企业管理-采购管理制度

会计实操文库PAGE1-企业管理-采购管理制度一、总则1.目的为了规范公司的采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有物资（包括原材料、零部件、设备、办公用品等）的采购管理。二、采购职责与权限1.采购部门职责负责收集、分析市场信息，寻找合适的供应商，并建立供应商档案。根据公司生产经营需求，制定采购计划，并组织实施采购活动。负责与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并监督合同的执行情况。负责采购物资的验收、入库及结算工作。处理采购过程中的质量、价格、交货期等问题，维护公司利益。2.相关部门职责需求部门负责提出物资采购申请，并提供详细的技术要求和规格参数。质量部门负责对采购物资进行质量检验和验收。财务部门负责审核采购预算、支付采购款项，并对采购业务进行财务监督。3.审批权限一般物资采购，由采购部门负责人审批后实施。重要物资采购或采购金额较大的项目，需经相关部门负责人审核，并报公司领导审批后实施。三、采购流程1.需求确认需求部门根据生产计划、销售订单或实际工作需要，填写《采购申请单》，明确采购物资的名称、规格、数量、技术要求、预计交货期等信息，并经部门负责人签字确认。2.采购计划编制采购部门根据需求部门提交的《采购申请单》，结合库存情况和市场供应情况，编制《采购计划》。采购计划应包括采购物资的详细信息、采购数量、预计采购时间、预算金额等内容。《采购计划》经采购部门负责人审核后，报相关领导审批。3.供应商选择与评估采购部门根据采购物资的要求，通过市场调研、网络搜索、供应商推荐等方式，寻找潜在供应商，并向其发送《供应商调查表》。采购部门对潜在供应商的资质、生产能力、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行综合评估，筛选出符合要求的供应商，并列入《合格供应商名录》。对于重要物资或长期合作的供应商，采购部门应组织相关部门进行实地考察和评估。4.采购谈判与合同签订采购部门根据采购计划和供应商情况，与供应商进行商务谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。谈判达成一致后，采购部门负责起草采购合同，并经相关部门审核后，报公司领导审批。采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同原件交财务部门存档，同时将复印件分发至相关部门。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达《采购订单》，明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货期等详细信息，并要求供应商签字确认回传。采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，确保物资按时、按质、按量交付。6.物资验收与入库采购物资到货后，由仓储部门负责通知质量部门进行检验。质量部门应按照相关标准和检验规范进行检验，并出具《检验报告》。检验合格的物资，由仓储部门办理入库手续，填写《入库单》，并及时将入库信息录入库存管理系统。检验不合格的物资，由采购部门负责与供应商协商处理，包括退货、换货、索赔等。7.采购结算与付款采购部门根据采购合同和供应商的发票，核对采购物资的数量、价格、金额等信息，无误后填写《付款申请单》，经相关部门负责人审核后，报财务部门审批。财务部门根据审批后的《付款申请单》，按照合同约定的付款方式和期限，安排支付采购款项。四、价格管理1.采购部门应建立价格信息收集和分析机制，定期收集市场价格信息，了解物资价格波动情况，为采购决策提供参考。2.在采购过程中，采购人员应通过与多家供应商进行比较、谈判等方式，努力降低采购价格，确保采购物资的性价比最优。3.对于采购金额较大或重要物资的采购，应采用招标、竞争性谈判等方式进行采购，以获取更有利的价格和条件。4.采购部门应定期对采购物资的价格进行分析和评估，对于价格波动较大或存在异常情况的物资，应及时进行调查和处理。五、质量管理1.采购部门应严格按照公司的质量标准和要求进行采购，确保采购物资的质量符合规定。2.在选择供应商时，应优先选择具有质量管理体系认证或产品质量认证的供应商，并对其产品质量进行实地考察和评估。3.采购合同中应明确规定采购物资的质量标准、检验方法、验收标准、质量保证期限等条款，以及供应商应承担的质量责任和违约责任。4.物资到货后，质量部门应严格按照检验标准和程序进行检验，对于不合格物资，应及时通知采购部门进行处理，严禁不合格物资入库和投入使用。六、交货期管理1.采购部门在与供应商签订采购合同时，应明确规定交货期，并将交货期作为考核供应商的重要指标之一。2.采购部门应加强与供应商的沟通和协调，及时掌握物资的生产进度和发货情况，督促供应商按时交货。3.对于可能影响交货期的因素，如供应商生产故障、运输延误等，采购部门应提前与供应商协商解决办法，并及时通知需求部门调整生产计划。4.如供应商未能按时交货，采购部门应根据合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施，确保公司生产经营活动不受影响。七、档案管理1.采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购过程中的各类文件、资料、记录等进行分类整理、归档保存。2.采购档案应包括采购申请单、采购计划、供应商调查表、合格供应商名录、采购合同、采购订单、验收报告、入库单、发票、付款凭证等。3.采购档案的保存期限应根据相关法律法规和公司规定执行，确保档案的完整性和可追溯性。八、监督与考核1.公司审计部门应定期对采购业务进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购价格的合理性、物资质量的可靠性等，发现问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。2.公司人力资源部门应将采购部门和相关人员的采购工作绩效纳入绩效考核体系，对采购计划完成率、采购成本降低率、物资质量合