某电力公司采购内控管理制度

某电力公司采购控管理制度化、程序化、制度化，特制定本管理制度。本管理制度适用于国际公司机关及国外各项目部。本管理制度自发布之日起实施。本管理制度由送变电国际公司负责解释。目录第一章、采购控制度目标 第二章、采购组织结构形式和授权 第三章、角色与责任 第四章、采购流程图解 第一节预算流程 第二节请购流程 第三节采购流程 第四节验收流程 第五节付款流程 第六节国外采购流程 第五章、操作细则（一般采购） （第一节请购流程 第二节购买流程 第三节验收流程 第四节付款（报销）流程 第六章、招投标 第七章、国外采购操作细则 第八章、紧急采购 第九章、机关部门采购流程 第一章采购控制度的目标和统一。二、符合适用权限的正确的管理批准方式。序、法律和法规。第二章采购组织结构形式和授权一、采购组织结构形式送变电国际公司采用“直线职能制”的组织结构。即在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。由国际公司总经理授予的办理经常性经济业务旦授予，被授权人可以长期行使。一般以岗位责任制或管理文施，确保各项采购任务完成。2、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。5、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。6、按计划完成各类物资的采购任务，并在预算尽量减少开支。7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。8、在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。部经理，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。10、督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。11、负责部属人员的思想、业务培训，开展职业道德、外事纪律、法制观念的使所有员工适应市场经济的快速发展。订货单、付款通知单上直接签字审批。在请购单、订货单、付款通知单、合同上直接签字审批。若发生紧急采购，总经理无法亲自审批，采购额度20万元以由副总审批。3、计划外采购一律经总经理签字审批。的围，可以承诺的容等。2、在紧急采购情况下，授予副总经理直接审批紧急物资的采购。第三章角色与责任请购者（项目部及各管理部门）进出口部费用、资产批准者供应商付款者合同管理者1、请购者无权批准资金，无权在中国境不经批准独立采购。2、批准者无权申请采购，执行订单，接受材料物资。3、采购员无权执行未经事先批准的请购单，接收物资和开具发票。4、采购业务的询价岗位与确定供应商岗位应当分离。5、采购合同的谈判岗位与合同的审批岗位应当分离。6、付款人无权执行上述任何事宜。2、估计市场形势，从质量、服务、费用和能力方面对供应商加以分析和评估。4、协商、准备和在核准授权围执行采购订单。5、更新供货商。6、实施和监督招标过程。7、建立供货商基本数据库，向财务部门提供必要的供货商信息。8、在下订单之前确认单价。第四章采购流程图解第一节预算流程图执行日期执行日期预算流程图项目编制人计划编制人修改日期批准审核执行岗位及人员主管领导及相关人员执行岗位及人员主管领导及相关人员项目部经理技术员流程执行部门相关记录中标通知书、合同项目部经理签中标通知书、合同项目部经理签字项目部计划员手续及合同。项目部根据合同、及项目部施工图纸编制施工图预算计提机具等实需计划。审核，并通知认会。委员会部门组人员组成：1）对中标工程1、“材料实需成：组长：强施工预算及物明细表”，格式生产部副组长：南宫资实需计划进见附件一财务部晓对计划进行审会成员在审定计划部东增审减。的预算上签字进出口部建2）确定设备及3、评审小组人国际公司领导立材料等物资在员及项目部留班子成员：志平国国外采购目存最终的原材勇钢力梅艳阳录。标的设备及物资目录。购流程的依据。项目部投标相关附件一：原材料计划（预算）实需统计表附件一：原材料计划（预算）实需统计表项目部：年月日国外采购计划数（预算）国国外采购备注备注材料名称单位规格数量单价金额采购副总经理副总经理总经理项目部经理总经理副总经理副总经理制表人：第二节请购流程图请购流程图执行日期修改日期请购流程图执行日期修改日期项目编制人审核执行部门审核执行部门执行岗位权责及说明流权责及说明流程及人员项目部及经办人要项目部及经办人要严格按照预算及实际需要如实填写，不得多报、虚报。对提出请购的物资是否属于预算进行审核。对所请购的物资的数量、品种是否符合预算进行核对。资是否属预算进行审核。2）对其合理项目部及项目部项目部及项目部经理其他科室及部门主任目在备注处进行标注副总经理副总经理生产部门主任主管生产副总经理目在备注处进行标注目在备注处进行标注日期副总授权范围之外副总授权范围之外额需求日期号合计运至：预算：是□否合计运至：推荐供应商：采购原因/说明：备注：总经理总总纪检部门进出口部主任申购部门负责注：请购单一式四联第一联项目部第二联进出口部第三联财务部第四联生执行日期修改日期采购流程图批准流程审执行部门执行岗位权责及说明及人员相关记录进出口进出口部主审核单据的合规性。请购单部任进出口采购员1、已确定合格供应商询价结果以部商中询价、比价。书面形式记录送进出口部主任。定合格供应商。门提供3个供应商。如果价格审核员对其价格有异议，有权向其他供应商询价。异议，则由上级审批人对异议进行裁决。进出口部进出口部进出口部主任采购员报送的询价结果予以审核，初步确定若干家供应商。质量方面予以审核②进出口部从价格③财务部从付款条件予以审录第三节采购流程图附件一：订购单附件一：订购单订购日期:年月日单要求到货日单序号称位序号称位规格数量单价合计请购单编号:合计说明价格审进出口部主任价格审进出口部主任审批签字加盖公章审批签字加盖公章第四节验收流程图执行日期修改日期批准流程审执行部门项目部生产部项目部项目部项目部财务部验收流程图执行岗位及人员复核人检察员复核人复核人复核人各部门审核人项目编制人权责及说明核对容：单据之间是否一致否相符2、若出现数量、及时上报进出口部，应按合同约定的处理。产部留一联。其余三联分别报相关记录“验收单格式”见附件一书面记录传真记录电子验收单见“验收单格字项目部员送财务，项目部和附件一：验收单格式附件二：接收单格式验收单验收单编号：日期：年月日名称退回数量备注规格验收部门注：一式四联：第一联财务部门第二联进出口部门第三联生产部门第四联项目部门附件二：接收货单接收单编号：日期：年月日序号序号名称规格数量质量状况备注验收单编号：项目部经理：接收人：保管人注：一式两联：第一联项目部第二联生产部第五节付款流程图执行日期修改日期批准生产部报送验项目编制人计划编制人付款（报销）流程图审核执行岗位及人执行岗位及人员进出口部主任流程权责及说明流程门生生产部核对验收单验收单进出口部进出口部将供应商部财务部稽核人员在报销单上稽核栏目下签字准确性财务部财务部主任在稽核人员复核基在报销单上础上：财务部主任进行总复核。2、决定是否应付款。第六节国外采购流程图执行日期修改日期批准流程国外采购流程图审核执行部执行岗位及人门员项目部经办人项目部项目部经理权责及说明相关记录根据预算及实需见“请购单格式”填制请购单。对请购单的真实在“请购单”上签性，合理性进行字审核。生产副副总总物资是否符合预字算委员会确定的国外采购物资目录。种、数量是否符合进度的实际需要。价格的合理性进行审核。全面审核。在“请购单”上签字附件一：付款通知单附件一：付款通知单付款通知单编号：项目部日期：年月日用途用途预算预算外申请金额批准金额批准人总经理副总经理财务部主任请购单编号第五章操作细则第一节请购流程公司的任何部门及项目都可以填写“请购单”而提出物资或服务的采购申请。外请购单，并注明材料的品名、规格、数量需求日期，得到各部门授权主管的批准后，请购单请购单编号：日期：年月日申请日项目部部/门项目部部/门币种资产名称：需求日备注单价数量需求日备注单价数量估计金额号合计运至：预算：是□否合计运至：推荐供应商：采购原因/说明：备注：总总总经理总总总经理进出口部主任纪检部门注：请购单一式四联第一联项目部第二联进出口部第三联财务部第四联生2、使用者不得批准他自己的请购单。要得到直属主管的电子批准。原材料计划（预算）实需统计表项目部：年月日国外采购计划数（预算）国外采购备注备注材料名称单位规格数量单价金额采购副总经理进出口部副总经理进出口部副总经理制表人：用检验”及“预定试用期限”。目的和用途。请购单须由使用部门主管审批同意，并须经资金预算的负责人员审核签字后。体的、系统的反映。国际公司应当加强采购业务的预算管理。首先应设置专业的计划预算管理部门执行计划、预算的职能。对于预算采购项目，具有请购权的各项目部门应严格按照预算进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应由项目部调整或追加计划后经国际公司全面预算委员会重新议定后才容许请购、采购。（一）原则对请购单进行严格审批是通过请购单控制据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批，不同类别的请购单由不同的主管核准，不同的请购额也要由不同层次的主管核准，从而明确各自的责任。1.1请购金额预估在50万元以下，由主管财务副总核批；1.2请购金额预估在50万以上，由总经理核决；上申请项目是否与计划相符，各明细项目是否填列齐全。审核无误后，进出口部门主管在请购单上签字并经主管副总经理或总经理签字后执行下一采购流程。第二节购买流程1.1审查请购数量是否在控制限额围。1.2检查物品使用和劳务接受部门的负责人进出口部门直接向供应商询价，并向最低报价单位购买，双方不需要签订书面采购合同，往往是即时结清。此方式适用金额较小、无需书面比价的存货。国际公司对低值易耗品、办公用品类物资可采用此种购买方式。供货期进行对比分析，在符合采购物资质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。国际公司对小型工具设备、大宗物资可采用此方式。根据底价的资料、市场的行情、采购数量的大小和付款期的长短，单位与供应商就采购数量、价格、供货期等条款达成一致，签订书面供货合同，按照约定条款供应和结算。这种方式适用于采购数个量较大、金额较大需要选择可靠供应商的物资。国际公司对大型设备、交通工具采用此方式。2.4招标采购（详见招标文件本）2.5紧急采购（在第节有专门论述）价格、折扣供货期和付款条件等资料，并据以选择对单位最有利的供应商。3.2对采购项目的评审（1）由进出口部门对请购单提请审议的项目进行预审和提供相关资料。（2）对请购单提请审议的项目需成立评审小组。负责对采购项目的相关资料进行分析及审议，一般包括进出口部门、项目部门、生小组组长：强副组长：晓东南宫孝建立组员：志平王勇廉钢素梅王艳阳（3）评审会议召开时间。进出口部对评审项目相关资料准备完毕后，即提请组长召开评审会，组长不在提请副组长召开评审会。（4）决定评审项目。包括：基本情况生产能力技术水平质量认证价格标准售后服务付款条件效，并由进出口部保管。采购价格是公司采购控制中的核心问题国际公司根据实际情况可通过四种方式获得采购价格。4.1招标采购详见“招标文件本”在预算时，直接指定该种类的采购方式。市场物资短缺或采购数量巨大时，采用这种方式。向成本最低者采购。由进出口部门两个人以上去执行。4.4询价采购采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明，并询问价格或寄询价单请对方报1）多渠道询价：多方打听市场行情，包括市场最高价、最低价、一般价等。品质要求的、较为准确的低价资料。款期的长短等与供应商议定出一个双方能合理接受的价格。5.1要求（1）根据《合同法》以及相关法规与供应商签订正式订单。（2）预先对每份订单进行编号，为保存、处理、检查等提供方便。（3）订单向供应商发出前，必须有专人检查该订单是准后的请购单。（4）订单的副本应分别提交给验收部门、财务部门，进出口部门存档。价格同过去的标准或市场平均价格相对照，以保证订单价格的合理性。规定的价格必须要经过单位负责人的特殊审批。按单位审批权限的规定，不同的订单有不同的管理层专门的律师或法律顾问把关，以保证没有重大纰漏。消和修改后的订单，编制报表。月日月日单要求到货日序号称备注位规格数量单价金额序号称备注合计请购单编号:合计说明价格审核经办人任审批签字加盖审批签字加盖公审批签字加盖本制度。行此项工作。3、采购设备必须遵循上级主管单位及本公司的有关规定。4、采购工作必须坚持原则，秉公办事，维护公司的利益。坚持综合考虑“质量、价格、交货期、付款条件、售后服务”五个方面，要竞争，择优选取。情况有计划地进行。项目的招标和谈判。公司设立设备引进小组，由总工程师任组长，总工程师办公室、进出口部、项目部、财务部具体承办。引进小组组织有关人员进行项目的招标和谈判。8、需要招标或询价的项目，必须通过讨论确定招标、询价的对象。9、开标、议标和谈判必须指定专人记录。记录资料必须妥善保存。10、进出口部负责编制合同书并完成其他商务事项。及项目的实质性问题，更不能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略，任何人不得将我方的重要信息以任何方式告知对方。机关追究其刑事责任。第三节验收流程购入商品的验收工作一般由独立于请购、采购和会计部门的人员担任，这既控制了购买环节的业务活动，又控制了存货的管理工作，起到了双重控制的作用，验收部门的检验收到的货物。但根据国际公司的实际情况，一般是由务流程要经历以下环节：由生产部门合同对照，检查货物的品种、规格、数量等是否一致。很多，如将送交收货部门的购货订单副本中的数量资料删去，促使收货人独立核算货物的数量，防止收货人不经检验就根据订货单上的数量来填制收获报告单；要求两个收货人同时在收发报告单上签字，通过相互制约来防止差错的发生。就必须有质量管理部门完成，通常采用抽样的方法，将样品送交专家或实验室，由分析人员签署质量验收意见。对质量检验控制可以从以下两个方面着手：（2）建立健全取样制度，明确质量管理人作，杜绝供应人员送样品、仓库人员取样品的现象；取样必须遵守规定标准，样品要具有代表性。所以，应建立严格的取样制度，明确质量管理人员的取样职责。质量检验合格后，由质量检验人员填写“质量检验报告”作为验收入库的质量依据。和收料员共同签字，以明确验收和入库的责任。验收合格的货物应送交仓库保管。将送交的货物放在适当的地点，未检验和已检验的货物要分开放。被拒收的货物要加以隔离并显著标记。对于直接由使用者接受的商品，控制程序就应规定由使用者根据其提出的请购单和供应商的发票来填制收货报告单，并由部门主管签字，使用部门直接填制领料单后加以使用。部门报告。2、单位验收部门应使用顺序连续的收货验收单记录收货，对无对应请购单的货物，不得签收。3、如果货物的质量存在问题，应按合同约定的处理，要求退货或给与适当的折让。货部门。验收单验收单编号：日期：年月日规规格验收部门主管检查员名称退回数量备注：一式四联：第一联财务部门第二联进出口部门第三联生产部门第四联项目部门接收货单接收单编号：日期：年月日序号名称规格数量质量状况备注验收单编号：项目部经理：接收人：保管人注：一式两联：第一联项目部第二联生产部第四节付款流程采购付款业务与采购业务密切相关，采购付款的部会计控制也相应涉及采购、验收与储存、财会等部门。健全有效的采购付款部会计控制制度应包括以下容。一切购货业务应根据项目部提交批准的预算计划及招标的相关手续及时提交财务部门。时送交采购、财务部门。发票进行比较，确定货物种类、数量、价格折扣条件、付款金额及方式等是否相符。财务部门应将收到的购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性、完整性和正确性。已确认的负债都应按时支付，以便按规定获得现金折扣，加强同供应商的良好关系和维持公司信用。进行调整。按月向供货方取得对帐单，将其与应付帐款明细帐互因告诉供应商。在商品交易中有时供应商会要求预付货物定金，防止毁约而造成损失。尤其是第一次发生交易，双方互相不够了解，互相缺乏信任的情况下，供应商一般要求预付一部分预付款。预付款或定金应该再签订供货合同中写明，合同没有明确规定的不应预付货款或定金。定期对预付定金、预付货款与供应商进行核对，如有不符应查明原因，及时处理。一旦交易发生，应当从供应商的货款中扣回预付款或定金。即确定原始凭证本身是否虚假、是否存在伪造或者涂改等情况，核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务的本来面目。即指审核原始凭证所反映的经济业务是否符合国家有关法律法规和会计制度的规定。如应该开据的增值税发票是否开据了普通发票，应该开具发票的是否开立收据等。即指审核原始发票是否符合有关规定。如是否符合预算规定、是否符合有关合同、审批权限和手续，有无违章乱纪、弄虚作假等。即审核原始凭证容是否完整，填写的项目是否齐全，填写方式是否正确，有关签证是否具备等。财会部门的稽核、出纳人员对于经审核完全符合真实性、完整性、合法性要求的采购发票、请购单、订购单、验收单等相关凭证容才能付款。对于记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求有关业务人员按国家统一会计制度及部管理制度的规定更正、补充，待手续完备后，再予以办理。第六章招投标见独立招投标文件本第七章国外采购在保障资金安全、资产安全的前提下，以较低的成本支出最大限度地满足国外施工项目的资产和物资的需要。国际公司的计划部门在公司签订分包合同后，应根据工程量和标准定额编制工程预算。并计提材料、设备实需计划。然后，根据以往施工项目的实际情况，编制必须在提请的物资采购单，必须符合明细表所列的物资围。可分为设备类、原材料及燃料、日常生活用品、人工费等进行编制。与支付的所有项目进行比价与评估测算，并编制差异对比分析表，以明确国外采购与国价格的差异及原因。为节约成本、加强国外项目监督管理、和日后制定标准定额建立基家）项目国国外（国家及地区）差异备注间补偿标准设备国、国外采购成本对比分析表年月日国外供国外供供商商较优23者供供供供供供供供商商商优商123者1设备异备注价格付款价格税率因运费素保险费技术质量保正维修成本进出口费用技术质量使用售后服务运费件成本是否稳定是否有国银行其他政网络治通讯经是否济通畅因素局势是否稳定是否存在贸易合编制审核进行充分的询价、议价和谈判，直至选出预备供应商。本流程是在国际公司建立的远程网络信息系统控制下的环境中进行的。由项目部提交经项目经理签字的国外采购请购单，通过网络系统发送到生产部和财务部，生产部门对请购单所列设备是否属预算项目及额度进行审核，审核通过后转给生上向项目部发出允许付款通知单。项目部在接到付款通知后，向由进出口部门确定的国外供应商发出订单直至付款、验收。设备购进后，项目部的报账员应先登记固定资产卡片，然后将支票存根、发票、运费及保险费单据、实物验收单、固定资产卡片等原始票据从网上传送给公司总部财务部，财务部在审核后据以入账。付款通知单付款通知单编号：项目部日期：年月日用途预算预算外申请金额批准金额总经理副总经理财务部主任请购单编号预算外采购必须经公司总经理批准。项目部应提交下列手续：签字后，向项目部发出付款通知单。的供应商计入数据库。6）计划部门事后，需追加、调整相应的预算。预算目所在国的汽油价格的了解做出测算。项目部应提交下列凭据：1）燃料请购单，标明燃料的单价、用量、类别，机3）在请购单基础上，项目部定期（视具体情况耗用统计表，标明所耗用的燃料的数量、单价、金额、类总量计算出剩余的可用额度，对价格波动较大超出预算的燃料价格做出说明。预算部门和进出口部门据此掌握和控制燃料的耗用进度和价格情况。超出预算的燃料采购，必须经总经理审批，并重新调整预算。预算项目部应提交凭据：预算外的材料采购程序同“设备”在施工开始前，不仅要排施工进度计划，也应该据施工进度计划排出每道工序民工用工计划，根据用工计划计算人工费。在工程开工后，要严格控制劳动力定额，出勤率，加班加点等问题；及时发现和解决人员安排不合理，派工不恰当，时紧时松，窝工、停工等问题。每天早晨由施工员指定上岗民工数，指定的人数应与用工计划基本吻合，一天中视具体情况增加民工上岗。这样就可以在一定程度上避免民工闲滞情况出现，降低人工成本。项目部应提交数、单位工时工资标准；项目经理的签字的提款凭证，经网上传送回财务部，财务部据此入帐。如发生预算外人工费的支出，或单位工时工资标准超出预算畸高，须提交特别情况说明，并经总经理签字后，方可付款。活标准进行审批。第八章紧急采购设立此制度即为满足因安全、环保和工程相关的关键物资或服务，此后仍然应该补办适当的手续。1、此程序涵盖在正常办公时间之外或在数小时之需要的物资与服务。1、由国际公司授权给指定负责人核决权限执行所有紧急采购。电子批准。定货日期;紧急订单号;供货商名称和联系人;货物描述;数量申;请者。2、指定负责人通知供应商要求立即发货。3、指定负责人另应通