企业会议室管理制度上墙

企业会议室管理制度上墙第一章总则

为确保企业会议的高效、有序进行，规范会议室的管理和使用，提高会议质量，制定本管理制度。企业会议室管理制度上墙，适用于公司内部各类会议的管理。

一、目的

本制度旨在明确会议的组织、召开、流程、记录、落实等环节的要求，以及会议室的管理规定，为员工提供一个良好的会议环境，提高工作效率。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、项目协调会等。

2.本制度适用于公司全体员工，以及临时借用会议室的外来人员。

三、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、节俭的原则，严格控制会议规模、次数和时间。

2.会议组织者应提前做好会议准备工作，确保会议议题明确、议程合理。

3.参会人员应积极参与讨论，遵守会议纪律，按时参加会议。

4.会议室管理人员应认真负责，确保会议室设备设施完好，为会议提供良好的环境。

四、会议类型及召开权限

1.董事会：由董事长或总经理提议召开，讨论公司重大事项。

2.总经理办公会：由总经理主持，各部门负责人参加，研究公司日常经营管理事项。

3.部门例会：由各部门负责人主持，本部门员工参加，总结部门工作，安排下一步工作计划。

4.项目协调会：由项目负责人主持，项目相关人员参加，协调解决项目推进过程中的问题。

5.其他临时性会议：根据工作需要，由相关人员提议召开。

五、会议管理制度

1.会议组织者应在会议前向会议室管理人员预约会议室，并提交会议议程、参会人员名单等资料。

2.会议组织者应确保会议通知及时、准确传达到参会人员。

3.会议应严格按照议程进行，会议主持人有权控制会议节奏，确保会议高效进行。

4.会议纪要应真实、完整记录会议内容，明确责任人和完成时限。

5.会议结束后，会议纪要应及时发送给参会人员，并跟踪落实会议决议。

六、其他

1.本制度解释权归公司行政管理部门。

2.本制度自发布之日起实施，如有变更，以最新版本为准。

3.各部门应按照本制度要求，制定本部门的会议管理制度，并报行政管理部门备案。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的具体流程，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.会议组织者根据工作需要，明确会议目的、议题、参会人员范围及时间，提前向会议室管理人员预约会议室。

2.会议组织者制定会议议程，并将会议议程、参会人员名单等相关资料提前发送给参会人员。

3.会议组织者负责通知参会人员，确保参会人员了解会议时间、地点、议程等信息。

4.会议组织者应根据会议性质和议题，提前准备会议所需材料、设备等。

二、会议签到

1.会议开始前，由会议组织者或指定人员负责签到工作。

2.签到时，参会人员应在签到表上签名，注明到达时间。

3.会议组织者应统计签到情况，确保参会人员到齐。

三、会议召开

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议议程及参会人员。

2.会议按议程逐项进行，议题主持人负责引导讨论，确保议题充分讨论。

3.会议期间，参会人员应保持手机静音，如有紧急事项需离开会场，应向会议主持人请假。

4.会议主持人有权根据会议实际情况调整议题顺序，控制会议节奏。

四、会议记录

1.会议纪要由指定人员负责记录，确保记录真实、完整、准确。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论结果、责任人和完成时限等。

3.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并发送给会议组织者审核。

五、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论结果进行总结，明确下一步工作计划。

2.会议主持人对参会人员的发言和贡献表示感谢。

3.会议结束后，会议纪要由会议组织者发送给所有参会人员。

六、会议跟踪落实

1.会议组织者应跟踪会议决议的执行情况，对未按期完成的任务进行催办。

2.会议组织者应定期对会议决议的执行情况进行汇总，并向公司领导汇报。

3.会议组织者应根据会议决议的执行情况，对相关责任人进行考核。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的书面记录，是会议决议执行的依据。为确保会议成果的落地，加强对会议纪要的跟踪落实，提高工作效率，特制定以下会议纪要跟踪落实措施。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由指定人员负责整理，确保内容准确、完整、清晰。

2.会议纪要应包括以下要素：会议主题、时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果、责任人和完成时限等。

3.会议纪要整理完成后，应尽快提交给会议组织者审核。

4.会议组织者审核通过后，应及时将会议纪要发送给所有参会人员，并抄送相关领导。

二、会议决议的责任分解

1.会议组织者应根据会议纪要，将会议决议分解为具体的任务，明确责任人和完成时限。

2.责任人应认真对待分配的任务，按照完成时限要求制定工作计划，确保任务按时完成。

3.会议组织者应对任务执行情况进行定期检查，对进度滞后或遇到困难的项目提供支持。

三、会议决议的跟踪与催办

1.会议组织者应设立专门的跟踪机制，对会议决议的执行情况进行跟踪。

2.对未按期完成的任务，会议组织者应及时与责任人沟通，了解原因，协助解决问题。

3.会议组织者应定期发布会议决议执行情况报告，对未完成的任务进行催办。

四、会议决议的反馈与评估

1.责任人在完成任务后，应及时向会议组织者反馈执行结果。

2.会议组织者应对会议决议的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

3.对于执行效果不佳的会议决议，会议组织者应分析原因，制定改进措施，并在必要时提交下一次会议讨论。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以便于今后查阅。

2.会议组织者应确保会议纪要的保存完整，便于追溯和审计。

3.员工有权查阅与自身工作相关的会议纪要，了解会议决议和执行情况。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效利用，维护良好的会议环境，规范会议室的管理，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向会议室管理人员提交会议室申请。

2.会议组织者需提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便会议室管理人员合理安排。

3.会议室管理人员应公平、公正分配会议室资源，优先满足重要会议需求。

二、会议室使用

1.会议室内应保持整洁，参会人员应爱护会议室设备设施，不得随意搬动或损坏。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，如有紧急事项需离开会场，应向会议主持人说明。

3.严禁在会议室内吸烟、进食，遵守公司及会议室的消防安全规定。

三、会议室设备管理

1.会议室管理人员应定期检查会议室设备，确保设备设施完好、功能正常。

2.会议组织者在使用会议室前，应与会议室管理人员确认设备操作方法，如有故障应及时报告。

3.会议结束后，会议组织者应确保会议室设备关闭，电源插座拔除，避免安全隐患。

四、会议室清洁与维护

1.会议室管理人员负责会议室的清洁工作，确保会议室内环境整洁。

2.会议结束后，会议室管理人员应及时清理会议室，回收废弃物品，保持会议室卫生。

3.对于重大会议或活动，会议室管理人员应提前进行深度清洁，确保会议室空气质量。

五、会议室安全与保密

1.会议室管理人员应确保会议室的安全，遵守公司安全管理制度，定期进行安全检查。

2.会议室内严禁私拉乱接电源线、网线等，避免安全事故发生。

3.会议涉及敏感信息时，会议组织者应提醒参会人员注意保密，不得泄露会议内容。

六、会议室使用情况的反馈与改进

1.会议室管理人员应收集会议室使用过程中的反馈意见，及时发现问题并进行改进。

2.定期对会议室使用情况进行评估，优化会议室分配策略，提高使用效率。

3.鼓励员工提出会议室管理改进建议，共同提升会议室管理水平。

第五章附则

为确保本管理制度的贯彻执行，明确相关事项，特制定以下附则。

一、本管理制