内部文件与资料归档制度

内部文件与资料归档制度1.前言为了规范企业内部文件和资料的管理流程，提高工作效率，保护企业的知识产权和商业机密，订立本制度。本制度适用于全部企业内部文件和资料的管理和归档。2.内部文件和资料的定义2.1内部文件：指各种纸质或电子形式的工作文件，包含但不限于会议记录、报告、备忘录、合同、协议、类别文件、规章制度、培训料子等。2.2资料：指各种与企业运营和业务相关的信息，包含但不限于市场调研报告、竞争对手分析、技术文档、产品设计文档、客户资料等。3.内部文件和资料的归档管理责任3.1部门负责人：每个部门的负责人有责任确保本部门的内部文件和资料依照规定进行归档、更新和保管，并保证文档的准确性和可靠性。3.2归档管理员：企业设立特地的归档管理员，负责整理、归档、分类、编号、检索及保管文件和资料，并负责建立和维护归档系统和档案管理系统。4.归档分类和编号4.1归档分类：企业将内部文件和资料划分为不同的类别进行归档，常见的分类包含但不限于市场营销、人力资源、财务管理、产品开发、销售合同等。4.2编号规定：为每个归档文件和资料调配唯一的编号，编号应包含日期、文件类型和次序号，以确保文件的唯一标识和检索。5.归档流程5.1文件归档：当一份文件需要进行归档时，制作者应将文件依照归档分类和编号规定进行命名，并交予所属部门负责人审核。5.2部门负责人审核：部门负责人应对文件进行审核，确认文件的准确性和合规性，并填写相关审核看法和备注。5.3文件归档管理员处理：部门负责人审核通过后，将文件交由归档管理员进行整理、分类、编号，并录入归档系统和档案管理系统。5.4文件归档备份：归档管理员应定期对归档文件进行备份，以防止意外损失和祸害发生。6.归档存储和保管6.1存储介质：企业采用合适的存储介质，包含但不限于服务器、硬盘、磁带等，对归档文件和资料进行存储。6.2存储环境：归档文件和资料应保管在干燥、防潮、防火、防尘、防腐蚀的环境中，保证其完整性和可读性。6.3存储位置：归档文件和资料的存储位置应明确，并在归档系统和档案管理系统中进行记录和查询。6.4保密措施：企业应对涉及商业机密的归档文件和资料进行加密和权限管理，确保其被授权人员使用。7.归档文件和资料的检索和借阅7.1检索流程：用户需要查询和使用归档文件或资料时，可以通过归档系统和档案管理系统进行检索，在取得许可后使用。7.2借阅申请：当用户需要借阅归档文件或资料时，应填写借阅申请表，供应相关信息和借阅目的，经上级审批后方可借阅。7.3借阅期限：归档文件和资料的借阅期限一般不超出30天，超出期限需重新申请并经上级审批。7.4归还和返还：用户应在借阅期限内归还归档文件或资料，并确保其完好无损，归还后由归档管理员进行检查和返还。8.归档文件和资料的销毁8.1异常情况：当归档文件或资料存在严重错误、过期、无效的情况时，应及时通知归档管理员进行销毁处理。8.2销毁授权：归档管理员应依照销毁授权程序，获得上级授权后，将需要销毁的文件进行安全处理，以确保不会泄露信息。9.监督和评估9.1监督机构：企业内设立资产管理部门，负责监督和执行本制度，并对文件和资料的归档管理流程进行检查和评估。9.2违规查处：对于违反本制度的人员，监督机构有权进行调查和追责，并依据情况予以相应的纪律处分。9.3定期评估：企业应定期对归档管理流程进行评估和改进，以适应企业发展和需求的变动。10.附则1