医院会议管理制度及规范

医院会议管理制度及规范第一章总则

为确保医院会议的高效有序进行，提高会议质量，明确会议目的，规范会议流程，制定本管理制度及规范。以下是医院会议管理制度及规范的总则内容：

一、目的与原则

1.会议旨在加强医院各部门之间的沟通与协作，提高工作效率，促进医院各项工作的顺利进行。

2.会议应遵循公开、公正、公平的原则，充分发扬民主，广泛听取意见和建议。

二、适用范围

本制度及规范适用于医院内各类会议，包括但不限于院务会、科室例会、专题协调会等。

三、组织与管理

1.医院设立会议管理机构，负责会议的统筹、组织、协调和监督工作。

2.各部门应指定专人负责本部门会议的组织和管理工作。

四、会议类别及召开要求

1.院务会：定期召开，由院长主持，院领导班子成员、各科室负责人参加，研究医院重大事项。

2.科室例会：定期召开，由科室负责人主持，科室全体人员参加，总结科室工作，布置下一阶段任务。

3.专题协调会：根据工作需要不定期召开，由相关部门负责人主持，涉及相关部门人员参加，解决具体问题。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加，不得迟到、早退、缺席。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，不得随意接打电话、交头接耳、吸烟等。

3.与会人员应遵守会议议程，积极参与讨论，发言要简明扼要，尊重他人意见。

六、保密工作

1.会议涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的内容，与会人员应严格保密。

2.会议纪要、决议等文件应妥善保管，防止泄露。

七、监督与考核

1.医院会议管理机构应加强对会议的监督与考核，确保会议质量。

2.对违反会议纪律、不履行职责的部门和人员，予以通报批评，情节严重的，追究相关责任。

第二章会议流程

为确保医院会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的职责和任务，制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据医院工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议的针对性和实用性。

2.制定会议议程：根据会议主题，拟定会议议程，明确会议讨论的重点和顺序。

3.发送会议通知：提前向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容，并要求各部门及时反馈参会人员名单。

4.准备会议材料：整理与会议主题相关的资料、报告、数据等，提前分发给与会人员，以便于会前了解和讨论。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员应在签到表上签字，确认参会。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍与会人员，明确会议主题和议程。

3.各部门汇报工作：按照议程安排，各部门负责人汇报本部门工作进展、存在问题及下一步工作计划。

4.讨论与决策：针对会议主题和各部门汇报内容，与会人员进行充分讨论，形成决策。

三、会议决策

1.主持人梳理会议讨论成果，明确决策事项。

2.对决策事项进行表决，形成会议决议。

3.对未达成一致意见的事项，可进行二次讨论或提交上级部门决策。

四、会议总结

1.会议主持人对会议进行总结，强调会议决策的执行和落实。

2.对会议期间提出的意见和建议进行整理，形成会议纪要。

3.会议结束后，主持人宣布散会。

五、会议记录与传达

1.指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

2.将会议纪要和决议及时传达给相关部门和人员，确保决策的贯彻落实。

六、会议反馈与评估

1.会后，各部门应对会议决策的执行情况进行反馈。

2.定期对会议效果进行评估，查找存在的问题，不断优化会议流程，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，加强会议纪要的管理，提高医院工作效率，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定：

一、会议纪要的制作与分发

1.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、与会人员、讨论议题、决策事项等内容。

2.会议纪要由专人负责整理，经会议主持人审核后，于会议结束后24小时内完成。

3.将会议纪要发送给与会人员，并抄送相关部门，确保相关人员了解会议内容。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各部门应按照会议纪要的要求，及时开展相关工作，确保决策的落实。

2.会议纪要中涉及的行动计划，应明确责任部门、责任人、完成时限等。

3.责任部门定期汇报会议决策执行情况，会议管理机构负责跟踪、督促和检查。

三、问题反馈与协调

1.在会议纪要执行过程中，如遇到问题或困难，相关部门应及时反馈，以便及时调整和解决。

2.会议管理机构负责协调各部门之间的关系，确保会议决策顺利实施。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应定期归档，便于查阅和追溯。

2.建立会议纪要管理系统，对会议纪要进行分类、编号，确保资料完整、有序。

五、会议纪要的评估与总结

1.定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题，为改进会议管理提供依据。

2.对会议决策执行过程中的优秀经验和做法进行总结，促进医院管理水平的提升。

六、责任追究

1.对会议纪要执行不力、未按时完成任务的部门和个人，依据医院相关规定进行责任追究。

2.会议管理机构应加强对会议纪要执行情况的监督，确保决策的贯彻实施。

第四章会议室管理规定

为确保医院会议室的高效使用，提供良好的会议环境，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门需提前向会议管理机构提交会议室申请，明确会议时间、人数、设备需求等信息。

2.会议管理机构根据申请情况，合理安排会议室，并在会议前通知申请部门。

二、会议室使用

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得提前占用或延迟退场。

2.会议期间，各部门应爱护会议室设施，遵守会议室使用规定。

3.会议室使用过程中，如需调整设备或出现故障，应及时联系会议管理机构解决。

三、会议室设施与设备管理

1.会议室应配备必要的设施和设备，如投影仪、音响、白板等。

2.定期对会议室设施进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。

3.未经许可，不得擅自携带外来设备进入会议室，防止安全隐患。

四、会议室环境与卫生

1.会议室应保持整洁、卫生，禁止在会议室内吸烟、进食。

2.会议结束后，各部门应负责清理会议室，将座椅归位，关闭电源和门窗。

3.会议管理机构定期对会议室进行清洁和消毒，确保会议环境良好。

五、会议室安全

1.会议室应配置适当数量的消防设施，并定期检查，确保安全有效。

2.会议期间，与会人员应遵守安全规定，不得在会议室内使用明火，注意用电安全。

3.会议管理机构应制定应急预案，应对突发情况，确保人员安全。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门和个人，依据医院相关规定进行批评教育，情节严重的，追究相应责任。

2.会议管理机构加强对会议室使用情况的监督与检查，确保管理规定得到有效执行。

第五章附则

为确保医院会议管理制度及规范的贯彻落实，特制定以下附则：

一、本管理制度及规范自发布之日起实施，原有相关规