甘肃建投会议管理制度

甘肃建投会议管理制度第一章总则

为确保甘肃建投会议的效率与效果，加强会议的组织与管理，明确会议流程及职责，特制定本会议管理制度。

一、会议目的

1.提高决策效率，促进公司内部沟通与协作；

2.明确工作目标，推动工作计划的落实；

3.解决公司存在的问题，提升公司管理水平；

4.增强团队凝聚力，提升员工归属感。

二、会议原则

1.减少无效会议，提倡高效会议；

2.明确会议主题，提高会议质量；

3.尊重与会人员，确保会议公正、公开；

4.强化会后落实，确保会议成果。

三、会议类型

1.定期会议：包括周例会、月度会议、季度会议、年度会议等；

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的专题会议；

3.外部会议：参加政府、行业组织或其他单位组织的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的召集、组织、主持、记录等工作由专人负责；

2.与会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退；

3.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序；

4.会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要，分发给相关人员。

五、会议保密

1.会议内容涉及公司机密事项，与会人员应严格遵守保密规定；

2.会议纪要应标注密级，按公司规定进行保管与传递；

3.未经允许，不得擅自泄露会议内容。

本制度的解释权归甘肃建投公司所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应认真贯彻执行，共同维护公司会议管理秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议的针对性和实用性。

2.拟定会议议程：列出会议的主要议题，包括讨论、报告、决策等内容，合理安排会议时间。

3.确定与会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门和人员参加，确保与会人员具备决策权或相关职责。

4.通知与会人员：提前发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，并提供相关会议资料。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，会议组织者应统计出勤情况。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和与会人员。

3.会议报告：相关部门或人员就会议议题进行报告，汇报工作进展、问题分析及解决方案等。

4.讨论与决策：与会人员针对报告内容进行充分讨论，提出意见和建议，最终形成决策。

三、会议记录

1.会议记录人：指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

2.记录内容：记录会议主题、议程、与会人员、讨论要点、决策结果等。

3.会议纪要：会议结束后，及时整理会议纪要，将讨论和决策结果整理成文字材料。

四、会议总结与反馈

1.会议总结：会议主持人对本次会议的成果和不足进行总结，提出改进措施。

2.反馈意见：与会人员就会议组织、议题讨论等方面提出意见和建议，促进会议质量的提升。

3.会议纪要审批：将整理好的会议纪要提交给相关负责人审批，确保纪要内容的准确性和权威性。

五、会议落实与跟踪

1.分发会议纪要：将审批通过的会议纪要分发给相关部门和人员，确保会议决策的传达和执行。

2.跟踪落实情况：会议组织者应定期了解和督促会议决策的执行情况，确保会议成果的落实。

3.反馈执行结果：相关部门应及时反馈会议决策的执行情况，对存在的问题和困难提出解决方案。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.审批通过的会议纪要应在会议结束后的一定工作日内，由会议组织者负责通过公司内部通讯系统、邮件或纸质文件等形式向相关人员发布。

2.会议纪要的发布范围应包括所有与会人员及需要执行会议决策的相关部门和个人。

3.会议纪要发布后，相关部门负责人应确保纪要内容被及时传达至每一位相关人员，确保员工了解会议决策和行动计划。

二、会议决策任务的分配与执行

1.会议纪要中明确的行动计划和决策事项应具体分配至相关部门和责任人。

2.各责任部门应根据会议纪要的要求，制定详细的执行计划，明确任务完成的时间节点和验收标准。

3.责任人应主动承担起执行任务的责任，确保会议决策得到有效实施。

三、跟踪监督与进度汇报

1.会议组织者或指定专人负责对会议决策的执行情况进行定期跟踪监督，确保各项工作按计划推进。

2.定期召开进度汇报会议，由各责任部门汇报执行情况，及时发现并解决执行过程中出现的问题。

3.对于重大决策或关键任务，应建立专项跟踪机制，确保实时掌握进度，对可能出现的风险进行预判和应对。

四、会议纪要执行结果的评价与反馈

1.会议决策执行完毕后，应组织对执行结果的评价，评估决策实施的效果和存在的问题。

2.将评价结果和改进建议形成书面报告，反馈给公司领导和相关部门，以便于改进今后的决策和执行工作。

3.对于执行效果良好的部门和个人，应给予适当的表扬和奖励；对于执行不力的，应分析原因，制定整改措施，并追究相应责任。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应根据公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.归档后的会议纪要应便于查询和利用，为公司今后的决策提供参考。

3.对于涉及敏感信息或商业秘密的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定的会议室管理部门提交预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.行政部门或会议室管理部门根据预订申请情况，合理安排会议室，并告知会议组织者。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理配置，确保会议环境舒适、功能齐全。

2.会议室内应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，并确保设备正常运行。

3.会议桌椅摆放整齐，保持室内清洁，营造良好的会议氛围。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持安静，不得大声喧哗。

2.与会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏或搬离。

3.会议结束后，与会人员应将座椅归位，清理个人物品，保持会议室整洁。

四、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护和管理，定期进行检查和保养，确保设备性能良好。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，使用完毕后及时关闭设备，避免长时间待机。

3.如发现设备故障，应及时报告给行政部门或会议室管理部门，尽快修复，以免影响会议正常进行。

五、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如安装监控设备、配备消防设施等，确保会议安全。

2.会议室内涉及公司机密事项的讨论，与会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

3.会议结束后，应确保所有资料、设备归位，防止遗漏和丢失。

六、会议室资源优化

1.行政部门或会议室管理部门应定期评估会议室使用情况，合理调整会议室资源配置。

2.鼓励采用视频会议、网络会议等新型会议形式，提高会议室利用率，减少资源浪费。

3.通过培训和指导，提高会议组织者的会议管理能力，提升会议室使用效率。

第五章附则

一、本制度的解释权归甘肃建投公司所有