oa会议室使用管理制度

oa会议室使用管理制度第一章总则

为确保OA会议室使用的效率与效果，规范会议室管理，提高会议质量，特制定本管理制度。

一、目的与原则

本管理制度旨在明确会议室使用的申请、审批、安排、使用及维护等各环节的操作规范，遵循公平、公正、公开的原则，确保会议资源得到合理分配与充分利用。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有使用OA会议室召开会议的部门及个人。

2.本制度规定的会议类型包括但不限于：例行会议、专题会议、项目会议、培训会议等。

三、权责分配

1.会议管理部门：负责会议室的日常管理、维护及调配工作，保证会议室设施设备正常运行。

2.会议申请人：负责按照规定提出会议申请，确保会议内容的真实、合法、合规。

3.会议审批人：负责对会议申请进行审批，统筹安排会议室资源。

四、会议管理制度

1.会议申请：申请人需提前向会议管理部门提交会议申请，包括会议主题、时间、地点、参会人数等信息。

2.会议审批：会议审批人根据会议室资源及申请人的需求进行审批，合理安排会议室。

3.会议通知：会议管理部门在会议审批通过后，及时通知申请人及相关参会人员。

4.会议签到：会议开始前，由申请人或指定人员负责签到工作，确保会议人员到齐。

5.会议记录：会议过程中，指定专人记录会议内容，形成会议纪要。

6.会议纪要的跟踪落实：会议结束后，由申请人负责将会议纪要分发给相关参会人员，并跟踪落实会议决议。

五、违规处理

1.申请人未按照规定提交会议申请或提供虚假信息，取消本次会议申请，并根据情节严重程度给予相应处罚。

2.会议审批人未按照规定审批会议，导致会议室资源浪费，视情节严重程度给予相应处罚。

3.未经批准擅自使用会议室，追究当事人责任，并视情节严重程度给予相应处罚。

本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。请各部门及个人严格遵守，共同维护良好的会议环境。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为会议流程的详细规定：

一、会议申请

1.申请人需至少提前三个工作日向会议管理部门提交书面会议申请，内容包括：

-会议主题：明确会议的主要目的及议题。

-会议时间：预计开始和结束时间，尽量避开高峰时段。

-会议地点：根据参会人数及会议类型，选择合适的会议室。

-参会人数：确保会议室容纳人数符合实际需求。

-其他需求：如需使用投影仪、音响设备等，应在申请中注明。

2.会议管理部门收到申请后，对申请内容进行审核，确认信息无误后，进行下一步审批流程。

二、会议审批

1.会议审批人应在收到会议申请后的两个工作日内完成审批工作。

2.审批人需综合考虑会议室使用情况、会议主题、参会人数等因素，合理安排会议室资源。

3.审批通过后，会议管理部门应及时通知申请人及相关参会人员。

三、会议通知

1.会议管理部门负责在会议审批通过后，向申请人及相关参会人员发送会议通知。

2.通知内容应包括：会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等。

3.申请人收到会议通知后，需确认通知内容，如有问题及时与会议管理部门沟通。

四、会议签到

1.会议开始前，由申请人或指定人员负责签到工作，确保会议人员到齐。

2.签到表需记录参会人员姓名、部门及签到时间等信息。

五、会议进行

1.会议主持人按照会议议程组织会议，确保会议内容紧凑、高效。

2.会议记录人负责记录会议内容，特别是会议决议、责任分工等关键信息。

3.会议过程中，参会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序。

六、会议结束

1.会议结束后，主持人对会议进行总结，明确会议成果及下一步工作计划。

2.会议记录人整理会议纪要，并在会议结束后一个工作日内将会议纪要发送给申请人及相关参会人员。

七、会议纪要跟踪落实

1.申请人负责跟踪落实会议纪要中的决议及责任分工，确保会议成果得以实现。

2.如有需要，会议管理部门可对会议纪要的落实情况进行监督检查。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决议的执行与落实，特制定以下会议纪要跟踪落实规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项、责任分工等。

3.会议纪要经申请人审核无误后，由会议管理部门在两个工作日内发送给相关参会人员。

二、会议纪要的阅读确认

1.相关参会人员在收到会议纪要后，需在两个工作日内阅读完毕，并对会议纪要中的责任分工及决议事项进行确认。

2.如参会人员对会议纪要内容有异议，应及时向申请人提出，经核实后进行修改。

三、会议决议的执行与跟踪

1.申请人作为会议决议执行的第一责任人，负责对会议纪要中的决议事项进行跟踪、监督与落实。

2.申请人需根据会议纪要，制定具体实施方案，明确完成时间节点，并指定专人负责各项任务的执行。

3.申请人应定期检查决议执行情况，对进度滞后或问题突出的环节，及时采取措施予以解决。

四、会议决议的反馈与汇报

1.各责任人在完成会议决议事项后，需向申请人反馈执行结果。

2.申请人定期汇总会议决议的执行情况，向相关部门或领导汇报，确保会议成果得到有效落实。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议管理部门负责将会议纪要按照时间顺序进行归档，便于查阅。

2.如有需要，参会人员可向会议管理部门申请查阅会议纪要。

六、会议纪要跟踪落实的监督与评价

1.会议管理部门定期对会议纪要的跟踪落实情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。

2.公司可根据会议纪要的落实情况，对申请人和相关责任人的工作绩效进行评价，作为奖惩依据。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用与维护，为各类会议提供良好的硬件环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订与使用

1.会议室预订：申请人需按照规定提前向会议管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、地点、参会人数等信息。

2.会议室使用：会议开始前，申请人应确保会议室环境整洁，设施设备正常运行。会议期间，遵守会议室使用规定，保持安静，不大声喧哗。

3.会议室变更：如需变更会议室，申请人应及时通知会议管理部门，以便重新安排会议室资源。

二、会议室设施设备维护

1.会议管理部门负责定期检查会议室设施设备，确保设备正常运行。

2.如会议过程中出现设施设备故障，申请人应及时向会议管理部门报告，以便及时维修或更换。

3.申请人需爱护会议室设施设备，不得随意损坏或私自带走。

三、会议室环境卫生

1.会议管理部门负责保持会议室的整洁卫生，定期进行清洁工作。

2.申请人应在会议结束后，负责清理会议室内的垃圾，确保会议室环境整洁。

3.会议室内禁止吸烟、进食，严禁乱丢杂物。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，申请人应确保参会人员遵守安全规定，不得在会议室内进行危险行为。

2.会议管理部门负责定期检查会议室的安全设施，如灭火器、疏散指示等，确保安全设施齐全、有效。

3.如遇紧急情况，申请人应立即启动应急预案，组织参会人员有序疏散。

五、会议室钥匙管理

1.会议管理部门负责会议室钥匙的保管与分发。

2.申请人使用会议室时，需向会议管理部门领取钥匙，并在会议结束后及时归还。

3.申请人应妥善保管会议室钥匙，不得私自复制或转借他人。

六、会议室使用情况的记录与反馈

1.会议管理部门应建立会议室使用情况记录表，详细记录每次会议的召开时间、地点、参会人数等信息。

2.定期分析会议室使用情况，为会议室资源调配提供数据支持。

3.申请人如对会议室使用有任何建议或意见，可向会议管理部门反馈，以持续改进会议室管理工作。

第五章附则

为确保本管理制度的顺