自然资源局会议管理制度

自然资源局会议管理制度第一章总则

自然资源局会议管理制度旨在规范会议的组织、召开、记录及后续落实工作，确保会议效率，提升决策质量，加强部门间的沟通与协作。以下是会议管理制度总则的各项内容：

一、目的与原则

1.本制度旨在建立高效、规范的会议管理体系，确保会议内容符合自然资源局的发展目标和工作要求。

2.会议应遵循务实、高效、民主、集中的原则，充分发扬民主，确保决策的科学性、合理性和公正性。

二、适用范围

1.本制度适用于自然资源局召开的各类会议，包括但不限于局长办公会、专题会、座谈会、评审会等。

2.本制度适用于自然资源局全体工作人员及参会人员。

三、会议类别

1.定期会议：按照规定时间、周期召开的会议，如局长办公会、周例会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议，如专题会、座谈会等。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应具备相关工作经验和业务素质。

2.会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议通知、会议议程、会议材料等。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到、早退。

2.会议期间，与会人员应保持会场秩序，关闭手机或调至静音状态，不得随意离场。

3.与会人员应严格遵守会议保密规定，不得泄露会议内容和讨论情况。

六、会议决策

1.会议决策应充分讨论、民主集中，确保决策的科学性、合理性和公正性。

2.会议决策应形成书面记录，并由会议主持人签字确认。

七、制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订方案由自然资源局办公室负责提出，经局长办公会审议通过后实施。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，本章对会议的各个环节进行详细规定。

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者应根据工作需要，明确会议主题，并在会议通知中注明。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题制定详细的议程，包括会议时间、地点、议题、主持人、参会人员等。

3.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3天向参会人员发送会议通知，通知中应包含会议主题、时间、地点、议程等内容。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备好会议所需的材料，并在会议召开前至少1天送达参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员应在会议签到表上签到，会议组织者应统计参会人员名单。

2.会议主持人宣布会议开始：会议主持人应简要介绍会议主题、议程和参会人员，并宣布会议正式开始。

3.讨论议题：会议主持人按照议程逐项组织讨论，参会人员应充分发表意见，确保议题讨论充分、深入。

4.会议决策：会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行民主集中决策。

5.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，明确会议成果和下一步工作要求。

三、会议记录

1.会议记录人员：会议组织者应指定专人担任会议记录员，负责记录会议内容、参会人员发言和会议决策。

2.会议记录要求：会议记录应真实、准确、全面，确保反映会议讨论情况和决策结果。

3.会议记录整理：会议结束后，会议记录员应及时整理会议记录，形成会议纪要。

四、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会议组织者应收集会议材料，整理归档。

3.会议记录员将会议纪要发送给参会人员，以便跟踪落实。

五、会议延期或取消

1.如因特殊情况需要延期或取消会议，会议组织者应提前通知参会人员。

2.延期或取消的会议，会议组织者应根据实际情况重新安排会议时间和议程。

六、会议反馈

1.参会人员应对会议效果进行评价，提出改进意见。

2.会议组织者应收集反馈意见，不断优化会议流程，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议决策和成果的重要体现，本章对会议纪要的编写、审核、发布和跟踪落实进行规定，以确保会议决策得到有效执行。

一、会议纪要的编写

1.会议纪要应由指定的会议记录员在会议结束后及时编写，内容应包括会议基本信息、参会人员、讨论议题、主要发言、决策结果等。

2.会议纪要编写应客观、准确，避免个人观点的干扰，确保记录的真实性和完整性。

3.会议纪要应使用统一的格式和模板，便于归档和查阅。

二、会议纪要的审核

1.会议纪要编写完成后，应提交给会议主持人进行审核。

2.会议主持人应对会议纪要的内容进行仔细审查，确保纪要准确无误地反映了会议的讨论和决策。

3.审核通过的会议纪要，应由会议主持人签字确认。

三、会议纪要的发布

1.审核通过的会议纪要应在会议结束后的一定时间内（如1-2个工作日内）通过适当的方式发布给所有参会人员及相关执行部门。

2.会议纪要的发布应确保及时性、广泛性，以便相关责任人了解会议决策并迅速采取行动。

四、会议决策的跟踪落实

1.会议纪要发布后，各责任部门和相关人员应根据会议决策制定具体的执行计划，并明确执行时间表。

2.会议组织者应设立跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，责任人应及时向上级汇报，并寻求解决方案。

4.会议组织者应定期向局长办公会报告会议决策的执行情况，确保决策的落实。

五、会议纪要的归档

1.会议纪要经审核发布后，应由会议组织者负责归档保存，以备日后查阅。

2.会议纪要的归档应按照规定的分类和编号进行，确保档案管理的规范性和系统性。

六、会议纪要的修订

1.若会议纪要内容有误或需补充，会议组织者应在发现后及时进行修订，并重新发布。

2.修订后的会议纪要应重新进行审核、发布和归档，确保信息的准确性和完整性。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的合理使用，提高会议室使用效率，本章对会议室的管理和使用进行规定。

一、会议室预订

1.会议室预订应由会议组织者提前向行政部门申请，填写会议室预订申请表，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.行政部门收到预订申请后，应及时安排会议室，确保会议需求得到满足。

3.如遇会议室冲突，行政部门应根据会议的重要性和紧急程度进行协调安排。

二、会议室布置

1.会议组织者应根据会议类型和参会人数，提前安排会议室的座位布局。

2.会议室应保持整洁、宽敞，确保会议环境舒适。

3.会议组织者应检查会议室内的设备设施，确保投影仪、音响、空调等设备正常运行。

三、会议室使用

1.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室纪律，保持安静。

2.严禁在会议室吸烟、乱丢杂物，不得在会议室内用餐。

3.会议结束后，会议组织者应安排人员对会议室进行清理，恢复原状。

四、会议室设备管理

1.行政部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.如会议室设备出现故障，行政部门应及时联系维修人员处理。

3.会议组织者在使用会议室设备时，应遵循操作规范，防止损坏设备。

五、会议室保密措施

1.会议室应采取相应的保密措施，如安装隔音设备、设置保密标志等。

2.会议期间，严禁无关人员进入会议室，防止会议内容泄露。

3.会议纪要等涉密材料应妥善保管，防止丢失或泄露。

六、会议室使用记录

1.行政部门应建立会议室使用记录，详细记录每次会议的召开时间、使用部门、参会人数等信息。

2.会议室使用记录应作为会议室管理和维护的参考依据，便于分析会议室使用情况，优化资源分配。

七、违规处理

1.对违反会议室管理规定的行为，行政部门应及时制止，并视情节轻重给予相应处罚。

2.会议组织者和参会人员应积极配合行政部门的管理工作，共同维护会议室的秩序和设施。

第五章附则

为确保会议管理制度的有效实施，特制定以下附