ISO∕IEC 42001-2023人工智能管理体系之10：“6策划-6.3 变更的策划”解读、实施流程和风险描述(雷泽佳编制-2024)

“6策划-6.3变更的策划”解读、实施流程和风险描述ISO∕IEC42001-2023《信息技术-人工智能管理体系》之7：“6策划-6.3变更的策划”解读、实施流程和风险描述(雷泽佳编制，2024年9月)第1部分：“6.3变更的策划”解读“6.3变更的策划”条文“6.3变更的策划”标准条文解读6.3变更的策划当组织确定需要对人工智能管理体系进行变更时，变更应按所策划的方式实施。变更的定义变更：指对人工智能管理体系的任何修改或调整，这些修改或调整可能是出于技术更新、业务需求变化、合规性要求、风险缓解或性能优化等目的。变更是管理体系动态适应内外部环境变化的重要机制。变更需求识别与决策；变更需求识别：组织应持续监视其人工智能管理体系的运行情况，及时识别体系内需要改进或调整的部分。需要对人工智能管理体系进行变更的情形通常包括但不限于以下几种：业务需求变化：当组织的业务策略、市场定位或客户需求发生重大变化时，可能需要调整人工智能的应用场景、目标或策略；技术进步：随着新技术的发展，如更先进的算法、更高效的硬件平台等，组织可能需要更新其人工智能技术和工具；法规遵从性要求：随着数据保护、隐私安全等法律法规的不断更新，组织需要确保其人工智能管理体系符合最新的法规要求；风险评估结果：在定期进行的风险评估中，如果发现现有管理体系存在重大安全漏洞或潜在风险，可能需要对管理体系进行变更以弥补这些漏洞；性能优化需求：为了提高人工智能系统的性能、准确性和效率，组织可能需要对现有模型、算法或流程进行优化和调整。对人工智能管理体系的变更通常可以根据其影响程度和范围进行分类，例如：重大变更：涉及到核心业务流程、关键算法或系统的根本性改变，对组织的影响广泛且深远；一般变更：针对特定流程、模块或功能的调整和优化，对组织整体影响有限但仍需审慎处理；微小变更：日常性的调整和优化，如参数调整、小范围的代码修复等，对组织整体影响较小。按策划的方式实施变更：“策划的方式”：指在制定变更计划时所采用的方法论、流程和工具。这包括识别变更需求、分析影响范围、制定详细的实施步骤、评估风险和制定应对措施等一系列活动。策划的方式应该基于组织的实际情况和需求进行定制，以确保变更计划的可行性和有效性；变更决策：当确定需要对人工智能管理体系进行变更时，这一决策过程应基于充分的内外部环境分析、风险评估以及业务战略考虑；变更策划的原则与依据：变更的策划应严格遵循组织已建立的人工智能管理体系框架（特别是参考“4.4人工智能管理体系”章节的内容），确保变更的一致性和有效性。策划过程中需明确变更目标、范围、资源需求、时间表及预期成果，同时考虑变更可能带来的风险和影响，并制定相应的应对措施；组织策划变更的考虑因素：变更目的及其潜在后果；变更的目的：变更的首要任务是明确其背后的动因。进行变更的目的可能是多方面的，包括但不限于以下方面：技术升级：引入新技术或工具来改进人工智能系统的性能、准确性和效率；流程优化：重新设计或改进现有流程，以更好地整合人工智能技术，提高操作效率和结果质量；合规性调整：根据新的法律法规或行业标准调整管理体系，确保组织的人工智能活动符合监管要求；市场需求响应：根据市场反馈和客户需求调整人工智能解决方案，以满足新的市场趋势或特定行业的需求；成本节约：通过优化资源配置、减少人工干预或提高自动化程度来降低运营成本；创新驱动：鼓励和支持创新活动，通过管理体系的变更来促进新产品、新服务或新商业模式的开发。变更的潜在后果：人工智能管理体系的变更可能带来一系列潜在后果，这些后果既可能是积极（正面）的，也可能是消极（负面）的。以下是一些典型的潜在后果：正面后果：效率提升：流程优化和技术升级可能显著提高组织的运营效率和响应速度；成本降低：通过自动化和流程改进，减少人工成本和资源浪费；创新能力增强：管理体系的灵活性支持更多创新尝试，可能带来新的收入来源或市场机会；合规性提升：确保组织活动符合最新法规要求，减少合规风险。负面后果：业务中断：变更过程中可能出现系统故障或操作失误，导致业务暂时中断；数据泄露或安全漏洞：如果管理体系变更涉及数据处理或访问权限的调整，可能增加数据泄露或被非法访问的风险；员工抵触：员工可能对变更感到不安或不满，影响工作积极性和团队协作；成本超支：变更实施可能需要额外的投资，如果超出预算或未达到预期效果，将造成经济损失；客户不满：如果变更影响了客户体验或服务质量，可能导致客户流失或声誉受损。人工智能管理体系的完整性(变更管理应确保人工智能管理体系的整体性不受破坏)；在确保进行人工智能管理体系变更时，通过以下措施的实施，组织可以确保在进行人工智能管理体系变更时，其整体性不受破坏，并能够持续有效地支持组织的业务目标和价值观：全面评估变更影响；在引入任何变更之前，组织应对变更可能带来的影响进行全面评估。这包括对战略、方针、过程、资源和技术等各个方面可能产生的影响进行详细分析；通过评估，识别出变更可能导致的潜在风险和问题，为后续制定应对措施提供依据。兼容性与协同性分析；变更管理应特别关注新变更与现有管理体系其他组成部分的兼容性和协同性。这包括与组织战略的一致性、对方针和程序的遵循、与现有流程的衔接、所需资源的匹配以及技术支持的可行性等；确保新变更不会与现有管理体系产生冲突，而是能够相互支持、相互促进，共同为组织目标的实现服务。制定详细的变更计划；基于全面评估的结果，制定详细的变更计划。计划中应明确变更的目标、范围、时间表、责任分配以及所需的资源和预算等关键要素；计划中还应包括应对潜在风险的措施和应急预案，以确保在变更过程中能够迅速应对各种突发情况。沟通与协作。在变更过程中，保持与利益相关者的有效沟通至关重要。这包括组织内部员工、外部合作伙伴、客户以及监管机构等；通过及时、透明的沟通，确保所有相关方都了解变更的背景、目的、影响以及各自的职责，从而增强协同性和一致性。资源的可获得性；资源是实施变更的基础。在策划变更时，组织需要评估所需的资源（如人力、物力、财力和技术支持）是否可用。如果资源不足，组织可能需要采取额外的措施来获取这些资源，或者调整变更计划以适应现有的资源条件。职责和权限的分配或再分配。随着变更的实施，相关职责和权限也可能需要进行调整。组织应明确谁将负责监督变更过程、谁将执行变更任务以及谁将对变更结果负责。通过清晰的职责和权限分配，组织可以确保变更过程的有序进行和变更结果的有效实现。“按所策划的方式”实施人工智能管理体系的变更（人工智能管理体系变更的实施流程）：明确变更目标和范围；目标定义：首先明确变更的主要目标，比如提升生成内容的安全性、增强训练数据的合规性、优化模型训练效率等；范围界定：界定变更的具体范围，包括受影响的业务流程、系统、人员及数据等，确保所有相关人员对变更范围和目的有清晰的理解。制定详细的变更计划；具体步骤：列出实施变更的详细步骤，如修订现有流程文件、更新安全策略、升级模型训练框架等；时间表：制定明确的实施时间表，包括每个阶段的开始和结束时间，以及关键里程碑；责任分配：明确各个步骤的责任人及其职责，确保每项任务都有人负责执行。风险评估：对变更可能带来的风险进行评估，包括安全风险、业务影响等，并制定相应的应对措施。变更实施的方式与步骤；修订现有流程：根据变更计划，修订与人工智能管理体系相关的流程文件，确保新流程符合变更目标；引入新技术或工具：如果需要，引入新的技术或工具来支持变更，如新的模型训练平台、安全审核工具等；培训相关人员：对受影响的团队成员进行必要的培训，使他们理解变更的原因、目的及具体操作方法；更新文档记录：更新与变更相关的所有文档记录，包括操作手册、安全政策、风险评估报告等。沟通与培训；内部沟通：通过会议、邮件、内部通讯等方式，向所有受影响的团队成员充分沟通变更计划、目的、影响及预期结果；培训支持：为相关人员提供必要的培训和支持，确保他们掌握新流程、新技术或工具的使用方法。监视与调整；持续监视：在变更实施过程中进行持续监视，关注变更的进展情况、效果及可能出现的问题；问题发现与解决：及时发现实施过程中出现的问题，分析原因并采取相应的措施进行调整，确保变更能够顺利推进。验证与评价。全面验证：变更完成后进行全面的验证，包括功能验证、安全验证、性能验证等，确保变更达到预期结果；效果评价：对变更的实施效果进行评价，包括业务流程改进情况、安全性能提升情况、用户满意度等，并根据评价结果对变更计划进行必要的调整和优化。第2部分：“6.3变更的策划”流程控制表一级流程二级流程三级流程流程节点控制要点所期望输出变更策划启动需求识别与决策变更需求识别监视人工智能管理体系运行情况识别改进或调整的需求分析变更的动因（如业务需求变化、技术进步、法规遵从性要求、风险评估结果、性能优化需求）变更需求清单、变更动因分析报告变更决策基于内外部环境分析、风险评估和业务战略考虑进行决策决策过程记录并文档化变更决策报告、变更批准文件变更策划准备明确策划原则与依据制定策划框架参考组织已建立的人工智能管理体系框架明确变更策划的原则和依据变更策划框架文档分析变更影响分析变更对战略、方针、过程、资源和技术等方面的影响识别潜在风险和问题变更影响分析报告、风险评估报告制定变更计划明确变更目标、范围、资源需求、时间表及预期成果制定详细的实施步骤、风险评估及应对措施变更计划书、风险评估及应对措施文档变更策划实施变更计划细化职责与权限分配明确变更过程中的责任人及其职责确保职责和权限分配清晰、合理职责与权限分配表沟通与培训向受影响的团队成员沟通变更计划、目的、影响及预期结果提供必要的培训和支持沟通记录、培训材料、培训反馈变更执行修订流程与文档根据变更计划修订相关流程文件、安全策略等引入必要的新技术或工具修订后的流程文件、安全策略文档、新技术/工具引入记录监视与调整持续监视变更实施情况及时发现并解决问题，调整实施计划监视报告、问题记录及解决方案变更验证与评估验证变更效果全面验证对变更后的系统进行功能验证、安全验证、性能验证确保变更达到预期结果验证报告（功能、安全、性能）效果评价评价变更对业务流程、安全性能、用户满意度等方面的影响根据评价结果调整和优化变更计划效果评价报告、调整后的变更计划第3部分：“6.3变更的策划”过程风险清单一级流程二级流程过程风险描述（风险源、过程运行可能发生什么并产生什么后果及其对实现业务流程目标带来什么影响）变更策划启动变更需求识别风险源：需求识别不准确或遗漏后果：变更方向偏离，导致资源浪费和效果不佳对目标实现的影响：降低管理体系的适应性和有效性变更决策风险源：决策依据不充分或主观判断后果：决策失误，引入不必要的变更或错过关键变更对目标实现的影响：阻碍组织战略和业务目标的实现变更策划准备制定策划框架风险源：框架制定不合理或不符合实际后果：变更计划难以实施，影响变更效果对目标实现的影响：破坏管理体系的完整性和一致性分析变更影响风险源：影响分析不全面或深入后果：未能识别潜在风险和问题，导致变更失败对目标实现的影响：损害组织运营稳定性和声誉制定变更计划风险源：计划制定不详细或缺乏灵活性后果：变更执行混乱，无法应对突发情况对目标实现的影响：延误变更进度，增加成本变更策划实施职责与权限分配风险源：职责和权限分配不明确或不合理后果：责任推诿，变更执行受阻对目标实现的影响：降低变更效率和质量沟通与培训风险源：沟通不畅或培训不足后果：相关人员对变更理解不足，执行出错对目标实现的影响：影响变更效果，降低员工满意度修订流