商务会议室管理制度规定

商务会议室管理制度规定第一章总则

为保证商务会议室的高效使用，提高会议质量，确保会议的有序进行，特制定本管理制度。本规定适用于公司内部所有使用商务会议室的组织及个人。

一、目的与原则

1.本管理制度旨在规范会议的召开、组织、服务和管理工作，提高会议效率，确保会议目标的实现。

2.会议应遵循务实、高效、节约的原则，提倡精简、压缩会议，减少无效和重复性会议。

3.会议应注重实效，严格控制会议时间、规模和费用。

二、适用范围

1.本规定适用于公司内部各类商务会议，包括但不限于：董事会、经理办公会、部门例会、项目协调会等。

2.本规定不适用于公司内部培训、庆典、座谈等非正式会议。

三、会议分类

1.按照会议性质，会议可分为：决策性会议、协调性会议、报告性会议和专题性会议。

2.按照会议规模，会议可分为：大型会议、中型会议和小型会议。

四、会议召开权限

1.决策性会议由公司高层领导或相关部门负责人发起并主持。

2.协调性会议由相关部门负责人发起，报请公司领导批准后召开。

3.报告性会议由报告人所在部门负责人发起，报请公司领导批准后召开。

4.专题性会议由相关部门或项目组负责人发起，报请公司领导批准后召开。

五、会议管理制度

1.本公司实行会议管理制度，包括会议申报、会议组织、会议服务、会议记录、会议纪要、会议落实等环节。

2.各部门应按照本规定，认真组织、参与会议，确保会议的顺利进行。

六、会议保密

1.会议涉及公司内部信息、商业秘密等敏感内容，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

2.会议记录、会议纪要等资料应妥善保管，防止丢失或泄露。

七、违规处理

1.对于违反会议管理制度的行为，公司将按照相关规定予以处理。

2.对于造成公司损失或不良影响的，公司将依法追究相关责任。

本章未尽事宜，可根据实际情况报请公司领导研究决定。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，本章将详细阐述会议的筹备、召开及后续工作流程。

一、会议申报

1.会议发起人应提前填写《会议申报表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容，并提交至相关部门审批。

2.会议申报应提前至少3个工作日，以便于会议资源的调配和参会人员的安排。

3.各部门负责人对会议申报进行审批，对于不符合规定的会议，应及时予以驳回。

二、会议通知

1.会议审批通过后，会议发起人应及时发布会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员等信息。

2.会议通知应通过邮件、短信或电话等方式告知参会人员，确保参会人员提前做好准备。

三、会议筹备

1.会议发起人应组织会务组，负责会议场地、设备、资料等准备工作。

2.会务组应提前检查会议室设施，确保投影仪、音响、话筒等设备正常运行。

3.会务组应准备会议资料，包括但不限于会议议程、参会人员名单、相关报告等，并于会议开始前发放给参会人员。

四、会议召开

1.会议主持人应严格按照会议议程进行，确保会议有序进行。

2.会议主持人应控制会议时间，避免拖延或跑题现象。

3.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况无法参会，应提前向会议发起人请假。

五、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议内容，包括讨论要点、决策结果、责任分配等。

2.会议记录应客观、真实、完整，不得遗漏重要信息。

3.会议记录应在会议结束后24小时内完成，并发送给会议发起人及参会人员。

六、会议纪要

1.会议纪要应由会议发起人或指定人员根据会议记录整理，明确会议成果、决策事项、责任人和完成时限等。

2.会议纪要应简洁明了，便于阅读和理解。

3.会议纪要应在会议结束后3个工作日内完成，并发送给所有参会人员。

七、会议落实

1.会议发起人应跟踪会议决策事项的落实情况，确保各项工作按时完成。

2.各部门负责人应积极配合会议发起人，督促本部门人员按时完成相关工作。

3.会议发起人应定期向公司领导汇报会议决策事项的落实情况。

本章对会议流程进行了详细阐述，为会议的顺利进行提供了保障。后续章节将介绍会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实流程。

一、会议纪要的审核与发布

1.会议纪要整理完成后，应由会议发起人进行审核，确保纪要内容准确无误。

2.会议纪要经审核通过后，由会议发起人发布，并抄送公司领导及相关部门。

3.会议纪要发布后，各相关部门应认真阅读，了解会议决策事项及各自职责。

二、责任分配与执行

1.会议纪要中明确的决策事项，应明确责任人和完成时限。

2.各责任人应按照会议纪要要求，制定具体行动计划，并按时推进。

3.会议发起人应定期检查决策事项的执行情况，对进度滞后的事项进行督促和协调。

三、跟踪反馈机制

1.建立会议纪要跟踪反馈机制，各责任人应定期向会议发起人汇报工作进展。

2.会议发起人应汇总各责任人的反馈信息，形成会议纪要跟踪报告，并向公司领导汇报。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，会议发起人应及时协调资源，协助责任人解决。

四、监督与考核

1.将会议纪要的执行情况纳入各部门和员工的绩效考核体系，以确保会议决策的落实。

2.公司领导应不定期对会议纪要的执行情况进行检查，对落实不力的部门和个人进行问责。

3.对于重大决策事项，会议发起人应主动向公司领导汇报进展，确保公司领导层的关注和支持。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要发布后，应由专人负责整理归档，便于日后查阅。

2.会议纪要的归档应按照时间顺序、会议主题等进行分类，确保查阅方便。

3.公司内部员工有权查阅相关会议纪要，了解公司决策和业务动态。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，本章将详细阐述会议室的管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人需提前通过公司内部预订系统提交会议室申请。

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便于会务组进行会议室安排。

3.会务组有权根据实际情况调整会议室分配，确保资源合理利用。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食和乱丢垃圾。

2.会议室内设备使用应遵循操作规范，不得私自拆卸、损坏或带出会议室。

3.会议室内不得私自张贴、悬挂宣传品或随意涂写。

三、会议室设备管理

1.会务组应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.如发现设备故障，应及时报修，并告知预订人可能影响会议的设备问题。

3.预订人应在会议结束后，检查设备使用情况，如有损坏，应及时报告会务组。

四、会议室安全与保密

1.会议室应保持良好的消防安全状态，禁止堆放易燃、易爆物品。

2.会议室内应配置适当数量的消防设施，并定期检查。

3.会议涉及公司内部信息、商业秘密等内容时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

五、会议室清洁与维护

1.会务组应定期对会议室进行清洁和保养，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.预订人应在会议结束后，负责清理会议室内垃圾，恢复原状。

3.对于恶意损坏会议室设施的行为，将依法追究相关责任。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，将按照公司相关规定予以处理。

2.严重影响会议进行或公司形象的，将依法追究相关责任。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在为会议的顺利进行提供良好的环境和支持。后续章节将介绍附则等内容。

第五章附则

为确保本管理制度的实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

二、本管理制度的解释权归公司所有，如有争议，最终解释权归公司