快速学会WPS表格

学会要点快速学会WPS表格教你如何快速学会WPS表格使用编著人：大道至简目录1.WPS表格概念2.常用函数公式3.数据透视表4.插入图表5.多图表联动WPS表格基本概念WENBENPARTONE1.1工作簿与工作表工作簿易积冰指在wps表格环境中用来储存并处理工作数据的文件。在wps表格中，一个工作簿文件就像一本书。每个工作簿又包含多个工作表，这些工作表可以储存不同类型的数据一个工作簿文件默认状态下打开3个工作表，分别以sheet1,sheet2,sheet3工作表名称显示上点击可在工作表切换。工作表名称上右键弹出可插入、删除、移动或复制工作表，也可对工作表名称重新命名1.1工作簿与工作表工作表易积冰工作表是电子表格，由65536行和256列，行的编号由1～65536表示，列的编号由”A”、“Z”、“AA”～“IV”等来表示单元格每张工作表由多个长方型的存储信息内容区构成，称为单元格，输入的存储信息内容都保存在这些单元格内。正在操作的单元格称为“活动单元格”，活动单元格会有外框，且显示正在操作的单元格称为“活动单元格”，活动单元格会有外框，且显示所在位置坐标，如B3，列前行后1.2WPS表格基本操作工作簿易积冰1.3工作表中输入信息内容工作簿易积冰一个工作表中的数据样式通常是列中数据具有共性，每行的数据拥有共性的各列信息，一行数据就是一组多类别信息（列数据）的一条记录。鉴于这种数据样式，所以每列数据要定义一个列名称，这样就形成这个工作表的标题。1.3工作表中输入信息内容工作簿易积冰直接输入

双击单元格，单元格中会有光标闪烁，就可直接输入，输入结束后按Enter就跳到下一单元格。

选中单元格，在信息内容输入区中输入，输入结束后确认选择其左侧的”√“、输入结束后取消选择其左侧的”×”。

1.3工作表中输入信息内容工作簿易积冰填充输入

单元格的右下角有一个小方块就是填充柄，把鼠标移动至填充柄位置，光标会变成十字状态，再拖拉就能向下或向右填充。

1.3工作表中输入信息内容工作簿易积冰填充输入

通过单元格填充复制数据：选定需要复制单元格区域，按住Ctrl键，拖动单元格填充柄，先松开左键，再松Ctrl键。

序列填充：序列填充对话框在工作表的工作环境下的开始－填充工作图标三角下拉中选择序列，就打开这个序列填充规则设置对话框。1.3工作表中输入信息内容工作簿易积冰下拉选择输入

设置下拉选择项，在数据有效性对话框。在这个对话框中的设置选项中的允许选择<序列>，来源输入区月份，各月份之间用英文输入状态下的逗号隔开，示例如下。常用函数公式WENBENPARTTWO2.1SUM标题文本标题文本语法sum(数值1,...),求参数的和，就是指求所有参数

的和.

例如：在G5单元格中输入=sum(G2:G4),就是把

G2、G3、G4的数求和后填充显示在G5中。2.2SUMif标题文本标题文本语法sumif(range,criteria,sum_range)，条件求和，

根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。第一个参数：range为条件区域，用于条件判断的单元格区域。第二个参数：criteria为求和条件，由数字、逻辑表达式等组成判断条件。第三个参数：sum_range为实际求和区域，需要求和的单元格、区域或引用。

当省略第三个参数时，则条件区域就是实际求和区域2.3if标题文本标题文本语法if(条件表达式,条件值为真时返回的值,条件值为假时返回的值)2.3if标题文本标题文本应用示例

为了有效显示销售金额，希望在输入销售金额后，该金额数据自动依部门归纳，从而更加醒目显示出来J8:L8单元格输入各销售部门

1)J9单元格中输入公式”=IF($B2=J$8,$G2,"")”

2)选定单元格区域J9:L9,按F2，使处于编辑状态

3）按Ctrl+Enter组合键，使选定单元格区域

自动填充好公式

4再选定区域J9:L9,在选定区域右下角的填充柄

向下拉，之后选定区域下方会自动填充好公式2.4text标题文本标题文本语法text(value,format_text)把数值转换成文本2.5left,right,mid标题文本标题文本left语法

LEFT(text,num_chars)从左截取字符，text表示要截取字符的字符串，num_chars给定的截取数目right语法right(text,num_chars)从右截取字符，text表示要截取字符的字符串，num_chars给定的截取数目mid语法mid(字符串，开始位置，字符数)截取中间字符2.6weekday,weeknum标题文本标题文本weekday语法weekday(date,type),其中date为日期，type为返回值，表示从1到7还是0到6，以及从星期几开始计算2.6weekday,weeknum标题文本标题文本weeknum语法weeknum(date,type),其中date为日期，type为类型值，1表示从周六到周日，2表示周一至周日2.7mod标题文本标题文本语法mod(数值,除数)，功能是把返回两数相除的余数，结果的正负号与除数相同。

注：不过它跟数学意义上的余数有所不同，数学意义上的余数是一个非负数，而这个函数

求出来的余数可以是负数，并且符号与除数的符号相同：应用示例

数值取余数mod提取时间

身份证第17位判断性别2.7mod标题文本标题文本

mod判断周末应用示例mod计算工作时长（包含跨天）2.8and,or标题文本标题文本and函数语法

=AND(条件1，条件2……)，只有当我们参数中的每个条件都成立的时候，AND函数才会返回逻辑值TRUE；但是如果有任意一个条件，不管是哪个条件不满足，都会返回FALSE。应用示例2.8and,or标题文本标题文本or函数语法

=or(条件1，条件2……)，当我们参数中的任意一个条件成立的时候，OR函数才会返回逻辑值TRUE；如果全部条件都不满足，就返回FALSE。应用示例2.9ifs标题文本标题文本ifs函数语法

==IFS(条件1,值1,条件2,值2……条件N,值N)使用方法应用示例2.10sumifs标题文本标题文本sumifs函数语法

=SUMIFS(求和区域,条件区域1,条件1,条件区域2,条件2,条件区域N,条件N)应用示例2.11countif,countifs标题文本标题文本countif函数语法

=countif(条件区域,指定条件)，功能是统计条件区域符合指定条件的单元格数量应用示例2.11countif,countifs标题文本countifs函数语法

=countifs(范围1,条件1,范围2,条件2......范围N,条件N)，功能是统计满足所有条件的次数应用示例2.12count,counta,countblank标题文本count函数语法

＝

count(value1,value2,...)，函数COUNT在计数时，将把数值型的数字计算进去；但是错误值、空值、逻辑值、文字则被忽略。

value1是必需参数。要计算其中数字个数的第1项、单元格引用或区域

value2是可选参数。要计算其中数字的个数的其他项、单元格引用或区域，最多可包含255……

counta函数语法

＝

counta(value1,value2,...)，参数value代表要进行计数的值和单元格，值可以是任意类型的信息。单元格只要不是空格都要进行计数，不管单元格内容是什么.countblank函数语法

＝

counta(value1,value2,...)，参数value代表要进行计数的值和单元格，值可以是任意类型的信息。单元格只要不是空格都要进行计数，不管单元格内容是什么.2.12count,counta,countblank标题文本应用示例2.13vlookup,hlookup,lookup标题文本标题文本语法=Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)=Hlookup(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)=lookup(lookup_value,lookup_vector,result_vector)或=lookup(lookup_value,array)中文解释：=Vlookup(查找值,数据表,列序数,匹配条件)=Hlookup(查找值,数据表,行序数,匹配条件)=Lookup（查找值，查找列，结果列）等

vlookup函数是竖向查找函数,Hlookup函数是横向查找函数

V是Vertical的的第一个字母，垂直方向，Vlookup表示垂直方向查找H是Horizontal的第一个字母，水平方向，Hlookup表示水平方向查找2.13vlookup,hlookup,lookup标题文本标题文本vlookup应用示例-顺序纵向查找①顺序纵向查找：函数=VLOOKUP（查找值，查找区域，列数，匹配类型）查找区域：以查找值所在列为第一列选中结果值所在区域（需按F4锁定）列数：以查找值所在列为第一列顺序递增匹配类型：0或FALSE为精确查找，1或TRUE为模糊查找2.13vlookup,hlookup,lookup标题文本标题文本vlookup应用示例-逆序纵向查找②逆序纵向查找：函数=VLOOKUP（查找值，查找区域，列数，匹配类型）查找区域：函数IF({1,0},查找值所在列,结果值所在列)列数：固定搭配2匹配类型：0或FALSE为精确查找，1或TRUE为模糊查找2.13vlookup,hlookup,lookup标题文本标题文本vlookup应用示例-区间查找③区间查找：函数=VLOOKUP（查找值，查找区域，列数，TRUE或1）2.13vlookup,hlookup,lookup标题文本标题文本hlookup应用示例-横向查找函数=HLOOKUP（查找值，查找区域，行数，匹配类型）查找区域：必须包含查询值所在列和结果值所在行（需按F4锁定）列数：结果列所在行数匹配类型：0或FALSE为精确查找，1或TRUE为模糊查找）2.13vlookup,hlookup,lookup标题文本标题文本lookup应用示例①常规查找：函数=LOOKUP（查找值，查找区域，结果区域）

注意：查找值所在列必须是以升序排列，否则结果会出错2.13vlookup,hlookup,lookup标题文本标题文本lookup应用示例②精确查找：函数=LOOKUP(1,0/(查找区域=查找值),结果区域)2.13vlookup,hlookup,lookup标题文本标题文本lookup应用示例②多条件查找：函数=LOOKUP(1,0/(查找区域1=查找值1)*...*(查找区域N=查找值N),结果区域)2.14iferror语法

＝iferror(值，错误值），用于捕获和处理公式中的错误。可以使用IFERROR函数捕获和处理公式中的错误。

如果公式的计算结果为错误值，则IFERROR返回您指定的值；否则，它将返回公式的结果。它能非常快速地帮我们处理数据中出现的错误情况。

参数－值：必须，通常为计算公式

参数-错误值:必须，公式计算错误时返回的值。计算错误类型：#N/A、#VALUE!、#REF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME？

或#NULL!应用示例2.15matchmatch语法

作用：返回指定数值在指定数组区域中的位置。

=MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])。

中文解说

=MATCH(要查找的值，指定查找的区域或数组，查找的匹配方式)。

注意：这里匹配方式可选的参数为-1，0，1。默认为1。如果为1或省略，表示MATCH函数会查找小于或等于查找值的最大值。如果为0，表示MATCH函数会查找等于查找值的第一个值。如果为-1，表示MATCH函数会查找大于或等于查找值的最小值。应用示例下图中，我们要根据H2单元格的姓名和I2单元格的季度查找到对应的销量，用VLOOKUP+MATCH函数组合，J2单元格公式我们可以这样写：=VLOOKUP(H2,$B$1:$F$7,MATCH(I2,$B$1:$F$1,0),0)。2.16index语法

＝index(数组,行序数,[列序数],[区域序数]），返回表或区域中的值或值的引用应用示例1)单行/列中提取指定位置的值一个单行/列的区域，只要给定行/列数，就可以提取相应位置的值。即：=INDEX（区域，行/列数）2)从一个多行多列区域提取指定值给定行和列数，就可以从给定的多行多列区域中提取数据了。即：=INDEX(区域,行数,列数)2.16index应用示例index第一个参数可以是多个区域，具体要引用哪个区域，由最后一个参数决定，1引用第一个，2引用第二个.....3)多个区域中提取数据（多区域用法）4)反向查找（match函数联合使用）根据产品名称查找编号

先利用Match函数根据产品名称在C列查找位置=MATCH(B13,C5:C10,0)再用Index函数根据查找到的位置从B列取值。完整的公式即为：=INDEX(B5:B10,MATCH(B13,C5:C10,0))2.17min,max,aveagemin语法

＝min(number1,[number2],...).number1,number2,...number1是必选的，后续数字是可选的。要从中查找最小值的1到255个数字。.

或min(区域)或min(区域,数值）max语法

＝max(number1,[number2],...).number1,number2,...number1是必选的，后续数字是可选的。要从中查找最小值的1到255个数字。.

或max(区域)或max(区域,数值）aveage语法

＝aveage(number1,[number2],...).number1,number2,...number1是必选的，后续数字是可选的。要从中查找最小值的1到255个数字。.

或aveage(区域)或max(区域,数值）2.18row,column语法

Row([reference])，Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。如果Reference省略，则返回Row函数

所在单元格对应的行数。例如，在B2单元格中输入公式：=ROW()，函数会返回B2单元格对应的行数2。在当前单元格中输入row()会返回当前行号，通常可用row()-数字x来快速标序应用示例A3单元格，输入=IF(B3="","",ROW()-2)，按enter键结束2.18row,column语法

column([reference])，Reference为需要得到其列号的单元格或单元格区域。如果Reference省略，则返回Colunm数

所在单元格对应的列数。应用示例=mod(column(),2)=1表示列求余，余为1是奇数列，填充为蓝色

=mod(column(),2)=0表示列求余，余为0是偶数列，填充为红色2.19indirect语法

＝indirect(单元格引用,[引用样式]）,返回由文本字符串指定的引用.应用示例2.19indirect应用示例三级下拉菜单使用，例如省、市、区2.20sumproduct语法

＝sumproduct(数组1,...）,在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和应用示例1)单条件求和M3单元格中输入公式：

=SUMPRODUCT(($B$2:$B$10=L3)*($G$2:$G$10))

($B$2:$B$10=L32)用于判断是否为“销售二部”，返回一组True和False值。“*”（即乘号）则将True和False转为1和0。

公式也可换成=SUMPRODUCT(--($B$2:$B$10=L3),($G$2:$G$10))2.20sumproduct应用示例2)单条件计数计算销售一部人数

在N2单元格中输入公式：

=SUMPRODUCT(--($B$2:$B$10=L2))

$B$2:$B$10=L2返回一组True和False值，“--”（即负负）将True和False转为“1”和“0”。SUMPRODUCT函数则对该组0、1值求和2.20sumproduct应用示例3)二维表查询左图中查询“孙小婷”在“9月”销售金额2.20sumproduct应用示例4)二维表查询2.21day,today,month,year语法

＝DAY函数（返回日期中的天数）应用示例公式解析{=SUM(IF(DAY(F15:F25)<10,H15:H25))}①将F15:F25单元格区域中所有的日期的日数都提取出来,返回的是一个数组。②依次判断①步数组中各个值是否小于10，如果是则返回结果TRUE，不是则返回FALSE。返回的是一个数组。③把步骤②中返回TRUE值的对应在H15:H25单元格区域中的值取出，并进行求和运算。2.21day,today,month,year语法

＝toDAY(),返回当前日期应用示例2.22int语法

=INT(number）其中number是需要进行向下舍入取整的实数。应用示例实践：

A2=2.6,B2=-2.6，对这2个单元格用int取整，其值为多少？2.23len,lenb语法

len(text),返回文本字符串的字符数。

lenb(text),返回文本字符串的字节数应用示例？：出库日期为何字符长度都为52.24round,roundup,rounddown语法

=round(数值，四舍五入参数）

=roundup(数值，向上舍入参数）

=roundup(数值，向下舍入参数）

有两个参数，第1参数是一个常量数值，第2参数是舍入位数，所谓舍入位数，就是指当存在小数点时，将向左或向右舍入指定小数点位数，而得到一个指定舍入后的结果。应用示例2.25date,datedif,datevalue语法

=date(年，月，日），返回“年/月/日”结果；

=datedif(开始日期，终止日期，比较单位)，返回2个日期的比较结果，比较单位可以是年、月或日；

=datevalue(日期字符串)，文本形式日期会换换为日期对应序列号；

应用示例03数据透视表WENBENPARTThree3.1数据透视表的定义与用途工作簿易积冰

数据透视表（PivotTable）是一种对大量数据快速汇总分析的交互式动态表格，它能够帮助用户统计分析数据。

之所以称为数据透视表，是因为可以动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。定义用途1、提高Excel报告的生成效率。Excel数据透视表能够快速汇总、分析、浏览和显示数据，对原始数据进行多维度展现。

数据透视表能够将筛选、排序和分类汇总等操作依次完成，并生成汇总表格，是Excel强大数据处理能力的具体体现。2、实现Excel的一般功能。数据透视表几乎涵盖了Excel中大部分的用途，无论是图表、排序、筛选、计算、函数等。3、实现人机交互。而且它还提供了切片器、日程表等交互工具，可以实现数据透视表报告的人机交互功能。

数据透视表最大的特点就是他的交互性。4、数据分组处理。创建一个数据透视表以后，可以任意的重新排列数据信息，平且还可以根据习惯将数据分组。3.2制作数据透视表工作簿易积冰

在表格中的工作表中已记录了一系列数据，需要对工作表中的数据进行分析与统计，这样就

引用数据透视表功能工作表的源数据记录工作表的源数据示例如下3.2制作数据透视表工作簿易积冰分析与统计的表预期目标样式左侧表分析得知，数据分析与统计实现以下计算

1）按地区统计；

2）按城市统计；

3）按年份季度统计；

其中地区与城市是在行汇总统计，年份季度在列汇总统计3.2制作数据透视表i工作簿易积冰选择工作表的源数据区域，插入数据透视表工作表的源数据的第一行为数据表标题，可以固定标题行，选中第一行，按开始-冻结窗口－冻结至第1行，如下图从上表可知，数据区域为A1至J21583.2制作数据透视表i工作簿易积冰选择工作表的源数据区域，插入数据透视表选定数据区域名，点选A1单元格，再按Shitft键下点选J2158，这样就把A1至J2158数据都选中，如下图。选中数据区域后，再点击表格中：数据-数据透视表，会弹出创建数据透视表对话框3.2制作数据透视表i工作簿易积冰选择工作表的源数据区域，插入数据透视表创建数据透视表选择放置数据透视表的位置，下图选择为新工作表3.2制作数据透视表工作簿易积冰依据下表预期分析与统计要求依据预期分析与统计要求，在数据透视表中将分析与统计的字段拖动至

数据表区域，地区、城市放在行，订购日期放在列，销售额放在值，如下图3.2制作数据透视表工作簿易积冰对透视表中的订购日期组合成年、季度形式选中透视表中的第一个订购日期，右键菜单中选择组合，弹出对话框中步长选择年,季度，如上图3.2制作数据透视表工作簿易积冰组合年、季度后的数据透视表如下选中地区城市下的各年下的季度销售额数据，如上图右图中的选择区域（红框标示区－选中选择区域内部有绿色框），再复制选中区域，之后再粘贴选中区域到某个位置。3.3数据透视表的再加工易积冰拷贝数据透视表中的选中区域，对这个选中区域表进行再加工后得到右边下表左边为预期表，右边为数据透视表加工后得到的表，发现城市顺序不一样。基于这个情况，可以对数据透视表中的城市位置进行上下调整3.3数据透视表的再加工易积冰数据透视表中的城市选项，只选择到城市且右下角方形状态，再右键菜单选择移动，找到这个项进行移动，利用将“南京”上移，如下图左边为预期表，右边为数据透视表加工后得到的表，发现城市顺序不一样。基于这个情况，可以对数据透视表中的城市位置进行上下调整3.3数据透视表的再加工易积冰选中A4：J29区域，再复制粘贴到相应位置，再加工3.3数据透视表的再加工易积冰拷贝出来的数据透视表再加工3.3数据透视表的再加工预期表、城市调整加工表、未城市调整加工表3.4数据透视表的切片器切片器

在数据透视表中所在工作表，点击透视表区域中的任意位置，表中菜单会到<分析>菜单，再点击<插入切片器>3.4数据透视表的切片器切片器

点击<插入切片器>后，弹出对话框3.4数据透视表的切片器切片器

操作切片器中的选项，如华东，2011年，如下图切片器中选项右侧有一个取消图标，点击取消04插入图表WENBENPARTFour4.1源数据表插入图表易积冰插入柱形图

选中工作表的数据区域，再点击<插入>下的全部图表4.2柱形图右键菜单操作选中工作表的数据区域，再点击<插入>下的全部图表，点选图表，再右键菜单，通过菜单项对图表处理。4.3柱形图的编辑数据源数据源中图例项（系列）选择

点选图表的右键菜单中<选择数据(E)...>,图例项（系列）中只选择2011年，确认后显示下面的右图表4.3柱形图的编辑数据源柱形图上显示值

点选图表上值图，再右键菜单中<添加数据标签(B)>,如下图的右图表4.3柱形图的编辑数据源设置数据系列格式

点选图表上值图，再右键菜单中<添加数据标签(B)>,如下图的右图表4.3编辑数据源分类间隔调节－用于调整柱形图宽度

点选图表上值图，再右键菜单中<添加数据标签(B)>,如下图的右图表4.3编辑数据源柱形图色彩－右侧系列选项下的填充与线条

下图中的右侧可调整柱形图的填充类别及填充颜色，线条样式也可选择4.3编辑数据源柱形图效果－右侧系列选项下的效果

下图中的右侧可调整柱形图的效果，如下图示例4.3编辑数据源数据标签－右侧系列选项下的标签选项

下图中的右侧可调整标签的效果，如下图示例数据标签可通过右侧的标签选项下的填充与线条、效果、大小与属性、标签，文本选项可设

数据标签的文本效果4.3编辑数据源坐标轴格式－右侧坐标轴选项

下图中的右侧坐标轴的样式坐标轴格式可通过右侧的坐标轴