总包会议室管理制度

总包会议室管理制度总包会议室管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范总包会议室的管理和使用，确保会议的效率与效果，促进公司内部沟通与合作。

第二条本制度适用于总包公司内部所有会议室的管理和使用，包括但不限于部门例会、项目协调会、专题讨论会等。

第三条会议室管理应遵循高效、节约、环保的原则，提倡绿色会议，降低会议成本。

第四条各部门应严格遵守会议管理制度，共同维护良好的会议环境，提高会议质量。

第五条会议室使用应提前预约，遵循“先预约、先使用”的原则。各部门负责人对本部门的会议安排和会议室使用负总责。

第六条会议室管理人员负责会议室的日常维护、设备管理、会务服务等工作，确保会议室的正常使用。

第七条本制度中所涉及的会议流程、会议纪要跟踪落实、会议室管理规定等内容，由各部门按照职责分工严格执行。

第八条公司鼓励利用信息技术手段，开展远程会议、视频会议等，减少不必要的现场会议，提高工作效率。

第九条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各部门应密切关注修订情况，确保及时了解并遵守最新规定。

第十条违反本制度规定，造成不良影响的，将按照公司相关制度给予相应处罚。对积极遵守本制度、表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议发起人应根据会议目的、议题和参会人员，提前填写会议申请表，明确会议时间、地点、议程等内容，并向会议室管理部门提交申请。

2.会议管理部门收到申请后，负责审核会议申请表，确认会议室可用性，并在会议申请表上签署意见，反馈给会议发起人。

3.会议发起人应在会议开始前至少1个工作日，将会议通知及会议资料发送给参会人员，确保参会人员提前了解会议内容。

二、会议召开

1.会议主持人应提前到达会议室，检查会议设备、资料等是否齐全，确保会议正常进行。

2.会议开始时，会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目标和要求。

3.会议期间，参会人员应积极参与讨论，遵守会议纪律，保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会议室，应向会议主持人请假。

三、会议记录

1.会议记录人员应认真记录会议讨论内容、决策结果及分工事项，确保会议纪要的准确性和完整性。

2.会议记录人员应在会议结束后1个工作日内，将会议纪要整理成文，并发送给会议主持人及参会人员。

四、会议决策与执行

1.会议决策事项应明确责任人和完成时限，确保决策的有效执行。

2.会议结束后，会议主持人或责任人应按照会议纪要的分工，及时跟踪落实会议决策，确保工作顺利进行。

五、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议主持人应对本次会议的效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程。

2.会议管理部门应定期对会议室使用情况进行总结，分析存在的问题，提出改进措施，并向公司领导报告。

六、会议资料的归档与保管

1.会议纪要、会议通知等会议资料应按照公司档案管理规定进行归档，以备查阅。

2.会议管理部门负责保管会议室使用记录、会议设备清单等相关资料，确保资料的安全与完整。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审核与发布

1.会议纪要由会议记录人员整理完成后，需提交给会议主持人进行审核。会议主持人负责确认纪要内容是否准确、完整，并对关键信息进行补充或修改。

2.审核通过的会议纪要应尽快发布，并向所有参会人员及相关人员发送，确保相关人员对会议决策和行动项有清晰的认识。

二、会议行动项的分配与跟踪

1.会议纪要中明确的行动项应分配给具体的责任人和协助人，并明确完成的标准、时限和预期的成果。

2.责任人应定期更新行动项的进展情况，会议记录人员或指定专人负责跟踪督促，确保各项行动按时完成。

3.对于未能按时完成的行动项，责任人应及时向会议主持人报告原因和解决方案，必要时召开临时会议讨论解决。

三、会议纪要的执行反馈

1.责任人在完成行动项后，应将执行结果反馈给会议记录人员，并由其更新至会议纪要中。

2.会议主持人应定期检查会议纪要中行动项的执行情况，并对完成情况进行评估，确保会议决策得到有效执行。

四、会议纪要的回顾与闭环

1.在下一次会议召开前，应对上一次会议的纪要进行回顾，确认所有行动项是否已经完成或进展到预期阶段。

2.对于未闭环的行动项，应分析原因，重新分配责任，制定新的完成时间表，并确保在后续会议中进行跟进。

3.会议纪要的回顾和闭环过程应形成记录，作为会议管理持续改进的依据。

五、会议纪要的存档与利用

1.会议纪要经确认无误后，应按照公司的档案管理规定进行存档，便于日后查询和审计。

2.会议纪要中的经验和教训应被总结并分享，为公司未来的决策和项目管理提供参考。

第四章会议室管理规定

一、会议室预约与使用

1.会议室使用前，各部门需通过公司指定的预约系统进行预约，并注明会议主题、参会人数、使用时间等信息。

2.会议室预约遵循先到先得的原则，对于重要或紧急会议，会议管理部门有权进行调配。

3.会议结束后，使用部门应及时清理会议室，确保会议室的整洁和设备完好，以便其他部门使用。

二、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责定期检查和维护会议设备，确保设备正常运行。

2.使用部门在会议前应检查所需设备的可用性，如发现问题，应及时向会议室管理部门报告。

3.会议期间，参会人员应爱护设备，遵守设备使用规范，避免造成损坏。

三、会议室环境与安全

1.会议室应保持安静、整洁，严禁在会议室内吸烟、进食或进行其他与会议无关的活动。

2.会议室管理部门负责制定并落实会议室消防安全、紧急疏散等预案，确保会议安全。

3.会议室内应配备必要的消防设施和急救用品，并定期检查，确保其有效性。

四、会议室服务与支持

1.会议室管理部门应为参会人员提供必要的服务，如会务支持、茶水服务等。

2.对于大型或重要会议，会议管理部门应安排专人负责协调、接待和保障工作。

3.会议管理部门应收集并关注参会人员的意见和建议，不断改进会议室服务质量和水平。

五、会议室使用情况的监督与评估

1.会议室管理部门应定期对会议室使用情况进行监督与评估，分析存在的问题，并提出改进措施。

2.对于违反会议室管理规定的部门或个人，会议管理部门有权进行提醒、警告或按照公司规定给予处罚。

3.公司鼓励各部门积极反馈会议室管理中的问题和建议，共同提高会议室使用效率和管理水平。

第五章附则

1.本制度的解释权归总包公司所有。

2.本制度自发布之日起生效，原有相关规