市直部门会议管理制度

市直部门会议管理制度市直部门会议管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范市直部门会议的组织、召开和管理工作，确保会议的效率和质量，提高决策的科学性和民主性。

第二条本制度适用于市直部门各类会议，包括但不限于工作例会、专题会、协调会等。

第三条会议应遵循以下原则：

（一）务实高效原则。会议应注重解决实际问题，提高工作效率，减少形式主义，确保会议内容充实、有针对性。

（二）民主集中制原则。会议充分发扬民主，广泛听取意见，保证与会人员充分发表观点，同时实行集中统一决策。

（三）事先准备原则。会议召开前，应做好充分的准备工作，包括会议议题征集、资料准备、通知参会人员等。

（四）保密原则。会议涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照保密规定执行。

第四条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等，临时会议根据工作需要随时召开。

第五条会议的组织和管理工作由市直部门办公室负责，会议纪要的起草、分发和归档等工作由市直部门办公室指定专人负责。

第六条与会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，不得无故缺席、迟到、早退。确因特殊情况不能参加会议的，应提前向会议组织者请假。

第七条会议组织者应加强对会议纪要的跟踪落实，确保会议决策得到有效执行。

第八条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由市直部门办公室负责解释。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主要议题和目标，确保会议的必要性和紧迫性。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等，必要时，可制定会议预案。

3.会议通知：提前向与会人员发出会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程及参会要求等。

4.会议资料准备：收集、整理与会议议题相关的资料，编制会议参考资料，并于会前分发给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，会议组织者做好签到记录。

2.会议主持人：由会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议发言：根据会议议程，依次进行议题讨论。发言人应简明扼要地陈述观点，其他与会人员可对议题进行补充、提问或讨论。

4.会议决策：在充分讨论的基础上，主持人可组织与会人员进行表决或决策，形成会议决议。

三、会议记录

1.会议纪要：指定专人负责记录会议内容，包括会议主题、议程、发言人观点、讨论情况、决策结果等。

2.会议纪要整理：会议结束后，整理会议纪要，确保内容完整、准确。

3.会议纪要审批：会议纪要应提交给会议主持人审批，确保纪要内容真实、准确、完整。

四、会议结束

1.会议总结：会议主持人对本次会议的成果和不足进行总结，对下一步工作进行部署。

2.会议散会：会议主持人宣布散会，与会人员整理会场，归还借用物品。

五、会议后续

1.会议纪要分发：将审批通过的会议纪要分发给与会人员，以便落实会议决策。

2.跟踪落实：会议组织者应加强对会议决策的跟踪落实，确保各项工作按时完成。

3.反馈与评估：对会议决策的执行情况进行定期反馈和评估，对存在的问题及时调整和改进。

本章内容旨在规范会议流程，提高会议效率，确保会议决策的有效实施。与会人员应严格遵守本章规定，共同维护会议秩序。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.审批通过的会议纪要应在会议结束后及时发布，确保与会人员和相关工作人员能够迅速了解会议决策内容。

2.会议纪要的发布形式可根据实际情况选择纸质文件、电子文档或在线平台等多种方式。

3.会议组织者应确保会议纪要传达至所有相关人员，包括未参会的人员，以保证信息的一致性和透明度。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和完成时限。

2.会议组织者应根据会议纪要内容，制定任务分解表，将任务具体分配给相关人员或部门。

3.责任人应按照任务分解表的要求，制定工作计划，确保按时完成工作任务。

三、跟踪督促与进度更新

1.会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行跟踪督促，了解工作进度，及时解决执行过程中出现的问题。

2.责任人应定期更新工作任务进度，向会议组织者汇报工作情况。

3.对于未能按期完成的任务，应分析原因，制定补救措施，并及时调整计划。

四、反馈机制与评估改进

1.建立会议决策执行情况的反馈机制，鼓励与会人员和相关工作人员提出意见和建议。

2.定期对会议决策的执行效果进行评估，包括任务完成情况、目标达成情况等。

3.根据评估结果，对执行过程中存在的问题进行总结，制定改进措施，以提高会议决策的实施效果。

五、档案管理与查询

1.会议纪要应作为重要档案进行管理，按照规定进行归档保存。

2.建立会议纪要查询制度，确保相关人员能够方便快捷地查询到所需会议纪要。

3.对于涉密会议纪要，应严格按照保密规定进行管理，确保信息安全。

本章内容旨在确保会议纪要的有效跟踪落实，通过明确责任、加强督促和反馈，提高会议决策的执行力和工作效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，市直部门办公室负责统一管理和协调会议室的使用。

2.需要使用会议室的部门或个人，应提前向市直部门办公室提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

3.市直部门办公室根据会议室使用情况，合理安排会议室的使用，避免冲突。

二、会议室布置与设备管理

1.会议室布置应简洁大方，符合会议主题，确保舒适性和实用性。

2.会议室设备包括音响、投影仪、计算机等，应定期检查和维护，确保设备正常运行。

3.会议召开前，相关人员应提前检查会议室设备，确保设备完好，满足会议需求。

三、会议室使用规范

1.与会人员应爱护会议室设施，保持室内整洁，严禁在会议室吸烟、进食。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或将其调至静音状态，避免影响会议进行。

3.会议室使用完毕后，应及时清理现场，归还借用物品，关闭电源和门窗。

四、会议室安全与保密

1.会议室应配备适当的安全设施，如消防器材、安全通道等，确保与会人员的安全。

2.会议室应遵循保密原则，对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的会议，应采取必要的保密措施，如使用加密通信设备、限制会议记录外传等。

3.会议结束后，相关人员应妥善保管会议资料，防止信息泄露。

五、会议室维护与更新

1.定期对会议室进行维护保养，包括设施设备、环境卫生等方面。

2.根据实际需要，适时更新会议室设备，提高会议室的使用效能。

3.建立会议室管理档案，记录会议室使用和维护情况，为会议室管理提供参考。

本章内容旨在规范会议室的管理和使用，为市直部门提供良好的会议环境，确保会议的顺利进行。与会人员应严格遵守本章规定，共同维护会议室的秩序和设施。

第五章附则

本制度的解