内部文件管理制度

内部文件管理制度一、总则为规范企业内部文件的管理，确保文件的安全性、完整性和可访问性，提高工作效率，保护企业利益，特订立本内部文件管理制度。二、文件种类企业内部文件分为以下三类：1.紧要文件紧要文件指对企业战略决策、经营运作具有紧要意义的文件。管理者应对紧要文件进行严格的掌控和保护，确保其安全和完整。2.非紧要文件非紧要文件指与日常工作相关，但对企业发展不具有直接决策性影响的文件。非紧要文件应规范管理，避开过多占用企业资源和工作时间。3.临时文件临时文件指具有临时性质的文件，包含但不限于会议纪要、备忘录等。管理者应对临时文件进行合理布置，保证其及时整理和处理。三、文件管理流程1.文件创建全部文件的创建须经过授权，并依照事先商定的模板和格式进行编写。文件创建者需确保文件的准确性、合法性和完整性，并标明文件的版本号和创建日期。2.文件审核创建的文件应提交给相应的审核人员进行审核，审核人员应对文件的内容、格式等进行细致的检查，确保文件符合规定要求和企业标准。3.文件批准通过审核的文件需由相应的批准人员进行批准，批准人员应对文件的内容、意义等进行充分理解，并确保文件的合法性和正确性。4.文件发布批准的文件将由文件管理者进行发布，采取适当的方式将文件通知相关人员，如企业内部网站、电子邮件等。文件的发布需保证及时性和准确性，确保相关人员能够及时了解和使用文件。5.文件存档发布后的文件应及时进行存档，存档方式可采用电子档案管理系统或实物档案管理。文件存档需依照文件类型和保密级别进行分类和归档，并订立相应的归档规范。6.文件更新文件更新指已发布的文件需进行修订、更新和废止等操作。文件管理者应对文件进行定期检查，确保其内容的有效性和适用性，并在需要时及时进行更新。7.文件销毁依据相关规定，过期、无效或未审批通过的文件应及时进行销毁。文件销毁应依照文件保密级别和技术要求进行，确保文件信息不会泄露和被恶意利用。四、文件权限1.文件查阅权限文件的查阅权限应依据所属部门、岗位职责和工作需要进行设置，确保相关人员能够取得到必需的文件信息，但不得超出其工作职责和权限范围。2.文件修改权限文件的修改权限应依据所属部门、岗位职责和工作需要进行设置，相关人员应依照规定程序和权限进行文件的修订和更新，不得擅自修改和窜改文件内容。3.文件删除权限文件的删除权限应授予特定的管理人员，并由其依照规定程序进行文件的删除操作。删除的文件应进行相应的记录和备份，以便后续审计和备案。五、文件保密1.保密责任涉密文件的管理和使用应严格遵守国家、行业和企业的相关法律法规和保密规定，相关人员需签署保密责任书，承当相应的保密责任。2.保密级别文件的保密级别应依据其内容和影响程度划分，包含绝密、机密、秘密和内部等级别。保密级别应明确标示在文件上，并严格掌控该级别人员的查阅和使用权限。3.保密措施对于涉密文件的传输、存储和处理，应采取相应的保密措施，如加密传输、密封封存、密码保护等，确保文件不会被非授权人员取得和利用。4.保密教育企业应定期组织保密教育和培训，加强员工的保密意识和保密技能，确保员工能够正确处理和使用涉密文件，防止信息泄露和安全事件发生。六、文件备份和恢复1.文件备份为防止意外事故导致文件丢失或损坏，企业应定期对紧要文件进行备份和存储，备份的文件应保管在安全可靠的地方，并建立相应的备份记录和管理机制。2.文件恢复在文件丢失或损坏时，企业应及时进行文件的恢复工作，采取相应的恢复措施和技术手段，确保文件能够快速恢复到正常状态。七、违规处理1.违规行为以下行为属于违反内部文件管理制度的行为：未经授权擅自访问、使用或修改文件；有意窜改、删除或销毁文件；有意泄露、传播或外泄文件信息；未经批准发布、传输或复制文件；未按规定程序和权限进行文件更新或废止。2.处理措施对于违反内部文件管理制度的行为，将依据情节轻重予以相应的处理措施，包含但不限于口