会计软件的安装与基础设置

学习目标了解会计软件的运行环境及安装过程，熟练掌握会计软件的启动、退出及初始化。目前，很多单位通过购买通用商品化会计软件来实现会计电算化，主要由于，一方面商品化会计软件用户界面友好、通用性强、适用于多种操作系统，另一方面，软件的厂家对软件进行维护，减少了使用单位的许多工作。目前比较流行的会计软件主要有用友、金蝶、国强、新中大等，本书主要以用友会计软件为例。会计软件的初始化是会计电算化系统正常运行的基础。这些初始化工作主要有建立账套名称、启用会计期间、行业性质、设置用户及其权限、确定编码方案、进行客户及供应商的分类及建立档案等基础性工作。4.1会计软件的安装与启动会计软件的安装目前绝大多数会计软件运行在Windows操作系统下，下面的会计软件安装以用友软件8.52版为蓝本。用户的硬件及网络环境直接影响到ERP-U8应用系统的运行效率与稳定性，建议用户在准备运行环境的过程中应遵循以下标准进行建设。（1）硬件环境客户端推荐配置：内存512MB以上、CPU1GHZ以上、磁盘空间4GB以上；数据服务器推荐配置：内存1GB以上、CPU1GHZ以上、磁盘空间20GB以上；发布服务器推荐配置：内存1GB以上、CPU1GHZ以上、磁盘空间10GB以上；网络带宽推荐配置：局域网10MBPS以上；（2）软件环境操作系统：Win98、WinNT4.0、Win2000、WinXP(简体中/英文版)；数据库：MSSQL2000，MSDE2000网络协议：TCP/IP、NamedPipe安装加密盒。如果是网络应用模式，首先把加密盒插在服务器的并口上。如果是单机应用模式，则把加密盒插在本地并口上。以WindowsNT系统管理员注册进入系统，将用友ERP－U8管理软件光盘放入服务器的共享光盘中，打开WindowNT的资源管理器，打开光盘目录，双击Setup.exe文件，显示ERP－U8管理软件安装欢迎界面。单击“下一步”进入“安装授权许可证协议”界面。单击“是”，接受协议内容进入“客户信息确认”界面。输入用户名和公司名称，用户名默认为本机的机器名，单击“下一步”进入“选择目的位置”界面。选择安装程序安装文件夹，可以单击“浏览”修改安装路径和文件夹，单击“下一步”进入“选择安装类型”界面。重新启动计算机。会计软件的启动与退出（1）桌面启动打开计算机，进入Windows操作系统，在桌面上双击用友软件的图标即进入会计软件。（2）程序组启动打开计算机，进入Windows操作系统，用鼠标单击“开始”菜单，选中“程序”，选中“用友ERP-U8”在“系统管理”窗口，单击“文件”，选择“退出”；也可以单击屏幕右上角的关闭按钮“”退出系统。4.2账套的建立与用户的设置系统的注册系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置用户、角色和权限，设置备份计划，监控系统运行过程，清除异常任务等。第一次进入系统时，需要以系统管理员的身份注册进入系统，才能进行操作处理。具体操作步骤如下:（1）如图4-1所示，单击“开始”，选中“程序”，选中用友软件中的“系统服务”后单击“系统管理”，如图4-2所示，单击“系统”后，单击“注册”。图4-1软件的启动图4-2系统注册（2）以系统管理员admin的身份进入系统，第一次进入没有密码，单击“确定”即可，如设置密码，则用鼠标单击“改密码”前面的空白框，打上对勾后单击“确定”，输入两次密码后单击“确定”即可，如图4-3所示。图4-3系统管理员登录账套的建立账套是指一组相互关联的财务数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统可以建立多个账套。新建账套的基本信息主要包括账套号、账套名称、账套路径、启用时间及会计期间。账套建立过程如下：（1）如图4-4所示，单击“账套”，选中“建立”单击。图4-4账套的建立（2）如图4-5所示，输入账套号“888”，输入账套名称“沈阳市华旭集团有限责任公司”，输入启用会计期间“2005年6月”，单击“下一步”。图4-5账套信息（3）如图4-6所示，输入单位名称“沈阳市华旭集团有限责任公司”，输入单位简称“华旭”，输入单位地址“沈阳市友好街888号”，输入法人代表“王一”，输入电话“”，输入税号“”，单击“下一步”。图4-6单位信息（4）如图4-7所示，输入本币代码“RMB”，输入本币名称“人民币”，选择企业类型“工业”，选择行业性质“新会计制度”，选定“按行业性质预置科目”选项，单击“下一步”。图4-7核算类型（5）如图4-8所示，根据单位的实际情况，决定选中某些项。在本例中分别选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”、“有无外币核算”。如果不能确定是否进行分类核算，在此可以不进行设置，等分销软件启用时再进行设置。单击“完成”，在“可以创建账套了么?”中选择“是”。图4-8基础信息（6）如图4-9所示，在“分类编码方案”对话框中，根据单位制定的编码方案设置存货分类编码级次、客户分类编码级次、供应商等分类编码级次以及科目编码级次，单击“确认”。图4-9分类编码方案（7）如图4-10，4-11所示，根据单位的要求确定所有的小数位，单击“确认”，新账套“沈阳市华旭集团有限责任公司账套”创建成功。图4-10数据精度定义4-11创建账套成功用户及权限的管理1．角色管理角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟的组织。例如：实际工作中常有的会计和出纳两个角色（他们既可以是同一个部门的人员，也可以分属不同的部门但工作职能是一样的）。在设置了角色之后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。角色管理包括角色的增加、删除、修改等维护工作。具体操作步骤如下：以系统管理员的身份注册进入系统管理，单击“权限”选择“角色”进入“角色管理”窗口。单击“增加”按钮，打开“增加角色”对话框，输入角色编号和角色名称。如果要修改角色信息，单击“修改”按钮，进入角色编辑界面，对当前所选角色记录进入编辑，除角色编号不能进行修改之外，其它的信息均可以修改。如果要删除角色信息，单击“删除”按钮，系统弹出提示信息要求确认，用户确认后即可在删除。图4-12角色管理2．用户管理用户是会计电算化以后会计软件的使用者，安装软件以后需要设置用户。以系统管理员的身份进入系统，建立用户的编号、姓名，并对每个用户赋予相应的权限。具体操作步骤如下：（1）注册成功后，如图4-13所示，单击“权限”，单击“用户”。图4-13用户管理（2）如图4-14，4-15所示，单击“增加”，输入编号“101”，输入姓名“李乐”，输入所属部门“财务部”，单击“增加”。图4-14增加用户图4-15用户信息用户修改与删除的步骤和增加基本相同，用鼠标先选中要修改或删除的用户，单击“修改”即可以进行修改;单击“删除”就可以把用户删除，但用户一旦已经进入系统进行过操作，则不允许删除。权限管理是指对允许操作软件的用户规定操作权限。在系统使用之前需要对用户进行岗位分工，以此来防止与业务无关人员擅自使用软件。系统管理员与账套主管都可以进入系统管理，但权限不完全相同。系统管理员负责指定账套主管，对整个系统的安全和维护工作负责，对账套进行管理，设置用户并进行财务分工。账套主管负责账套的维护工作，对所选年度账套进行管理，并对所选账套的用户进行财务分工。系统管理员进行财务分工的步骤如下:（1）如图4-16所示，在“系统管理”窗口中，单击“权限”后，单击“权限”。图4-16权限管理（2）如图4-17所示，在左侧选中用户“李乐”，在右侧选中“888沈阳市华旭集团有限责任公司账套”，选中期间“2005”年，在账套前面“账套主管”前打上对勾，在“设置用户:[101］账套主管权限吗?”中，选择“是”。图4-17操作员权限（3）在“用户权限”窗口中，选中用户“张悦”，单击“修改”，选中“888”账套，选中会计期间“2005”年。（4）如图4-18所示，打开总账，选择“凭证”，如赋予“张悦”全部权限，则在“总账”前面打“对号”后，单击“确定”。图4-18增加用户权限4.3系统的维护会计软件在运行中，经常需要进行维护，如对账套数据的备份与恢复、对异常现象的处理等，它是会计软件能够正常运行的保证。账套的输出与删除企业实际运营中，存在很多不可预知的不安全因素，如地震、火灾、计算机病毒、人为的误操作等，任何一种情况发生对于系统安全都是致命性的。如何在意外发生时将企业损失降低到最低，是每个企业共同关注的问题。对于企业系统管理员来讲，定时地将企业数据备份出来存储到不同的介质上，对数据的安全性是非常重要的。备份数据一方面用于必要时恢复数据之用；另一方面，对于异地管理的公司，此种方法还可以解决审计和数据汇总的问题。在账套输出前需建立一个空的文件夹，以便把备份数据存放在文件夹中。具体操作步骤如下:（1）如图4-19所示，在“系统管理”窗口中单击“账套”，选中“输出”，在账套号中选中“888”账套，如果要删除当前账套，则在“删除当前输出账套”前打上对勾;如不删除可直接单击“确认”图4-19账套输出（2）如图4-20所示，在“选择备份目标”中，选中D盘，找到事先建立的文件夹“用友”，双击打开，单击“确认”，然后系统开始备份，备份后出现提示“硬盘备份完毕!”。图4-20数据备份账套的引入账套的引入是将系统外的账套数据引入到系统中，该功能的增加将有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。如果是作为集团公司的管理人员应用本系统，最好在建立账套之前就预先做好规划，为每个子公司分配不同的账套号，以有效避免引入子公司数据时因为账套号相同而覆盖其它账套的数据。具体操作步骤如下:（1）在“系统管理”窗口中单击“账套”，选中“引入”，如图4-21所示，选中D盘中的名为“用友”的文件夹并双击打开，选中账套文件后单击“打开”。图4-21账套引入（2）当出现窗口询问“此项操作将覆盖［888］账套当前的所有信息，继续吗?”时，单击“是”，完成账套引入。图略。账套的修改用户可以通过系统提供的修改账套功能，查看或修改账套信息。当系统管理员建完账套并设置了账套主管后，在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便使信息更真实准确的反映企业的相关内容时，可以进行适当的调整。只有账套主管可以修改其具有权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理界面。在系统管理界面单击“账套”选择“修改”，进入修改账套功能。系统自动列示出所选账套的账套信息、单位信息、核算信息、基础设置信息。账套主管可根据企业的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。“刷新”功能系统管理可以随时将正在登录到系统管理的子系统及其正在执行的功能在界面列示出来。这些随时可能改变的内容将根据系统的执行情况自动变化。如果想看最新情况，可以在“系统管理”窗口中单击“视图”后选中“刷新”即可，如图4-22所示。图4-22视图菜单清除异常任务在操作软件的过程中，如果出现网络阻断、死机等异常现象，则单击“视图”后选中“清除异常任务”，系统会把这些异常任务所申请的系统资源予以释放，使系统恢复正常，如图4-22所示。上机日志为了保证账套数据的安全，为审计留下更充足的线索，系统可以随时对系统的用户、操作起止时间、操作的具体内容进行自动记录，形成上机日志。单击“视图”按钮后选中“上机日志”，可以利用其中的“过滤”按钮，输入过滤条件后，单击“确认”按钮，即可查看各个用户的上机日志。如果想看最新的上机日志，可以单击“刷新”，将上机日志的内容进行刷新，如图4-22所示。年度账套管理年度账套管理由账套主管负责，包括年度账套的建立、引入和输出、结转上年数据和清空年度数据等，如图4-23所示。图4-23年度账在系统中，用户不仅可以建多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据。这要一来，系统的结构清晰、含义明确、可操作性强，对不同核算单位、不同时期数据的操作只需通过设置相应的系统路径即可进行，而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询和比较分析也显得特别方便。年度账套的建立是在已有的上年度账套的基础上，通过年度账建立，在每个会计期间结束时自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。对于上年余额等信息则需要在年度账结转操作完成后，由上年自动转入下年的新年度账中。引入和输出年度账与账套操作中的引入和输出的含义基本相同，作用都是对数据的备份与恢复。所不同的是年度账套操作中的引入和输出不是针对整个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账进行的。年度账的引入操作与账套的引入操作基本一致，不同之处在于引入的是年度数据备份文件。在输出操作的界面上选择的是具体的年度而非账套。企业的日常工作是持续进行的，为了进行统计分析，需要人为地将企业持续的经营时间划分为一定的时间段。一般以年为最大单位来统计。每到年末，启用新年度账时，需要将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。有时，用户会发现某年账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，这时候，便可使用年度数据的功能。“清空”并不是指将年度账的数据全部清空，而还是要保留一些信息的，主要有：基础信息、系统预置的科目报表等。保留这些信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。设置自动备份计划在用友ERP－U8应用系统中提供了设置自动备份计划的功能，其作用是自动定时对设置的账套进行输出（备份）。利用该功能，可以实现定时、自动输出多个账套的目的，有效减轻了系统管理员的工作量，保障了系统数据安全。其操作步骤如下：以系统管理员身份或者账套主管身份注册进入系统管理模块。单击“系统”中“设置备份计划”，打开“设置备份计划”对话框。单击“增加”按钮，打开“增加备份计划”对话框。单击“修改”按钮，可以修改备份计划的内容。除“计划编号”不能修改外，其它都可以修改。图4-24设置自动备份计划4.4基础信息设置企业门户为了使用友ERP－U8应用系统能够成为连接企业员工、用户和合作伙伴的公共平台，使系统资源能够得到高效、合理的使用，在用友ERP－U8应用系统中设立了企业门户功能。通过企业门户，系统使用者能够从单一入口访问其所需的个性化信息，定义自己的业务工作，并设计自己的工作流程。图4-25企业门户控制台用友ERP－U8应用系统分为基础设置、财务会计、管理会计、供应链、生产制造、人力资源、集团应用、WEB应用、商业智能和企业应用集成十大产品组，每个产品组中又包含若干模块。日常使用时，不同的操作人员通过注册进行身份识别后进入企业门户后看到的界面是相同的。但由于不同的操作人员具有不同的操作权限，因此，每个人能进入的模块是不同的。需要进入某一模块时，只需在控制台左侧中单击选择该模块所属的产品组，在右侧双击对应的功能图标即可。具体操作步骤如下：单击“开始”中“程序”，选择“用友ERP－U8”中“企业门户”图4-26控制台我的工作日常工作中，每个人除了负责系统中特定的业务工作之外，还有一些繁杂的日常事务。“我的工作”是企业门户以登录注册的操作员为中心，将用户负责的业务工作连同日常办公需要的功能有机集成的产物，充分体现了“以用户为中心”的设计思想。在企业门户中单击“我的工作”页签进行各项操作。图4-27我的工作工作流程通过“工作流程”功能，可以根据您处理的日常业务设计个性化的工作流程图。具体操作步骤如下：在企业门户中，单击“工作流程”页签，进入工作界面。单击工具栏上的“编辑”按钮，弹出“配置工作流程”窗口。在“配置工作流程”窗口中，选中需要增加的工作节点并拖动至工作区的空白处。按住键盘上的“ctrl”键，用鼠标单击工作流程图的首节点，然后拖动鼠标到下一节点。释放鼠标后，在两节点间就出现一连线，表示节点间的顺序关系。单击工具栏上的“存储”按钮，保存工作流程图。单击“重新装入”可重新装载工作流程图。配置配置功能主要用于配置生产制造、专家财务分析、人力资源、管理驾驶舱、报账中心、Web应用等模块所使用的服务器和服务器端口，以及移动短信息的发送端口及短信息接收的刷新时间。系统将检测本机设置，使用默认的服务器、服务器端口、短信端口及刷新时间，用户可以根据自己的需要更改这些设置。目前只允许更改生产制造模块的服务器端口设置。支持为了帮助用户更好地使用用友ERP－U9应用系统，用友公司组织了强大的技术支持阵容，用来解决用户提出的各种问题，并定期发布企业成功应用案例。为便于用户登录查询，在企业门户中提供了便捷链接。在企业门户中，单击工具栏上的“网上用友”，可以进入用友公司主页；单击工具栏上的“技术支持”，即可连接到用友公司技术支持主页。风格配置风格配置可以使用户进行个性化的、体现自身特色的页面风格设计。使用系统提供风格系统提供了两种显示风格，用户可以自由选择自定义页面风格除可选用系统提供的风格外，用户还可以自定义页面风格。系统提供了企业门户标题栏及各模块标题栏的背景图、背景色及文本的设置；还可以选择各模块的功能按钮是以图标形式显示还是以文本形式显示。此外，企业门户界面中还提供了“重注册”功能，便于需要时更换当前操作员。基本信息系统启用是指设定在用友ERP－U8应用系统中各个子系统开始使用的日期。只有启用后的子系统才能进行登录。系统启用有两种方法。在系统管理中创建账套时启用系统当用户创建一个新的账套完成后，系统弹出提示信息，可以选择立即进行系统启用设置。在企业门户中启用系统如果在建立账套时未设置系统启用，也可以在企业门户中进行设置。如图4-28，4-29所示。图4-28账套启用图4-29启用提示基础档案在使用用友软件过程中，启用新账套之前，要根据本单位的实际情况和业务要求，建立企业基础信息资料，主要包括科目参数、供应商与客户的分类及档案的建立、凭证类型、存货分类及档案等信息。1．进入基础信息设置（1）打开计算机，进入Windows操作系统，点击“开始”选中“程序”选中“用友ERP-U8”选择“企业门户”（2）在账套中选择“888”账套，会计年度选中“2005”，输入操作日期，选择用户“李乐”，单击“确定”。（3）单击“基础信息”，进入“基础档案”，如图4-30所示。图4-30基础设置2．建立部门档案部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定与企业实际的职能部门相对应。部门档案用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等。在部门档案中，建立单位所设置的所有部门，具体操作步骤如下:（1）如图4-30所示，双击“部门档案”后的空白处，进入“部门档案”。（2）如图4-31所示，单击“增加”，输入部门编码、部门名称和部门属性等，单击“保存”即可。图4-31部门档案3．建立职员档案这里的职员是指企业的各个职能部门中参与企业的业务活动，且需要对其进行核算和业务管理的人员。在职员档案中，建立各部门的职员档案，具体操作步骤如下:（1）如图4-30所示，双击“职员档案”后的空白处，进入“职员档案”。（2）如图4-32所示，单击“增加”，输入职员编号、职员名称、所属部门及职员属性后按回车键。图4-32职员档案4．客户分类企业可以从自身管理要求出发对客户进行相应的分类，以便于对业务数据的统计、分析。如可以按照行业或者地区对客户进行划分。建立起客户分类后，必须将客户设置在最末级的客户分类之下。如果在建账时选择了客户分类，就必须先建立客户分类，再增加客户档案；若对客户没有进行分类管理的需求，可以直接建立客户档案。在客户分类中，对与单位有业务往来的客户按照一定标准进行分类，具体操作步骤如下:（1）如图4-30所示，双击“客户分类”后的空白处，进入“客户分类”。（2）单击“增加”，输入类别编码、类别名称，单击“保存”。如图4-33所示。图4-33客户分类5．建立客户档案客户档案主要用于设置往来客户的档案信息，便于对客户及业务数据进行统计和分析。在客户档案中，建立往来客户的具体信息，具体操作步骤如下:（1）如图4-30所示，双击“客户档案”后的空白处，进入“客户档案卡片”。（2）如图4-34所示，先选中“2中期客户”，单击“增加”，选择客户档案“基本”选项卡，如图4-34所示，输入客户编号“001”，客户名称“沈阳万科有限公司”，客户简称“万科”，所属行业“商业”，税号“”，开户银行“工行”，银行账号“1111”。图4-34客户档案卡片1（3）如图4-35所示，选择“联系”选项卡，输入地址“沈阳市中山路1号”，以及其他相关信息。图4-35客户档案卡片2（4）如图4-36所示，选择“信用”选项卡，输入相关信息。图4-36客户档案卡片3（5）如图4-37所示，选择“其他”选项卡输入相关信息后，单击“保存”。图4-37客户档案卡片46．供应商分类企业可以人自身管理要求出发对供应商进行相应的分类，以便于对业务数据的统计、分析。如可以按照行业或者地区对供应商进行划分。建立起供应商分类后，必须将供应商设置在最末级的供应商分类之下。如果在建账时选择了供应商分类，就必须先建立供应商分类，再增加供应商档案；若对供应商没有进行分类管理的要求，可以直接建立供应商档案。如果企业的供应商比较多，可以对供应商进行分类，便于对供应商进行分类统计和汇总，便于管理。具体操作步骤如下:（1）如图4-30所示，在“供应商分类”后的空白处双击，进入“供应商分类”对话框。（2）如图4-38所示，单击“增加”，输入类别编码、类别名称，并单击“保存”。图4-38“供应商分类”对话框7．建立供应商档案供应商档案主要用于设置往来供应商的档案信息，便于对供应商及业务数据进行统计和分析。供应商档案设置的各栏目内容基本同客户档案，以下仅对不同项目做简要说明。在供应商档案其他页中不同于客户档案管理的有以下两项：（1）单价是否含税；（2）对应条形码：用于存货进行条形码管理时，若存货条形码中有供应商信息，则需要在对应供应商中输入对应编码信息。如果企业需要进行往来管理，就必须将供应商的详细资料录入到供应商档案中，建立这些档案便于对供应商数据查询、汇总。具体操作步骤如下:（1）如图4-30所示，在“供应商档案”后的空白处双击，进入“供应商档案”对话框。（2）选择基本选项卡，输入供应商编号“001”，供应商名称“沈阳联想公司”，所属分类码“02”。所属行业“商业”，税号“3333333333333”，开户银行“工行”，银行账号“888”等相关信息，如果需要设置其他信息，可打开“联系”、“信用”、“其他”进行输入，完成后单击“保存”。8．地区分类企业可以根据自身管理要求对客户、供应商的所属地区进行相应的分类，以便于对业务数据进行统计和分析。具体步骤如下图4-39所示。图4-39地区分类9．存货分类如果企业存货较多，需要按照一定的方式进行分类管理。存货分类管理按照存货固有的特征或属性将存货分为不同的类别，以便于分类核算与统计。如工业企业可以将存货分为原材料、产成品、应税劳务；商业企业可以将存货分为商品、应税劳务等。具体步骤如图4-40所示。图4-40存货分类10．计量单位企业中存货种类繁多，不同的存货存在不同的计量单位。有些存货财务计量单位、库存计量单位、销售发货单位可能是一致的，如自行车的三种计量单位均为“辆”。同一种存货用于不同的业务，其计量单位也可能不同。如对某种药品来说，其核算单位可能是“板”，也就是说，财务上按板计价；而其库存单位可能按“盒”，1盒＝20板；对客户发货时可能按“箱”，1箱＝100盒。因此，在开发企业日常业务之前，需要定义存货的计量单位。具体步骤如图4-41所示。图4-41计量单位11．存货档案存货档案中的数据是供应链所有子系统核算的依据和基础，所以在准备