信息与文档管理制度

信息与文档管理制度1.背景和目的为了提高公司信息和文档的管理效率，保护公司数据的安全性和机密性，确保员工合规操作，订立本制度，明确公司对信息和文档的管理要求。2.适用范围本制度适用于公司内全部员工、部门和项目组。3.定义信息：包含但不限于电子文件、文档、邮件、备忘录、报告、数据库、合同、会议纪要等形式的数据。文档：指公司内部使用的各类文件和资料，包含纸质文档和电子文档。4.管理原则统一管理：全部信息和文档必需经过统一的管理系统进行存储、备份和访问。完整性：信息和文档必需完整、准确地记录和存档，严禁窜改、删除或泄露。保密性：对于公司机密信息和敏感文档，必需进行加密或限制访问权限，以确保保密性。便捷性：员工应能方便地查找、存储和访问需要的信息和文档。责任制：每个员工对其管理的信息和文档负有相应的责任，包含保证其完整性和保密性。5.信息和文档分类管理5.1依据紧要性分类依据信息和文档的紧要性和机密性，分为以下三个等级：—高级：包含公司机密信息和敏感文档，需要严格限制访问权限。—中级：包含公司内部使用的非机密信息和文档，限制访问权限。—低级：包含一般性的信息和文档，访问权限相对宽松。5.2依据形式分类依据信息和文档的形式，分为以下两种类别：—电子文档：包含电子文件、邮件、数据库等形式的信息和文档。—纸质文档：包含纸质文件、备忘录、合同等纸质形式的信息和文档。6.信息和文档管理流程6.1创建与手记员工应依照公司标准的格式和要求，创建和手记信息和文档。创建和手记的信息和文档应签署责任人，确保其真实性和准确性。6.2分类与归档依据信息和文档的紧要性和机密性等级，将其分类归档至对应的管理系统中。每个分类应设立相应的文件夹或目录，便于员工查找和访问。6.3存储与备份全部信息和文档必需存储在指定的服务器、数据库或文档管理系统中。定期进行数据备份，并确保备份数据的完整性和可恢复性。6.4访问与权限掌控高级信息和文档的访问权限需经过上级审批，并记录访问日志。中级和低级信息和文档的访问权限由部门负责人授权，并定期审计权限。6.5修改与更新对信息和文档的修改和更新应记录修改人和修改时间，并保存修改前的版本。修改和更新的信息和文档需经过相应的审批流程，确保准确性和完整性。6.6销毁与归档对于已经过期或不再使用的信息和文档，应依照公司规定的流程进行销毁或归档。销毁和归档的信息和文档需记录销毁人和销毁时间，并备案存档。7.员工责任与义务7.1保密义务员工必需保守公司机密信息和敏感文档，不得私自处理或外泄给未授权人员。在离职或调动岗位时，员工应将其负责的信息和文档交接给接收人，并确保交接完整。7.2合规操作员工在管理信息和文档时，必需遵守相关法律法规和公司内部规章制度。严禁窜改、删除或泄露信息和文档，如有违反，将依据公司的纪律处分规定予以处理。7.3学习和培训公司将定期开展信息和文档管理相关的培训和学习活动，员工需乐观参加并更新本身的知识。8.违规处理对于违反本制度的行为，将按公司的纪律处分规定予以处理，包含但不限于口头警告、书面警告、罚款、停职、辞退等，情节严重者将追究法律责任。9.附则本制度的解释权归公司负责人全部。本制度自发布之日起生效。如有后续修