档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.需要查阅会议纪要的人员，应按照单位相关规定办理查阅手续。

3.会议纪要的查阅应遵循保密原则，未经许可不得泄露会议内容和决策事项。

六、会议纪要落实情况的监督与考核

1.会议组织者应建立健全会议纪要落实情况的监督机制，对责任人的执行情况进行定期检查。

2.将会议纪要落实情况纳入单位绩效考核体系，对责任人执行不力的情况进行问责。

3.对会议纪要落实工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励，激发工作积极性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或会议室管理部门提交申请。

2.预订时应提供会议主题、预计参会人数、会议时间、所需设备等信息。

3.行政部门或会议室管理部门根据预订情况合理安排会议室，并在预订确认后通知会议组织者。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要的设施设备，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.定期检查会议室设备，确保设备正常运行，对损坏设备及时进行维修或更换。

3.会议室环境应保持整洁、安静，室内温度、湿度适中，为参会人员提供舒适的环境。

三、会议室使用规范

1.会议组织者应在会议开始前15分钟进入会议室，检查设备、资料准备情况等。

2.参会人员应按时进入会场，遵守会议纪律，保持手机静音或振动，不得在会场内大声喧哗。

3.严禁在会议室吸烟、进食，禁止乱扔垃圾，爱护会议室设施设备。

4.会议结束后，会议组织者应组织参会人员清理会场，关闭设备电源，确保会议室恢复原状。

四、会议室保密管理

1.会议室应采取必要的安全措施，如安装监控设备、门禁系统等，确保会议安全。

2.会议过程中，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容和决策事项。

3.会议结束后，会议组织者应妥善保管会议资料，防止信息泄露。

五、会议室资源优化利用

1.提高会议室使用效率，避免长时间占用会议室，减少空置现象。

2.鼓励召开视频会议，节省会议室资源，降低会议成本。

3.定期对会议室使用情况进行统计分析，为会议室管理提供决策依据。

六、会议室管理责任与考核

1.明确会议室管理部门的管理职责，对会议室预订、使用、维护等工作进行统一管理。

2.建立会议室管理考核机制，对会议室使用效果、设备完好率、环境卫生等方面进行评估。

3.对会议室管理工作中的问题及时整改，持续优化会议室管理流程，提高会议室