主任办公会议管理制度

主任办公会议管理制度主任办公会议管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范主任办公会议的组织、召开和决策程序，确保会议效率，提高决策质量，加强会议纪要的跟踪落实，以及优化会议室的管理，为我国主任办公会议的规范化、科学化和制度化提供保障。

第二条本制度适用于主任办公会议的全体与会人员、会议组织者及相关工作人员。

第三条主任办公会议的召开应遵循以下原则：

（一）民主集中制原则：充分发扬民主，集中全体的智慧，确保决策的科学性、民主性和合法性。

（二）务实高效原则：会议议题应具有针对性和实用性，会议过程要注重效果，提高决策效率。

（三）公开透明原则：会议内容、议程和结果应向全体与会人员公开，保证会议的透明度。

（四）保密原则：会议涉及的国家机密、商业秘密和个人隐私等信息，必须严格按照国家有关法律法规进行保密。

第四条会议组织者应认真履行职责，做好会议的筹备、组织和落实工作；与会人员应积极参与会议讨论，充分发表意见，并严格遵守会议纪律。

第五条会议纪要的跟踪落实是会议管理制度的重要组成部分，相关部门和人员应认真履行职责，确保会议决策的贯彻落实。

第六条会议室的管理应遵循有序、整洁、安全、节能的原则，为会议提供良好的环境和设施。

第七条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者应根据主任的指示和工作需要，确定会议主题和议程，并在会议召开前至少5个工作日向与会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程及与会人员。

2.会议组织者应根据会议主题和议程，收集相关资料，准备会议文件，并于会议召开前至少3个工作日送达与会人员，以便与会人员提前了解议题内容。

3.会议组织者应提前布置会议室，确保会议设施设备正常运行，如音响、投影仪、话筒等，并根据需要准备会议所需的文具、饮用水等。

二、会议召开

1.会议应在预定时间开始，由主任主持，与会人员按时参加，会议组织者负责签到工作。

2.会议开始时，会议组织者应对会议主题和议程进行简要介绍，随后由主任发表讲话，引导与会人员围绕议题展开讨论。

3.与会人员在讨论过程中应充分发表意见，观点明确，论述充分，尊重他人意见，保持良好的会议氛围。

4.会议主持人应根据讨论情况，适时调整会议议程，确保会议高效进行。

三、会议决策

1.会议讨论结束后，主持人应对讨论情况进行总结，并根据充分讨论的结果，提出决策方案。

2.决策方案应提交与会人员表决，表决方式可以为口头表决、举手表决或投票表决，具体方式由主持人决定。

3.表决结果由会议组织者记录，并作为会议纪要的一部分。

四、会议总结

1.会议结束后，会议组织者应整理会议纪要，内容包括会议议程、讨论情况、表决结果、决策方案等。

2.会议纪要应在会议结束后3个工作日内完成，并由主持人审核签字。

3.会议组织者将会议纪要分发给与会人员，以便了解会议内容和决策事项。

五、会议记录与归档

1.会议组织者应将会议纪要、会议录音、会议文件等资料进行归档，以备查阅。

2.会议纪要及相关资料的保管期限应符合国家相关规定，确保资料的完整性和安全性。

六、会后工作

1.会议组织者应跟踪督促会议决策的执行，并及时向主任报告执行情况。

2.对于会议决策中涉及的工作任务，相关部门和人员应按照要求及时办理，确保会议决策的贯彻落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发放与传阅

1.会议纪要经主持人审核签字后，由会议组织者及时通过电子邮件、纸质文件等形式发放给与会人员，确保每位与会人员都能收到并了解会议内容。

2.会议纪要应抄送相关部门和人员，以便他们了解会议决策，并按照决策要求开展工作。

二、会议决策任务的分解与落实

1.会议组织者应根据会议纪要中的决策事项，将任务分解，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.各责任部门和人员应按照分解的任务要求，制定具体实施方案，并报会议组织者备案。

3.会议组织者应定期检查决策任务的执行情况，对落实不力的部门和人员进行督促，确保会议决策的执行力度。

三、会议纪要执行情况的反馈与汇报

1.各责任部门和人员应在规定时限内完成决策任务，并将执行情况以书面形式反馈给会议组织者。

2.会议组织者应定期向主任汇报会议纪要的执行情况，包括已完成的任务、存在的问题和困难以及下一步工作计划。

3.对于重大决策事项，会议组织者应主动跟踪进展，并及时向主任报告，以便主任及时了解决策落实情况。

四、会议纪要执行情况的监督与评估

1.会议组织者应建立健全会议纪要执行情况的监督机制，对会议决策的执行过程进行全程跟踪，确保决策事项落到实处。

2.定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施，以提高会议决策的执行效果。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要执行完毕后，会议组织者应将会议纪要及相关资料整理归档，以备今后查阅。

2.归档资料应按照一定的分类和编号规则进行整理，便于快速检索和查阅。

3.会议纪要的查阅应遵循保密原则，严格按照相关规定进行，确保信息安全。

六、会议纪要执行成果的运用

1.会议组织者应总结会议纪要执行过程中的经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

2.将会议纪要执行成果纳入部门和个人的绩效考核，激励各部门和人员认真履行职责，提高会议决策的执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室的预订应由会议组织者提前进行，预订时需明确会议时间、参会人数、会议类型及所需设备等。

2.会议室预订应遵循先到先得的原则，如遇冲突，由会议组织者协调解决。

3.会议组织者应在会议开始前检查会议室环境，确保设施设备正常运行，会议所需物资准备齐全。

二、会议室设施设备管理

1.会议室内的设施设备应定期检查、维护，确保处于良好状态。

2.会议组织者应指定专人负责会议室设备的操作和维护，避免非专业人员随意操作，确保设备安全。

3.会议室应配备充足的文具、饮用水等，以满足会议需求。

三、会议室环境与卫生

1.会议室应保持整洁、卫生，定期进行清扫和消毒。

2.会议期间，与会人员应保持良好的卫生习惯，不在会议室吸烟、乱丢杂物等。

3.会议结束后，会议组织者应督促与会人员共同清理会议室，保持环境整洁。

四、会议室安全与保密

1.会议室应安装必要的安防设施，如监控、报警系统等，确保会议安全。

2.会议期间，严禁无关人员进入会议室，会议组织者应做好会议保密工作。

3.会议涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等内容时，与会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

五、会议室节能与环保

1.会议组织者应合理安排会议室的使用，避免长时间空置，以节约能源。

2.会议室内的空调、照明等设备应遵循节能原则，合理使用。

3.鼓励使用环保型文具和设备，减少对环境的污染。

六、会议室管理与反馈

1.会议室管理人员应定期收集与会人员的意见和建议，不断优化会议室管理。

2.对于会议室管理中存在的问题，应及时整改，提高会议室的使用效率和满意度。

3.定期对会议室管理人员进行培训，提升