会务管理办法

PAGE第5页共5页会务管理制度会务管理规定：召开会议是集团公司加强服务和信息畅通管理、有效地完成好各项任务的手段之一。适时召开各种会议，可以起到上情下达、沟通、交流信息、研究工作、做出决策。确保集团公司运营正常运转，提高工作与管理效率。会务管理规定如下：会议类型：总裁/董事会总裁经营活动分析会专题工作会（业务、技术、研讨会）中高管周办公例会员工大会会议安排：董事会（一小时内）会议内容：总裁代表董事会汇报工作情况；提出需研究决定集团公司营运、人事、财务等方案及战略部署决策。召开时间：每月不定期/次会议主持：集团总裁办主任与会人员：公司高管人员（特殊情况的列席人员）开会地点：董事长小会议室开会方式：汇报、研究、决策、指令会议准备：由总裁助理提交需要汇报、研究的各项内容会议记录：集团总裁办助理其他事项：必要时做出会议决定、或有关通知并下发到各部门、分公司/店第一责任人、集团总裁办备案。经营活动分析会（二小时内）会议内容：各运营、业务、人事、财务第一负责人，汇报月完成工作目标进展及绩效情况，提交下月工作计划；财务提交盈利报表分析；人资提出考核评比结果、总裁对工作重大问题提出进行讨论、决策；召开时间：每月初15日前上午9时正会议主持：营运副总裁与会人员：各部、分公司负责人开会地点：集团会议室开会方式：总结、计划、商讨、部署、决策会议准备：与会人员准备一月工作述职报告会议记录：集团总裁办营运助理其他事项：必要时做出会议纪要或有关通知，并下发到相关部门第一责任人、集团总裁办备案；专题工作会议（业务、技术、研讨会——二小时内）会议内容：研究讨论某一项重要专业技术工作或课题，并提出落实（解决）措施及动作方案。召开时间：不定期召开部门：各业务版块负责人会议主持：业务部门专业负责人与会人员：有关领导、专家，以及相关协助工作人员开会地点：集团会议室或临时定点开会方式：研讨、决议、方案会议准备：由主会部门提出需要研究的工作或课题会议记录：业务部门行政文秘其他事项：必要时做出会议纪要或有关通知，并下发到相关部门第一责任人、集团总裁办备案；中高管周办公例会（一点半小时内）会议内容：各自汇报工作中需协调的问题与下周工作计划，集团总裁办主任点评本周督办检查或某项工作（活动）完成情况并提出表扬与批评，CEO对特别问题做出明确指示，安排部署协调配合集团运营、业务的工作或具体活动（任务）；开会时间：每周五下午14:30分召开/次召开部门：集团行政部会议主持：行政经理与会人员：集团各部、分公司/店中、高管人员开会地点：集团会议室开会方式：汇报、总结、协调、部署会议准备：行政部准备周工作总结、计划及表彰材料会议记录：集团总裁办文秘其他事项：会后两天内做出会议纪要并下发到各部各分公司/店第一责任人，集团总裁办备案；员工大会（二点小时内）会议内容：通报集团运营工作进展，表彰先进部门、分公司个人、通报特别的问题，以及下步员工奋斗的短期目标、协调配合集团运营的工作、活动方向；召开时间：集团每季度/次不定期；各部、分公司/店每月/次；召开部门：集团行政部；各部、分公司/店自行；会议主持：集团行政部经理；各部、分公司/店第一责任人；与会人员：全体员工开会地点：集团员工大会临时通知；各下属员工会自行确定；开会方式：总结汇报、表彰、部署、会议准备：集团由行政部收集提交需要汇报、表彰的各项材料；各下属单位自行准备好了会议记录：总裁办助理其他事项：做出会议纪要下发到各部门、分公司部门周会（10——30分钟内）会议内容：总结上周工作安排下周任务及需解决的问题；召开时间：每周一早9:00——9:30分会议主持：各部主要管理人与会人员：集团、分公司各部员工开会地点：各单位开会方式：总结、部署、会议准备：各自工作进展会议记录：部门行政专员其他事项：重大的事件可做笔记备案；会议管理：（违反者扣绩效5分/次；罚款100元/人、次。）按时召开和参加会议，规定的参会者不得缺席，迟到、早退；（年休、轮休期间除外）特殊因工作紧急出差实不能参加，必须委派第二责任人参会；会议召开人应提前做好各项会议准备，记录人员应做好会议记录、拟出会议纪要、会议决定、通知等。集团行政部应建立专项档案，保存好各会议资料、文件，确保有椐可查。为提高公司管理的透明度、信息畅通，召开各类办公会、（除保密会以外）中、高管会后，各部、分公司必须以会议形式，及时传达集团公司会议决议精神给所属员工，并做好传达会议人员签到、会议记录；任何会议须按规定时限召开，凡超时会仪集团总裁办将给予主持人责任50元/次；相关上级连带责任100元/次的处罚；会议传达流程：董事会或重大保密会除外董事长/CEO经营活动分析会高管人员督促分管部门经理部门主管 中、高管办公会分管领导督促部门经理各部门、分公司员工集团总裁办随人随即抽查员工作为考核管理人依据；会议纪律（违反者扣绩效分5分/次；罚款：100元/人、次）任何会议与会者必须做好会议笔记。做好人事会议的保密工作，会后不能谰言、自由主义。手机一律调至静音或振动上、接听电话必须退出会场处理；任何会议的接待、安排会议室、发送通知工作均由集团行政部负责。会议奖罚：——迟到、早退、缺席。迟到：参会人在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。扣绩效分5分/次的处罚。100元的罚款取消年度评优评奖资格。早退：参会人，未经主持人同意中途或会议结束前5分钟离开会场为早退。扣绩效分10分/次；100元的罚款，取消年度评优评奖资格。缺席：必须参会人无故请假、擅自不参加会议或请假未批准的，计为缺席。扣绩效分20分/次，200元的罚款，并纳入个人年度考核总评比，取消一切评奖资格。会议事务管理：人力资源招聘普通、中高管员工面试，一律在集团会议室举办；行政部专员履行：接待、投影、茶水、记录管理；核心岗位、中高管单独约见CEO/董事长复试，一律在董事长办公室进行，董事长助理接待茶水；凡集团举办大型对外新闻发布会，一律由集团总裁办全权负责筹备、议程、接待等管理；凡集团各类活动举办，一律由举办公司全权负责筹备、方案的提交，接待等管理由集团总裁办全权负责安排，活动中协助的部门、人员全力配合执行；会议类型：序号会议名称主题/内容类别会议时限主持人参会人1CEO/董事会对集团公司营运、人事、财务等战略部署决策。月度不定期2小时董事会秘书/主任、董事长、股东、CEO、副总裁、总裁办主任、董助、2经营活动会经营、财务状况月报表的分析、解决、部署工作；月度专题会2小时集团CEO或指定代理人董事长、CEO、副总裁、各业务单元、职能部门第一责任人、列席参会人序号会议名称主题/内容类别会议时限主持人参会人3集团中高管办公会汇报总结、点评，提出问题，解决并部署各部门需协调配合的工作每周例会1.5小时行政经理集团中、高管层4专题工作会集团各部、分公司各业务、技术、研讨随时专题会2小时分管副总裁董事长、CEO、及甲、乙方人员，相关负责人、列席参会人5员工大会集团月经营状况及人事表彰公司近期目标每月/次2.5小时行政部经理集团全体员工6部门周会总结、部署每周六/次早：9:00——9:30分30分钟内各部门/分公司第一责任人全体员工会议准备：召集会议部门应提前做好会议资料（议程议题、提案、汇报材料、计划、决议决定草案、与会人提交资料、发言时间等）准备组织工作；集团行政部提供一切会务服务工作：提前做好会务准备、落实会场、布置、备好座位、会议器材、接待用茶水果等会议所需品；部门、分公司召开会议需用集团会议室，向集团行政部提出，由行政部统筹安排。会议通知：例行会议，每月无调整、定时召开，不再另行通知，主持部门定时组织参加。专题、办公、员工大会等会议通知、接待均由集团行政部负责。会议通知应提前一天以上通知到与会人、会务服务提供部门；会议通知形式一般为QQ、短信、电话、传真通知。并对会议议题、准备资料、会务安排等作特别说明会议组织：——主持人：会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。会议开始，点明会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、等进行必要的说明。根据会议进程，对会议进行适时、必要的控制，规定发言时间、中止与议题无关的发言，确保议程顺利推进及会议质量。属讨论、决策性议题会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。——与会人：准时到会，并《会议签到表》签到。会议发言应言简意赅，紧扣议题。遵循会议主持人对议程控制的要求。属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。遵守会议纪律，与会期间将手机调到振动或呼叫转移至部门，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。做好本人的会议记录。会议记录：公司办公会议均由集团总裁办专职文秘进行会议记录。专题会议由相关部门内务文员记录。以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，并整理会议纪要。会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。对会议决议事项，应在原始记录中括号注明“决议”字样。会议记录的整理、会议纪要、会议工作部署跟踪表最迟于次日下午呈报会议主持人审核签名，并下发相关部门。做好会议原始记录日常归档、保管工作，及时将主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时会议的会议纪要须报集团总裁办一份存档备查。会议原始记录备档：集团的各