丽水机关会议管理制度

丽水机关会议管理制度丽水机关会议管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

本制度旨在规范丽水机关会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议质量，充分发挥集体智慧，推动机关工作的发展。本制度根据《中华人民共和国行政机关会议条例》以及相关法律法规制定。

第二条适用范围

本制度适用于丽水机关（以下简称“机关”）召开的各类会议，包括但不限于全体会议、办公会议、专题会议、协调会议等。

第三条基本原则

（一）民主集中制原则。会议应充分发扬民主，确保每位参会人员有发言权和表决权，同时实行集中统一的领导。

（二）效率原则。会议应注重效率，严格控制会议时间，避免无谓的拖延。

（三）务实原则。会议内容应实事求是，讨论的问题应具有针对性和可操作性。

（四）保密原则。会议内容涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照保密规定执行。

第四条会议种类及组织

（一）全体会议：由机关主要负责人主持，全体机关工作人员参加。

（二）办公会议：由机关主要负责人或指定负责人主持，相关部门负责人参加。

（三）专题会议：针对特定问题或项目召开的会议，由相关项目负责人或指定负责人主持。

（四）协调会议：涉及多个部门或单位的协调事项，由机关主要负责人或指定负责人主持。

第五条会议组织机构

会议的组织工作由机关办公室负责，主要包括会议筹备、会议通知、会议记录、会议纪要的编写和分发等。

第六条参会人员职责

（一）参会人员应按时参加机关召开的会议，因特殊情况不能参加的，需提前向会议主持人请假。

（二）参会人员应认真履行职责，积极参与会议讨论，对会议议题提出建设性意见和建议。

（三）参会人员应严格遵守会议纪律，保守会议秘密，不得泄露会议内容和讨论情况。

第七条会议纪律

（一）会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态。

（二）会议期间，参会人员不得随意离席，确需离席的，应向会议主持人请假。

（三）会议期间，参会人员应保持会场秩序，不得喧哗、交头接耳。

（四）会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，认真落实会议决定事项。

第二章会议流程

第一节会议筹备

一、会议主题确定

会议主题应根据机关工作需要和实际情况提出，具有明确的目的和针对性。会议主题由会议主持人或提议人提出，报请机关主要负责人审批。

二、会议时间安排

1.会议时间应根据参会人员的工作安排和会议内容进行合理规划。

2.全体会议、办公会议等定期会议，应在年初制定会议计划，明确会议时间、地点等。

3.临时性会议，应根据紧急程度和实际情况，提前通知参会人员。

三、会议通知

1.会议通知应明确会议时间、地点、参会人员、会议议程等。

2.会议通知应提前发送给参会人员，确保参会人员有足够的时间准备。

3.会议通知可通过书面、电话、电子邮件等形式进行。

四、会议资料准备

1.会议主持人或提议人应根据会议主题，准备会议相关资料，包括但不限于会议议程、议题背景、相关文件等。

2.会议资料应在会前分发至参会人员，以便参会人员提前了解会议内容。

第二节会议进行

一、会议签到

1.会议开始前，由机关办公室负责组织签到工作。

2.参会人员应按时签到，确因特殊情况不能参加的，需提前向会议主持人请假。

二、会议主持人宣布会议开始

1.会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员。

2.会议主持人强调会议纪律，要求参会人员遵守相关规定。

三、会议讨论

1.会议主持人按照议程逐项组织讨论。

2.参会人员围绕议题充分发表意见，提出建议和解决方案。

3.会议主持人应对讨论内容进行总结，形成共识。

四、会议表决

1.会议主持人根据讨论情况，提出表决事项。

2.表决方式可采取口头表决、举手表决或投票表决。

3.表决结果由会议主持人当场宣布。

第三节会议总结

一、会议主持人对会议讨论情况进行总结，明确会议成果和下一步工作要求。

二、会议纪要的编写

1.会议纪要应详细记录会议时间、地点、参会人员、讨论内容、表决结果等。

2.会议纪要由机关办公室负责编写，经会议主持人审核后，分发给参会人员。

三、会议纪要的签字确认

1.参会人员应在会议纪要上签字确认，表示已了解会议内容并承诺落实会议决定。

2.会议纪要签字后，由机关办公室存档保管。

第四节会议结束

会议主持人宣布会议结束，参会人员有序离场。机关办公室负责整理会场，确保会议室整洁。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一节跟踪落实原则

一、及时性原则

会议纪要发布后，相关责任部门和个人应立即行动，按照会议决定的时间节点和要求进行落实。

二、责任制原则

会议纪要中明确的任务和责任，应明确到具体责任人和完成时限，确保每一项工作都有人负责，有人监督。

三、反馈性原则

责任部门和责任人在落实过程中，应及时向会议主持人或指定负责人反馈进展情况，遇到问题应及时报告，寻求解决方案。

第二节跟踪落实流程

一、任务分解

会议纪要发布后，机关办公室应将会议决定事项分解为具体的任务，明确每项任务的责任部门、责任人和完成时限。

二、任务下达

机关办公室将分解后的任务通过书面形式下达给相关责任部门和责任人，确保任务清晰明了。

三、任务执行

责任部门和责任人根据任务要求，制定实施方案，开展相关工作，确保按时完成。

四、进度反馈

责任部门和责任人在执行任务过程中，应定期向会议主持人或指定负责人汇报进展情况，遇到问题及时反馈。

第三节跟踪落实监督

一、机关办公室负责对会议纪要的落实情况进行全程监督，确保各项工作按照既定计划推进。

二、会议主持人或指定负责人应定期检查任务执行情况，对落实不力的部门和个人进行督促指导。

三、对未按期完成任务的部门和个人，应根据实际情况采取相应的措施，包括但不限于通报批评、绩效考核等。

第四节跟踪落实评估

一、任务完成后，责任部门应对完成情况进行自我评估，总结经验教训，为今后类似工作提供借鉴。

二、机关办公室组织对会议纪要落实情况进行全面评估，形成评估报告，报请机关主要负责人审阅。

三、根据评估结果，对会议纪要落实情况进行总结，对表现突出的部门和个人给予表彰，对存在的问题提出整改措施。

第五节跟踪落实改进

一、针对跟踪落实过程中发现的问题，责任部门应认真分析原因，制定整改措施，及时进行整改。

二、机关办公室应定期收集整改情况，对整改效果进行评价，确保问题得到有效解决。

三、通过不断优化会议纪要跟踪落实流程，提高机关工作效能，为丽水机关的发展提供有力保障。

第四章会议室管理规定

第一节会议室预订

一、机关各部门或个人需使用会议室时，应提前向机关办公室提交会议室预订申请。

二、会议室预订申请应包括会议时间、会议主题、参会人数等信息。

三、机关办公室根据会议室使用情况，统筹安排会议室使用，并在确认后通知预订人。

第二节会议室配置

一、会议室应配备必要的设施设备，包括但不限于音响设备、投影仪、白板、会议桌椅等。

二、机关办公室负责定期检查会议室设施设备，确保其正常运行。

三、会议室应根据会议类型和参会人数进行合理布局，提供舒适、安静的会议环境。

第三节会议室使用

一、会议室使用时应严格按照预订时间进行，不得提前占用或延迟使用。

二、使用会议室的部门或个人应爱护会议室设施，保持会议室整洁。

三、会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，不得在会场内吸烟、进食或大声喧哗。

第四节会议室清洁与维护

一、会议结束后，使用部门或个人应负责清理会议室，恢复原状。

二、机关办公室应定期对会议室进行清洁和保养，确保会议室的卫生和设施完好。

三、如遇会议室设施损坏，使用部门或个人应立即报告机关办公室进行维修。

第五节会议室安全管理

一、会议室使用期间，使用部门或个人应确保消防安全，遵守消防规定。

二、机关办公室应定期对会议室进行安全检查，排除安全隐患。

三、会议室内的文件和资料应妥善保管，会议结束后，应将涉密文件和资料及时收回或销毁。

第六节会议室使用费用

一、机关内部会议使用会议室，原则上不收取费用。

二、如涉及对外租赁会议室，需按照相关规定收取费用，并报请机关主要负责人审批。

三、会议室使用费用应定期