金蝶公司ERP认证培训授课系列10

ERP

认证培训系列授课（十）

金蝶公司ERP资深顾问：李厚毅上海金蝶公司培训顾问：

屈强活动命名“新的起点”第十集

内容提要一、ERP系统的初始化二、K/3ERP供应链系统的初始化三、K/3ERP系统启用业务系统四、案例演练（十）《指导教材》第六讲一、ERP系统初始化作为日常业务处理的前提，系统初始化的设置是一项比较繁重、复杂的工作。主要包括：1、认真准备各子系统初期的业务数据及管理资料2、对各业务子系统的控制参数、运作规则进行总体的设置和管理3、完成各业务子系统的初始数据的录入4、完成各业务系统启用前未完成的业务信息的逐笔录入5、初期业务数据和财务数据的对应和关联检查、试算平衡。6、启用业务系统

#

初始数据准备阶段，企业必须进行彻底的仓库盘点、存货核算及财务数据的整理；

#初始数据录入和初期业务单据的录入是针对不同的业务、财务子系统分别完成的；

#初期物料与财务的数据，在总账系统里必须经过试算调整，达到平衡；

#

初始化并启用业务系统可以根据企业ERP系统的分布步实施计划，按子系统或模块分不同时间完成。要点二、K/3ERP供应链系统的初始化2、1供应链系统初始数据的录入2、2供应链系统初始单据的录入2、3启用供应链业务系统初始化的工作内容主要是四项：（1）、初始数据的录入（2）、初始业务单据的处理（3）、相关业务数据的对账平衡（4）、结束初始化，各系统转入启用状态观察程序：初始化的明细功能列表注意初始化结束，业务账套启用后，明细功能列表内容的变化2、1供应链系统初始数据的录入供应链系统的初始数据是指仓存物料的期初数据，是针对全部仓库、某一确定仓库或下设的某一确定仓位的所有物料的初始数据信息，可按现有仓库（包括实仓和虚仓）及下设仓位的分级列表显示。物料初始数据包括年初数、本年累计收入、本年累计发出、期初数等共四组数据（包括数量、金额、差异）。用户录入数据保存时，系统会自动按公式检验是否平衡，如不平衡会给予提示，并在修改前不予保存。用户也可以在数据录入过程随时自行检测。期初数=年初数+本年累计收入-本年累计发出

初始数据的录入主要包括录入信息、录入规则和录入方法的处理，采用不同计价方法、不同管理方法的物料，其录入的信息和录入的方法均不相同。#凡属于规划类、特征类和虚拟件的物料不能录入初始余额。#采用实际成本法计价的物料不录入成本差异信息，而采用计划成本法的物料则需要录入成本差异信息。#采用批次管理的物料，在不同仓库或仓位中可以录入相同批次的物料，#针对采用序列号管理的物料，在初始余额录入完毕后要录入序列号，其为必录项。初始数据的引出、引入：系统提供从处于初始化设置的账套中导出和导入初始业务数据的功能，文件格式为EXCELl、TXT、XML等文件。导出的数据包括仓库、仓位、物料、批次等比较全面的信息，可以为其它账套引入。导入的数据系统提供“追加”和“覆盖”两种方式。在“追加”方式下，只引入系统中没有的物料的信息（包括没有的批次），对系统中原有的数据不进行改变；在“覆盖”的方式下将数据包中的数据全部引入，重新覆盖系统中已有的数据。同时，系统还提供数据过滤的功能，用户可指定仓库和物料范围进行引入。

初始数据对账和传递：供需链初始化设置阶段，系统提供将业务初始数据自动转为财务初始数据，同时可以自动传递到总账系统，将业务初始数据自动转化为财务初始数据，减轻了总账系统的负担，同时避免了手工录入容易造成的谬误。初始业务数据转为财务数据的原理是：按照物料基础资料中的<存货科目代码>和<成本差异科目代码>的会计科目直接将当前用户录入或引入的初始业务数据转成会计科目账户余额。在对账界面，系统自动将业务数据转为财务数据并按公式进行平衡检测。因此，该功能能够完善系统之间的联系、进一步加强财务业务一体化管理、提升软件整体功能协作效应。

（一）初始化设置期间的应用

应用于初始数据对账，即录入的初始业务数据系统会自动转为初始财务数据，以供用户将财务数据和业务数据对账。

应用于初始数据传递，即初始数据经过试算平衡后，可以将对账的财务数据传递到总账系统，方便总账系统的初始数据录入、还可以避免手工录入容易产生的错误。

应用于其它账套的初始余额，通过引入、引出功能，将当前初始数据存档、形成报表，并可为其它账套的初始设置减少工作量。初始数据的应用：（二）在日常业务处理的应用1.应用于即时库存，启用系统后，系统自动将初始数据的数量数据转为即时库存，保证物料账存和实存数量的一致。2、应用于期初余额调整，启用系统后，初始数据将转为当期期初余额，并根据每期结账情形显示当期的期初余额，可根据实际情况进行期初余额调整，同时形成金额调整单据。3.应用于仓存报表查询，在日常的仓存报表中可以查询到初始余额信息，其中可以查询本年累计数据信息的报表包括库存台账、物料收发汇总表。4.应用于核算报表查询，在日常的核算报表中可以查询到初始余额等信息，其中可以查询本年累计数据信息的报表包括材料明细账、产成品明细账和材料成本差异明细账，这三张报表的数据将对应仓存管理系统的库存台账。2、2供应链系统初始单据的录入系统启用期前，在供应链系统需要录入的初始业务单据有三类：录入启用期前的暂估入库单录入启用期前的未核销的销售出库单录入启用期前的未核销的委外加工出库单

初始单据是指在系统启用时，在确定的业务流程中，已经进行、尚未完成、有待系统启用后继续予以关注、并相继完成的业务单据。

“核销”：是指发票在审核的同时，直接与出库单执行核销的操作（实际上是在销售结算时，票与单的钩稽），是确定销售成本和销售收入实现的标志。系统启用期前未核销的销售出库单是指在销售管理的业务流程中，直到系统启用时已经开出的、但尚未与相应的销售发票进行核销（票未到、未钩稽）的销售出库单。

“暂估”：指在外购物料核算管理的业务流程中，对本期已办理入库单、但尚未与购货发票完成核销（票未到、未钩稽）的入库物料进行估价处理，关系到采购成本和应付（预付）款的管理。待收到发票后进行“冲回”，完成单与票的钩稽核销。系统启用期前的暂估入库单是指直到系统启用时采购业务中，“货到票未到”、做了暂估入库处理、尚需等待票到后予以“冲回”核销的入库单。

三、K/3ERP系统启用业务系统作用：启用业务系统就是将初始化工作中所输入的业务和管理信息进行处理和转化，将其转变为业务日常处理所需的格式，为日常处理提供基础信息、初始数据及管理信息，使系统转入正常业务处理状态。要点：一是必须完成物流系统的初始化二是必须对BOM单进行审核，并进入“使用”状态。注意：#一旦启用业务系统，就意味着关闭初始化界面

#启用业务系统后初始化设置的数据不能再修改

#在完成初始化工作之前，再仔细检查初始化数据，确保无误后再执行启用

#在启用业务系统之前