总经理办公室日常办公管理办法

4、总经理办公室日常办公管理办法总经理办公室日常办公管理办法总办质字为规范总经理办公室(以下简称：总办)日常工作，达到高效、及时、节约及为各部门服务的目的，特制定本制度。一、工作职责1．负责公司文件档案的管理及行政公文的制作、收发、上传下达，检查宣贯效果并向公司主管领导报告；2．负责管理总台调度、商务中心，安排来访宾客接待、会务活动，确保工作质量符合规定要求；3．负责公司指挥部办公区域、员工宿舍、招待所、鸟苑的环境卫生保洁及提供后勤保障；4．负责公司企业标识系统的设计、制作、应用、解释，以满足公司对外宣传要求；5．负责公司内部管理制度的制定并监督实施，调查和处理各部（办）违章违纪与员工事故，向分管领导及总经理汇报，并按月将处理结果通报体系管理部门；二、控制要求1．接待员（1）会议室①每天早上检查茶叶、矿泉水、纸巾备份，检查茶具、烟灰缸是否清洁干净；检查照明灯、排气扇、空调机是否正常；②每天早上将暖水瓶灌满开水、清洁外壳，同时，泡好茶水备用；③接到会务通知时，及时在会议室布置文具、茶具、矿泉水、纸巾盒、烟灰缸，安装摆放投影仪等视频设备，并做好会务服务工作；④每次会议结束后，立即清理打扫会议室。文具、茶具、视频设备、烟灰缸清理到位，桌面清洁，椅子摆齐，空调机、排气扇、照明灯关闭；⑤严格执行安全和保密制度，不得随便让外人进入办公会议室；⑥当公司领导接见重要客人或开会时，不得离岗，应勤观察，掌握接见或会议状况，及时配合和服务；（2）前台（详见《公司来访宾客接待服务操作规程》）①热情接待来访者，已预约的客人引领进会议室或大厅入座，送上热茶，并及时报告上级主管；②对未预约客人，应委婉而迅速地了解清楚来访者身份，来访目的和具体要求，并立即报告上级主管；③礼貌接听前台电话及时传呼被叫人，若被叫人不在应做好电话记录，尽快转达通知被叫人。同时，要坚持尽量不使领导受到外界不必要电话干扰的原则。领导外出或未接电话时，须根据对方的身份和要求决定如何处理，不得直接将电话挂断；④做好来访客人记录，注明时间、客人身份、人数、接待人等细节；⑤随时保持接待茶几及前台卫生清洁，定期将电话机擦拭消毒，接待客人完毕及时清洁茶几，清理烟灰缸；⑥若有大型会议，应协助相关人员搬运，调试音频设备；（3）招待所管理（见《招待所管理办法》）；（4）每日下班前，做好总办工作人员考勤记录；（5）积极完成领导交办的其他工作；2．保洁员（1）会议室①每日清扫桌面、地面、窗台、图板、开关面板、储物柜；②每日拖洗地板1次；③每周擦拭靠背椅1次；④每月月底擦拭内窗玻璃1次；（2）办公区①每日清扫接待台、茶具、地面、窗台、办公隔板、字纸篓、垃圾筒；②每日擦拭图板、灯箱、报纸架、雨伞架；③每日拖洗地板1次；④每周2次清洁花盆并浇灌室内盆景；⑤每月擦拭内窗玻璃，大门玻璃1次；（3）总经理办公室①每日清扫桌面、地面、天花板、家用电器、茶具、内窗玻璃、开关面板，字纸篓，垃圾桶；②每日清洗卫生间，含洗手台、玻璃镜、坐便器；③每周2次浇灌盆景及花卉；（4）公共卫生间①每日冲洗蹲位及小便池，用拖把擦拭地面；②每日擦拭玻璃镜，用洁厕液刷洗洗手池，清洁开关面板；③每周用洁厕液刷洗蹲位及小便池，清洗肥皂架；④每月擦拭内外窗玻璃一次；（5）收集整理指挥部生活垃圾，进行分类整理，对于可回收垃圾，协调采购供应部送卖回收站。所得费用，上交财务管理部；3．文员（1）按照《会议管理制度》完成会议相关工作；（2）公文处理①收文处理1）收文登记。将公文的名称，发文机关及数量等有关事项登记编号；2）拟办。将公文进行来文编号及登记，呈办公室主任签写拟办意见；3）批办。将写有拟办意见的公文呈相关领导签批；4）承办。根据领导的批示对公文做出处理；②发文处理1）登记。在分发公文前，登记相关事项；2）分发。要根据文件的机要性采用不同的方式发放；3）立卷、归档；③档案工作1）收集。凡对公司发展有关的文件资料都应按一定要求收集归档；2）整理。把文件档案分门别类系统化地存放，方便查阅；3）鉴定。对失去了保存的价值的文件，经领导审核批准，按档案管理的要求进行鉴定、销毁；4）统计。统计档案收进、移交、保管、利用、销毁等情况；5）保管；（4）每月月底对办公设备进行清洁；（5）每月1～10号负责结清公司上月办公电话话费；（6）按程序办理办公用品的请购、保管、发放工作，保证日常办公后勤用品15天左右的备用量。（7）做好相关会议的记录工作，并整理成会议记录呈送领导；（8）根据报障情况，协调物业保障部门进行维修；（9）积极完成领导交办的其他工作；4．宿舍管理员（1）根据宿舍实际员工入住情况，制定调整宿舍卫生值日表，并根据《员工宿舍管理规定》进行宿舍管理；（2）每日上午7:40-8:40检查宿舍卫生，及卫生用具是否损坏，及时补充卫生用具；（3）每周检查一次照明灯、电视机、热水器、水龙头是否正常；（4）员工更换、搬出宿舍以及离职时，应收回所配房间钥匙；5．商务中心文员（见《商务中心日常工作管理办法》）；6．总台值班员（见《总台日常工作规程》）；三、日常要求1．请假制度

（1）总办人员如遇特殊事件，不能正常上班的，需提前当面向部门主管请示，经批准后，方可办理正常的休假或调班手续；

（2）如遇突发事件，不能提前请假的，应用电话或其他方式向部门领导请示，并于上班后，补办请假手续。2．办公卫生及环境制度

（1）办公室应保持干净、整洁、清新；（2）各办公人员应对本人办公所属区域负责，作到方便时随时打扫，随时清理；

（3）办公室内应保持清净，不得在办公室内大声喧哗、打闹、做与工作无关事项；3．电脑使用制度

（1）办公电脑仅供正常办公使用；（2）除正常查询相关工作资料外，不得登陆非法网站，禁止网上聊天；4．用电制度

（1）部门成员应加强安全意识，安全用电，节约用电，不得使用正常办公设备以外的电器；

（2）照明用电应使用合理，应节约每一度电量，养成人走关灯关风扇的良好习惯；（3）最后下班者有义务检查各办公用电设备的电源是否切断；4．保密制度

（1）办公室任何人员都应恪尽职守，对公司文件、资料、及其他需保密性事件都负有保密义务，在任何情形下，都不得泄露公司机密；

（2）各办公桌面应保持整洁干净，工作结束后各文件性资料应按次序摆放整齐，不得随意置于桌面上，长时间不用的文件应交档案管理人员封存；6．值班制度（1）值班实行午间值班及晚间值班制度；（2）值班时间①午间值班时间：12：00—14：00；②晚间值班时间：18：00—21：00；（3）值班人员负责值班期间的接待及一般事件处理，遇重大事件及重要宾客突然来访，应及时通知总办主任；（4）值班人员临走前应关闭电灯、电脑、风扇及窗户（有员工加班时，应叮嘱加班员工临走前做好相应事务）；（5）值班员应填写值班记录表，记录当班期间的重要事宜及为完成事宜，以便接班人员了解情况；四、附录附录A总办质字〔2008〕02.A总办值班电话记录附录B总办质字〔2008〕02.B公文处理笺附录C总办质字〔2008〕02.C指挥部公共卫生间卫生验收表附录D《文件收发登记表》见程序文件附录E《考勤记录表》见程序文件以上记录表格由体系管理员制发，相关人员形成记录，后交资料员归档保存。编制：批准：年月日更改记录页次更改年号更改标记更改人/日期附录A总办值班电话记录总办质字〔2008〕02.A来电时间来电人姓名及单位来电内容处理情况备注附录B公文处理笺总办质字〔2008〕02.B来文单位收文号来文号密级收文日期份数此文已发公文标题拟办意见公司领导批示处理情况注：签批时，请用签字笔，并签署姓名、时间，以便存档。附录C指挥部公共卫生间卫生验收表总办质字〔2008〕02.C日期责任人清洁项目验收意见验收人验收日期备