办公室印章管理制度

办公室印章管理制度1.前言办公室印章是企业内部管理工作中的紧要工具，为了确保印章的安全和合规使用，规范办公室印章的管理，本制度旨在明确办公室印章的使用范围、管理责任及使用流程，提高企业内部管理的效率和安全性。2.适用范围本制度适用于企业内各级办公室、部门、项目组以及直属单位等使用印章的相关人员，以及全部涉及到办公室印章使用的工作。3.管理责任和权限3.1总经理负责订立和修订印章管理制度；负责引导和监督印章的管理工作；对印章的使用进行审查与审批；对印章的存放位置进行布置，确保安全。3.2管理员负责办公室印章的日常管理工作；确保印章的安全存放，并对办公室印章进行编号、登记、存档；建立合理的印章使用流程，并监督执行；对印章使用进行监督和检查。3.3使用人员严格依照规定和程序使用印章；不得擅自私用、转借和涂改印章；如印章遗失或发生其他异常情况，应及时上报并搭配调查处理；对印章使用产生的文书和文件，承当相应的法律责任。4.印章的种类及使用规范4.1公司公章公司公章仅供公司授权人员使用，用于加盖法律文件、合同、证明等公文上，涉及到紧要决策和合同事项，使用人员必需经过严格审批程序，确保合法、准确及时。4.2部门章部门章仅由对应部门主管批准使用，重要用于部门的日常工作中，如会议纪要、文件传送等，使用人员必需核对文件的真实性和有效性。4.3劳动章劳动章由人力资源部或人事部门管理，用于加盖各类劳动合同、劳动证明等劳动相关文件，使用人员需依照规定程序使用。4.4财务章财务章由财务部门管理并使用，重要用于加盖财务类文件及票据，凡涉及金额的收付款、报销等事项必需经过财务部门审核和核对。5.印章的使用流程5.1申请使用人员依据需要填写印章使用申请表，注明使用印章的种类、用途、文件名称及数量。5.2审批管理员对申请进行审核，核实申请的合法性和真实性，并查阅相关文件和信息；管理员将合格的申请报批总经理，并附上审批看法。5.3审批总经理对申请表进行审批，如符合要求，签字并批准使用；若不符合要求，总经理需注明原因并退回申请表。5.4使用管理员依据批准的申请，准备印章供使用人员提取；使用人员依照规定的流程和要求，使用印章完成任务；使用人员及时归还印章给管理员。5.5登记管理员对使用人员的申请以及使用情况进行登记，包含印章编号、使用人员、使用日期、用途、文件名称等信息。6.印章的管理与安全6.1存放印章必需存放在专用印章柜或保险柜内，确保安全；柜内应设置相应的密码、指纹或卡片验证机制，限制印章的访问权限。6.2盘点管理员定期对印章进行盘点，核对现存印章与登记记录是否全都；如发现印章遗失或异常情况，应立刻上报，并搭配调查处理。6.3转交即将离岗的员工应在离岗前将所管辖的印章及相关资料转交给接任人员，并进行书面记录；接任人员应核对印章的完整性和准确性，并在记录上签字确认。6.4印章使用欠妥的处理如发现印章使用欠妥或涉嫌违规行为，管理员有权暂时停止、收回印章，并立刻上报总经理；总经理依据情况决议是否调查处理，并视情况对相关责任人进行纪律处分和追责。7.监督与检查7.1内部检查管理员应定期对印章的使用情况进行检查，发现问题及时进行整改；管理员可委托内部审计部门对印章管理工作进行专项审计。7.2外部检查外部审计机构和监管部门有权对印章管理工作进行检查和评估，并提出整改要求；管理员应乐观搭配