烟草商业会议管理制度

烟草商业会议管理制度第一章总则

一、为加强烟草商业会议管理，规范会议流程，提高会议效率，确保会议决策的有效实施，根据国家有关法律法规及公司规章制度，特制定本制度。

二、本制度适用于公司各级单位召开的各类商业会议，包括但不限于以下几种类型：

1.经营管理会议；

2.市场营销会议；

3.专题研讨会议；

4.项目评审会议；

5.其他需召开的各类商业会议。

三、会议的召开应以提高工作效率、促进沟通交流、解决实际问题为原则，注重会议质量和效果，减少无效会议，严格控制会议规模和次数。

四、公司各级单位应按照本制度规定，明确会议的召集、组织、通知、参会、发言、表决、纪要、跟踪落实等环节，确保会议有序进行。

五、会议的召集人负责会议的组织和主持，确保会议达到预期目的。会议召集人应对会议的召开时间、地点、议程等进行合理安排，并提前通知参会人员。

六、参会人员应积极参与会议讨论，充分发表意见，对会议决议的事项认真执行，并及时反馈执行情况。

七、会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，明确会议决议和责任分工，会后及时发放给相关人员。

八、会议的跟踪落实是会议管理的重要环节，各级单位应建立健全会议决议跟踪落实机制，确保会议决策得到有效执行。

九、违反本制度规定的，将按照公司相关规章制度予以处理。

十、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如国家法律法规及公司规章制度发生变化，本制度将相应进行调整。

第二章会议流程

一、会议的筹备

1.确定会议主题：根据公司业务需要，明确会议目的、议题和预期成果。

2.会议议程安排：列出会议主要议题、讨论重点和预计时间，确保会议内容充实、高效。

3.召集人审批：会议议程报请召集人审批，确保会议议题符合公司发展战略和实际需求。

4.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员等，并提供相关会议材料。

二、会议的召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，确保会议出席情况的真实性。

2.召集人开场：会议召集人简要介绍会议主题、议程和预期目标，对会议纪律提出要求。

3.专题发言：会议相关人员针对议题进行专题发言，阐述观点、提出建议。

4.讨论与表决：参会人员就议题展开讨论，充分发表意见，并进行表决，形成会议决议。

三、会议纪要的编写

1.会议纪要记录：指定专人负责记录会议内容，包括议题讨论、表决结果、责任分工等。

2.纪要整理：会议结束后，及时整理会议纪要，确保内容准确、完整。

3.纪要审批：会议纪要报请召集人审批，确保纪要内容符合会议实际。

4.发放纪要：将审批通过的会议纪要发放给相关人员，以便跟踪落实。

四、会议的总结与反馈

1.召集人总结：会议结束后，召集人对会议成果进行总结，对参会人员的积极参与表示感谢。

2.参会人员反馈：参会人员就会议议题、流程、组织等方面提出意见和建议，以提高会议质量。

3.修订会议流程：根据参会人员的反馈，及时修订会议流程，优化会议组织。

五、会议资料的归档

1.会议纪要、签到表、会议通知等相关资料应进行归档，以备查阅。

2.归档资料应按照公司档案管理制度进行保存，确保资料的安全与完整。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、跟踪落实责任分配

1.会议纪要中应明确各项决议的责任人和完成时限，确保每项工作都有人负责。

2.责任人应对照会议纪要，对分配给自己的任务进行确认，并在规定时间内完成。

二、跟踪落实机制建立

1.建立健全会议决议跟踪落实机制，确保会议决策得到有效执行。

2.设立专门的跟踪落实小组，对会议决议的执行情况进行定期检查和督促。

三、进度汇报与协调

1.责任人应定期向跟踪落实小组汇报工作进展，及时反馈遇到的问题和困难。

2.跟踪落实小组负责协调各方资源，协助责任人解决工作中遇到的问题，确保决议顺利实施。

四、会议决议的评估与调整

1.定期对会议决议的执行情况进行评估，分析原因，总结经验教训。

2.根据实际情况，对会议决议进行调整，以确保决策的科学性和有效性。

五、反馈与问责

1.对于未按期完成或完成质量不高的工作，责任人需向会议召集人及相关部门说明原因，接受问责。

2.跟踪落实小组应将会议决议的执行情况纳入绩效考核，对责任心不强、工作落实不力的个人或部门进行问责。

六、会议纪要的更新与归档

1.跟踪落实过程中，如会议决议发生变更，应及时更新会议纪要，确保纪要内容的准确性。

2.会议纪要及相关落实资料在跟踪落实结束后，按照公司档案管理制度进行归档，以备查阅。

七、持续改进

1.通过对会议纪要跟踪落实情况的总结，发现会议管理中的不足，不断优化会议流程和决策执行机制。

2.定期组织培训，提高员工会议组织、决策执行和沟通协调能力，为会议纪要的跟踪落实提供有力保障。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门申请，并提供会议时间、参会人数等信息。

2.行政部门根据会议室使用情况，合理安排会议室，确保会议的顺利进行。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板等，以满足不同会议需求。

2.会议室内的设施应定期检查、维护，确保设备正常运行。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内整洁。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意离开会议室。

3.会议结束后，责任人应组织参会人员共同清理会议室，恢复原状。

四、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如消防设施、紧急疏散通道等，确保参会人员的安全。

2.会议涉及敏感信息时，应采取保密措施，禁止无关人员进入会议室。

五、会议室维护与更新

1.定期对会议室进行维护，包括设施设备检查、环境卫生整治等，确保会议室的正常使用。

2.随着公司业务发展，适时更新会议室设施，提升会议室功能，满足不断变化的会议需求。

六、会议室资源优化

1.合理安排会议室使用时间，避免资源浪费。

2.鼓励采用视频会议、网络会议等新型会议形式，提高会议室使用效率。

七、会议室预订管理

1.建立会议室预订管理系统，实现会议室使用情况的实时查询、预订和调整。

2.对会议室预订情况进行统计分析，为会议室资源配置和优化提供依据。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司行政管理部门。

二、本制度自发布之日起实