浅谈档案信息化建设与工程档案管理的重要性

浅谈档案信息化建设与工程档案管理的重要性

摘要：档案的管理是一种具有极强专业性、机密性和政策性的管理工作，相关部门必须充分认识到档案管理的作用，这样才能推进管理工作的顺利进行。而本文就主要从档案的信息化建设、工程档案管理的重要性方面进行分析，结合现代化的先进技术措施，提出几点加强档案管理的对策，旨在提高档案管理的效率。关键词：档案信息化建设；工程档案管理；重要性；对策近些年来，随着网络信息技术的快速发展，被广泛应用于各行各业的生产和管理中，并在应用中取得了良好的效果。现阶段，传统的档案管理模式，由于所存在着明显的缺陷，导致了档案的管理效率不高，使人们更加意识到档案信息化建设的意义，为此开始了档案信息化的建设，促进了对工程档案的有效管理。1档案信息化建设档案信息化建设，是指使用先进的网络信息技术生成、开发档案，来提高工程档案管理工作的现代化水平，同时，对档案管理中面临的新情况、新理论等进行重新思考，进一步确立档案管理、服务的网络基本框架和方法，从而实现对档案信息建设。在进行档案信息化建设时，只要包含了三个环节，即档案数字信息化、档案网站建设和数字档案馆建设。2工程档案管理的重要性在工程企业的经营发展中，工程档案的有效管理涉及到企业的业绩、管理水准，还是工程档案管理工作科学规范性的重要体现。一般来说，企业和工程在经营发展中，出现的优秀成果，都会记录在工程档案中，可以说工程档案的是记载企业经营业绩，展示经营成果的重要文件。因此，为了实现企业的科学合理发展，就必须要重视档案的管理工作，使工程档案管理、经营管理实现有效结合，这样有助于推动的工程档案的管理工作的建设[1]。工程的档案，是工程在长期的社会活动实践逐渐形成的，客观的反映且真实记录了工程发展的历史情况。相关的工程负责人可以使用工程档案辅助对工程的经营管理、领导决策，促进了工程的正确发展；同时工程的负责人员，还可以通过对工程档案资料的分析，进行相应的工作总结、获得经验教训，并在工程档案资料的使用中，根据企业实际的发展现状，制定使用于工程现代化发展的管理规划决策，使工程决策更加科学合理，对工程的建设发展有着积极的促进作用。另外，工程档案还可以为工程的相关部门极其人员，提供全面的信息资料，在涉及到司法和诉讼等状况是，工程档案就可以很好的发挥应有的作用，确保工程企业的合法权益，有助于实现企业的可持续发展。而对档案的管理，是保证工程档案有效发挥其作用的关键，因此，档案的管理工作在工程发展中极为重要。3优化工程档案管理的措施3.1建立工程档案管理机制现阶段，我国依旧还有很多的工程企业内部，尚未针对工程档案的管理工作建立科学合理且完善的管理机制，导致对工程企业的档案管理工作产生了很大的影响，长此以往对工程的发展极为不利。因此，就需要工程企业领导人，提高对工程档案管理工作的重视程度，建立相应的工程档案管理机制，按照制定的内容对工程档案进行严格管理，并将对工程档案的管理工作，纳入到日常的议事环节中，同时还要安排专人进行负责管理，这样有助于提档案管理的效率。近些年来，随着工程建设的发展，各项工程的各项环节不断被不断延伸，工程档案也随之逐步形成，将这些工程环节逐步记录在工程档案中，可以确保其完整性，对实现工程档案的有效管理有着重要作用。同时在实际工程施工中，需要明确工程的管理负责人，并设立具有建设、监理和施工等职能的工程领导小组，更具施工的实际情况，对工程的档案管理工作进行全面的分析考虑，并进行相应的工程档案管理规划工作，落实制定的档案管理制度，将对工程档案的管理渗透到整个施工过程中。除此之外，不仅需要做好档案管理机制的完善工作，而且还需要做好工程档案资料的收集工作和保管工作，不断完善档案管理工作的各项环节。鼓励与引导相关企业工程档案的管理机构，对工程档案管理措施进行创新，在此过程中，相关机构可以根据社会建设和市场发展的需求，建立一种可以集开放、推广和服务于一体创新型工程档案管理机制，以此来实现企业服务领域的不断拓宽。3.2对工程档案资料进行审核在进行工程档案管理时，要先提高相关管理人员的思想意识。使其可以认识到档案管理的重要性，从而促进管理工作效率的提高。在审核工程的技术档案时，工程的质监部门需要严格按照相应的规定审核签名，禁止代签现象。一旦出现资料的代签现象，就必须予以退回并要求重做，在审核合格后才可签字。3.3培养档案管理的人才工程档案的管理工作，是需要由人来完成，人是进行档案管理工作的核心。在实际的管理工作中，工程企业需要培养适用于档案管理的专业人才，适当增加进行工程档案管理的资金预算投入；同时还需要从技术、资金方面加强工程档案的人才管理队伍建设；并且还需要提高工程档案管理人员的高效自主管理意识，使其可以不断自主的进行关于档案管理知识、信息技术、法律法规等方面的学习，从而转变传统的管理观念，促进相关人员管理效率的提高。3.4对工程档案管理实施信息化建设随着我国大数据信息化时代的到来，在对工程档案进行管理中，传统的档案管理措施已经难以适用于现代化工程档案管理的要求，为了适应时代的发展，必须重视对网络信息技术的使用，将其融入到工程施工的档案管理工作，以此来提高管理的效率。在进行档案管理的信息化建设中，可以配备计算机、服务器和路由器等设备，利用系统软件实现对工程档案的开发、应用和完善。在此过程中，主要是通过计算机、网络，来搭对档案进行管理专业平台，同时将工程档案的信息化融入到企业的信息化建设中，有助于促进档案、企业信息化的同步发展。工程施工的技术档案管理工作是一项极具复杂性和系統性的工作。在进行档案管理时，需要使用秩序化和现代化的的管理措施，这样不仅可以降低人工管理的复杂性，而且还使管理工作更加适用于现代化管理需要。因此，可以通过使用网络信息技术、数据库存储技术等先进技术，来解决工程中大量档案归档、存储问题，不仅可以便于对工程档案的统计、查阅、检索和分类，而且还提高了对工程档案的管理效率[2]。3.5做好后期工程档案的资料管理工作在工程档案的整理工作结束后，为了确保档案管理的有效，还需要进行后期的后期合理的存放和管理工作，确保方便对工程档案的翻阅查找，同时还要保证存放的质量，是工程档案不会因保管不当等因素造成损毁。对此就需要负责工程档案管理的相关负责人，在进行相应的档案调取时，认真记录工程档案的存放位置和调取去向，对借出的资料档案进行跟踪，及时索回，以此来保证档案的完整性。由此可见，后期的工程档案管理工作，对整个的工程档案管理工作的管理效率，有着一定的促进作用，可以从根本上避免工程档案的流失问题。4结束语总而言之，在对我国的工程档案进行信息化建设和管理时，首先相关部门必须要充分认识档案管理的重要性和档案信息化建设的意义，这样才能对工程档案的管理营造良好地发展环境，对今后工作的顺利进行有着积极影响。同时在进行工程管理时，还要根据时代的发展需要，对使用的管理措施