酒店行政会议室管理制度

酒店行政会议室管理制度”

第一章总则

酒店行政会议室管理制度

一、目的

为确保酒店行政会议的有序进行，提高会议效率，明确会议职责，规范会议管理，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于酒店行政管理部门组织召开的各类行政会议，包括但不限于总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

三、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、民主、集中的原则；

2.会议组织者应提前做好会议准备工作，确保会议议题明确、议程合理；

3.参会人员应按时参加，积极参与讨论，遵守会议纪律；

4.会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，便于跟踪落实。

四、会议分类

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月例会等；

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开的会议；

3.专题会议：针对某一特定议题召开的会议。

五、会议组织与管理

1.会议组织者负责会议的筹备、通知、组织、主持等工作；

2.会议组织者应提前发布会议通知，明确会议时间、地点、议题、参会人员等；

3.会议组织者应确保会议资料齐全，便于参会人员提前了解会议内容；

4.会议组织者应维护会议秩序，确保会议按时开始、结束。

六、参会人员职责

1.参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假；

2.参会人员应积极参与讨论，提出建设性意见和建议；

3.参会人员应遵守会议纪律，保持会场安静，不得随意离场；

4.参会人员应按照会议要求，及时反馈会议决定事项的落实情况。

七、会议保密

1.会议内容涉及酒店商业秘密、内部管理信息等，参会人员应予以保密；

2.会议纪要应妥善保管，不得随意泄露给无关人员。

八、制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订后的制度报酒店总经理审批后实施。

九、附则

本制度的解释权归酒店行政管理部门。如有疑问，请及时咨询。

第二章会议流程

会议筹备

1.确定会议主题：根据酒店行政管理部门的工作需要，明确会议的主题和目的，确保会议具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：根据会议主题，制定会议议程，包括会议的起始时间、议题、预计时长等，合理安排会议内容。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，明确参会人员范围，包括主持人、主讲人、参会部门及人员等。

4.发布会议通知：提前发布会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员等，以便参会人员提前做好准备。

会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员按时到场。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和纪律要求。

3.会议议题讨论：按照议程安排，逐项进行议题讨论。主讲人针对议题进行详细阐述，参会人员积极发表意见和建议。

4.会议决策：针对讨论的议题，主持人组织参会人员进行表决或决策，形成会议决议。

5.会议总结：会议接近尾声时，主持人对会议进行简要总结，强调会议决议和下一步工作要求。

会议纪要

1.记录会议内容：会议纪要人负责记录会议过程中的关键信息，包括议题讨论、参会人员的意见和建议、会议决议等。

2.整理会议纪要：会议结束后，会议纪要人应及时整理会议纪要，确保内容真实、准确、完整。

3.发布会议纪要：会议纪要整理完毕后，由会议组织者审核并发布，通知参会人员查阅。

跟踪落实

1.落实责任：根据会议决议，明确责任部门和责任人，确保会议决策得到有效执行。

2.进度反馈：责任人需定期向会议组织者汇报工作进度，及时反馈存在的问题和困难。

3.跟踪检查：会议组织者应对会议决议的落实情况进行跟踪检查，确保工作顺利进行。

4.总结评估：会议决策事项完成后，组织相关人员对执行情况进行总结评估，为今后类似会议提供借鉴和改进。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要的整理与发布

1.会议纪要的整理：会议纪要人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理工作，确保记录内容详实、准确，不遗漏重要信息。

2.会议纪要的审核：会议纪要整理完成后，需提交给会议组织者或相关负责人进行审核，确保纪要内容无误，决议清晰。

3.会议纪要的发布：审核通过的会议纪要应以书面形式发布，通过邮件、内部通讯系统等方式通知所有参会人员及相关部门。

责任分配与执行

1.明确责任：会议纪要中应明确每项决议的责任部门和责任人，确保各部门和人员清楚自己的任务和职责。

2.执行计划：责任人应根据会议纪要中的决议，制定详细的执行计划，包括时间节点、所需资源、预期目标等。

3.任务分解：对于复杂的任务，责任人应将其分解为若干个具体的子任务，分配给团队成员，确保执行到位。

进度监控与反馈

1.定期汇报：责任人应按照执行计划定期向会议组织者汇报工作进展，遇到的问题和挑战，以及解决方案。

2.动态监控：会议组织者应建立监控机制，对会议决议的执行情况进行动态监控，及时发现并解决问题。

3.反馈机制：建立有效的反馈渠道，鼓励责任人主动反映工作中遇到的问题和困难，以及需要的支持和协助。

评估与改进

1.成效评估：会议决议执行完毕后，应组织评估会议，对执行成效进行评价，总结经验和教训。

2.改进措施：根据评估结果，制定相应的改进措施，完善工作流程，提高会议决议的执行效率。

3.持续优化：将评估结果和改进措施纳入会议管理制度中，作为今后类似会议的参考，不断优化会议管理流程。

跟踪落实的记录

1.记录保持：会议纪要的跟踪落实情况应形成书面记录，由会议组织者或指定专人负责保存。

2.资料归档：会议纪要及其跟踪落实的记录应按照规定的期限进行归档，以备后续查询和审计。

第四章会议室管理规定

会议室预订

1.预订流程：会议室使用前，需通过酒店行政管理部门的预订系统进行预订，填写相关信息，包括会议主题、时间、参会人数等。

2.审批权限：会议室预订需经过相关部门负责人的审批，确保会议室使用符合酒店工作安排。

3.优先级原则：在会议室资源紧张时，应根据会议的重要性和紧急程度确定优先级，合理分配会议室资源。

会议室配置与维护

1.基础设施：会议室应配备必要的基础设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

2.环境布置：会议室应保持干净整洁，室内光线充足，温度适宜，为参会人员提供舒适的环境。

3.定期检查：酒店行政管理部门应定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备正常运行。

会议室使用规范

1.使用时间：会议组织者应严格按照预订时间使用会议室，不得提前占用或延迟退场。

2.使用要求：会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，保持安静，不随意离开座位，不在室内吸烟或进食。

3.物品摆放：会议所需的资料、设备等物品应整齐摆放，使用完毕后及时清理，确保会议室恢复原状。

会议室安全与保密

1.安全管理：会议室应配置适当的安全设施，如灭火器、应急疏散指示等，并定期进行安全检查。

2.保密措施：涉及敏感内容的会议，应采取相应的保密措施，如设置保密标识、限制会议记录外传等。

3.紧急处理：会议期间如遇紧急情况，会议组织者应立即启动应急预案，确保参会人员的安全。

会议室清洁与保养

1.清洁卫生：会议结束后，应立即对会议室进行清洁，包括地面、桌面、设备等，保持会议室卫生。

2.设备保养：定期对会议室设备进行保养，延长设备使用寿命，确保会议顺利进行。

第五章附则

制度生效与修订

1.本制度自发布之日起生效，取代原有相关规定。

2.本制度的修订由酒店行政管理部门负责，根据实际工作需要适时进行调整。

适用范围与例外

1.本制度适用于酒店行政会议室的管理，特殊情况可根据实