会计档案管理制度

会计档案管理制度为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时归档和定期销毁，根据国家颁布的《会计法》和《会计档案管理办法》，结合医院实际情况，制定本制度。一、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4、存储在磁盘（硬盘和光盘）上的会计文件。5、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。二、会计档案保管的规定1、财务办指定专人负责会计档案的管理，出纳人员不得兼管会计档案。2、当年形成的会计档案，应当由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。3、存储在磁盘上的会计文档必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得抹去。4、移交档案保管机构的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同财务办和经办人员共同拆封整理，以分清责任。5、会计凭证的保管（1）月度终了，财务办要安排专人及时整理装订各类会计凭证。（2）会计凭证应严格按始止顺序号排列装订，做到附件齐全，折叠整齐，厚簿均匀，装订牢固美观，每本会计凭证厚度一般应在50MM左右，装订不要压字，封面按规定填写、盖章。（3）会计凭证装订完毕，装订人将会计凭证移交档案管理员，双方共同清点后在移交清单上签字。（4）会计凭证必须严格管理，做到安全保管，存放有序，查找方便，同时，严格执行安全保密制度，不得随意堆放，严防损坏、散失和泄密。6、磁盘会计档案的保管（1）财务办设系统管理员专职执行对磁盘会计档案的管理，系统管理员对磁盘会计文档的安全负责。（2）系统管理员必须经常对硬盘上的会计数据建立光盘备份。每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份光盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份光盘的副本，不得删除硬盘和光盘上的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。（3）必须妥善保管好会计数据的备份光盘。存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。不得随便乱放和外借。（4）磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总由数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细账、记账凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。（5）备份的光盘必须在系统管理员和财务部各存放一份。7、其他会计档案的保管其他会计档案原则应于每年1月30日前由责任人整理立卷，装订成册后移交档案管理机构。双方共同清点后在档案移交清单上签字。三、会计档案的查询1、人员查阅会计档案，必须详细登记《会计档案查阅登记表》，在档案管理员陪同下查阅。档案管理员负责按照登记表内容查找档案，不得由查阅人擅自查找。会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，必须经会计主管批准，并办理有关手续，限期归还。2、主管部门或外单位人员需要查阅、借用会计凭证，必须经医院分管领导批准，办理登记手续后，由会计档案管理员协同查阅，严禁拆散或毁损，未经批准严禁复印和借出。凡经批准借出的会计凭证，必须详细登记调阅档案的名称、调阅日期、调阅人员的姓名和工作单位，调阅理由和归还日期等。四、会计档案的移交1、由于会计人员的变动，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。2、会计人员与档案管理员之间移交会计档案的，需填写《会计档案移交清册》五、会计档案的销毁1、保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：2、由本单位档案机构会同财务办提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。4、销毁会计档案时，应当由档案室和财务办共同派员监销。5、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。“会计档案销毁清册”要长期限保存。6、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销