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文档简介

会议室管理及会议服务工作流程会议室管理级会议服务流程一、目的规范公司会议服务操作，确保树立公司良好形象。二、适用范围适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。三、职责1)办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。2)办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求，并负责会场布置，安排会议服务人员。3)工程负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。4)服务员负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应，协助办公室布置会场和会议室保洁工作。5)工程负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。四、工作程序1、会议室管理使用会议室业务受理A文员接到办公室的会议通知后，根据会议通知的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议安排意见等)填写《会议受理服务单》。B根据《会议申报单》内容，服务员人员应立即电话联系会议申报部门及顾客，详细了解会议使用情况及其他要求。C文员以办公室会议通知和电话联系的会议使用情况为准，填写《会议受理服务单》，详细写明会议使用部门、联系人、电话、会议事由、注意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后，立即将《会议受理服务单》送主管。D服务员针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等准备工作。E服务员针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等准备工作。2、会场布置及安排A接用户会议室会场布置要求后，主管应立即安排服务员按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的准备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。B文员负责在会议召开前将会场布置完毕，并通知使用会议室的顾客查看会场，按用户要求对会场作出调整以便满足用户要求。3、会议室服务工作1、会议服务大会议室应提前开门，会议开始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门，会议开始前10分钟再次确认。2、服务员人员必须提前30分钟到达大会议室，开启音响、空调、并保证其正常运行。3、会议服务人员必须着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中，必须每15分钟倒1次茶水，大会议室召开会议，会务人员不能擅自离开，对会议室出现的紧急情况能做好相应处理，并及时向办公室负责人汇报。4、会议使用完毕后，会议服务人员应及时对会议室进行清理，并向办公室汇报会议室使用情况。5、服务员负责随时做

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